Home-theater-designers
Att dela dokument på Google Drive är inte nytt längre. Och det har bara blivit bättre när distansarbete berör världens alla hörn. Det är goda nyheter för oss eftersom en enkel delad mapp på Google Drive öppnar så många samarbetsidéer på olika områden.
Fattar du fortfarande? Dessa tio tips bör hjälpa dig att hantera delade filer lite bättre från idag.
Grunderna i delning av Google Drive
Du kan dela vilken fil eller mapp som helst. Men du måste vara uppmärksam på de personer du delar med och nivån på delningstillstånd som du tillåter på Google Drive.
Den två minuter långa videon sammanfattar processen.
Som ägare kan du ge andra fullständigt ägande av en fil eller viss visnings- och redigeringsnivå.
- Kan redigera: Det kollaborativa kalkylbladet du arbetar med med ditt team.
- Kan kommentera: Bokutkastet du skriver. Andra kan visa och lägga till kommentarer i filen, men kan inte redigera den. Mappar har inga kommentarer.
- Kan visa: Helgenfestinbjudan som du just gjorde med Presentation.
Här är ett diagram som jämför tillgången för en tittare, kommentator, redaktör eller ägare:
Källa: Googles support
1. Hur inaktiverar du kopiering, nedladdning och utskrift av delade filer?
Du kan tillåta nedladdning, utskrift och kopiering av delade filer. Den avancerade informationsrättighetshanteringsfunktionen tar bort dessa alternativ från menyn i betraktaren. Detta är ytterligare ett lager av kontroll över dina dokument.
Öppna Google Drive. Välj den delade filen och klicka på Dela med sig ikon uppe till höger.
På Dela med människor och grupper dialogrutan, lägg till namnet på medarbetarna. Ange behörighetsnivån för dina medarbetare från rullgardinsmenyn bredvid namnfältet. Google Drive delningstillstånd är Redaktör , Visare , Kommentar .
Att skicka ett meddelande och ett personligt meddelande är valfritt. Nu kanske du vill inaktivera nedladdning, utskrift eller kopiering av den delade filen. Klicka på kugghjulsikonen för att visa ytterligare två behörigheter som du kan avmarkera för att stärka sekretessen för ditt dokument.
Gå tillbaka till föregående dialog med ett klick på pilen och skicka sedan filen till din samarbetspartner.
Tittarna kommer att se Exportalternativ inaktiverade meddelande högst upp i menyn Arkiv och Redigera. Alternativet Kopiera, Skriv ut och Nedladdning är också nedtonat för specifika dokument, kalkylblad och presentationer.
Observera att de med redigeringsbehörigheter fortfarande kommer att kunna ladda ner, skriva ut och kopiera din fil, även om den här inställningen är på.
2. Dela en mapp med icke-Google-användare
Dina vänner och kollegor behöver inte ett Google -konto för att visa en mapp eller ett dokument på Google Drive. Du kan skicka en inbjudan till deras e -postadress. Eller använd en delbar länk.
Användare och samarbetspartners som inte är från Google kan bara se filen oavsett vilken behörighet du har angett.
Delning via en offentlig länk är en säkerhetsrisk för känsliga dokument eftersom alla med länken kan komma åt filen. Så använd det bara i en offentlig chatt, e -post eller sociala medier om dokumentet kan ses av vem som helst.
3. Ladda ner en delad Google Drive -mapp
Med Google Drive kan du ladda ner hela innehållet i en delad mapp som ett ZIP -arkiv. Detta är användbart för att spara lokala kopior av delade dokument. Mappstrukturen med eventuella undermappar finns kvar i arkivet.
vilken modell moderkort har jag
Gå till Delade med mig På din Google Drive. Högerklicka på mappen och välj Ladda ner .
Du kan också använda trippel prick ikon i verktygsfältet för att ladda ner mappen.
Om du laddar ner ett Google -dokument, -ark eller -glas, hämtas det som ett Office -dokument. Alla andra filer hämtas i sitt ursprungliga format.
4. Överför ägande av filer till någon annan
Det finns många skäl för att överföra äganderätten till dokument till någon annan. Kanske någon annan tar över ett projekt. Kanske har någon sparkat dig. På ett bättre sätt, du åker på semester och vill bara lämna över ansvaret för de delade dokumenten. Processen för att digitalt 'överlämna' Google Drive -dokument och -mappar är lätt.
Öppna Google Drive. Välj den delade mappen eller filen i Dokument, Kalkylark eller Presentationer och klicka på Dela med sig ikon uppe till höger. När den presumtiva ägaren inte har delningstillträde ... bjud in genom att skriva e -postadressen i fältet 'Dela med människor och grupp'. Sedan Spara .
den här enheten kan inte starta. (kod 10) en enhet som inte finns specificerades
Klicka på rullgardinsmenyn bredvid namnet på personen du vill äga filen eller mappen. Välj Gör ägare .
Din roll byts från en ägare till en redaktör efter att du har överfört ägandet. Ett popup-meddelande meddelar dig att 'Den nya ägaren kommer att meddelas och kan ta bort dig. Du kan också förlora möjligheten att ändra delningsinställningar. '
Observera: Du kan inte överföra äganderätten till en synkroniserad eller uppladdad fil (som en PDF- eller en bildfil).
5. Hur begär man åtkomst till delade filer?
När du försöker komma åt en fil via en delad länk kan du se ett meddelande som säger 'Du behöver åtkomst'.
Ibland delar ägarna en länk innan de har angett behörigheterna. Du kanske också vill öppna filen med ett alternativt Google -ID. Det är enkelt att begära åtkomst med ett enda klick.
På skrivbordet:
- Öppna en länk till filen.
- Klicka på Begär åtkomst.
På mobilen:
Med appen Drive för Android eller iOS kan du begära åtkomst med en enda tryckning när meddelandet 'Det går inte att komma åt dokument' dyker upp. Att begära tillstånd skickar ett e -postmeddelande till ägaren inifrån appen. Filägare får omedelbart ett meddelande på Android och iOS.
Ladda ner: Google Drive för Android | ios (Fri)
6. Sök efter en samarbetspartner
Att dela ett dokument med 10 medlemmar är enkelt. Dela den med 50 samtal för mer planering. Att hantera delade filer innebär också att spåra vilken samarbetspartner som arbetar med vilket dokument.
Gå till Visa detaljer (Klicka på 'I' -ikonen i verktygsfältet). Bläddra i Aktivitet flik för att snabbt se vilka filer du har delat, nyligen.
Klicka på Delade med mig i den vänstra sidofältet på Google Drive. Du får en lista över alla dokument du delar åtkomst till.
Använd Google Drive Search och dess avancerade filter. Produktivitetsfördelarna kommer inte som en överraskning för de som känner till Gmail -filter.
Använd sökrutan högst upp på Google Drive. Google Drive -sökning söker också i dokumentets kropp efter ord du vill att den ska söka efter.
Du kan söka på de första 100 sidorna i alla textdokument eller textbaserade PDF-filer som du har laddat upp. Du kan också söka efter text som finns på de första 10 sidorna i alla bild -PDF -filer. Istället för att gräva igenom mappar använder du den här kraftfulla funktionen för att snabbt komma till en fil.
I Google Drive trycker du på snedstrecksknapp framåt för att placera markören direkt i sökrutan. Klicka på den lilla rullgardinspilen i sökrutan för att visa de grundläggande sökfiltren. Att lära sig några manuella parametrar kan spara tid.
Till exempel: För att hitta dokument som du delade med någon, använd | _+_ |.
Googles hjälp har den fullständiga listan under avsnittet 'Avancerad sökning i Google Drive'.
7. Förenkla delningen genom att skapa kontaktgrupper
Med e -postkontakter behöver du inte ställa in individuella dokumentbehörigheter för dina teammedlemmar. Du kan bara skapa etiketter som är en samling kontakter i specifika e -postgrupper.
Logga in Google -kontakter . Klicka på i det vänstra sidofältet Skapa etikett .
Ge det ett beskrivande namn enligt teamprojektet. Eller något annat som gör dem lätta att komma ihåg. Du kan namnetiketter efter behörigheter för att göra dem lätta att komma ihåg. Varje kontakt kan vara en del av flera etiketter.
Till exempel: Project.view eller Project.edit
Ange etiketterna i fältet för delning av filer eller mappar på Google Drive.
8. Se Visningsantalet för ett delat dokument
Google har en versionshistorik, men det finns inget sätt att se hur många gånger ett delat dokument har visats. Jag fick svaret på denna fråga från en gammal Stack Exchange diskussion.
Skicka din dokumentlänk till http://goo.gl URL -förkortningstjänst och dela bara den webbadressen. Denna tjänst ger information om hur många gånger den länken klickades, vilket är ungefär så nära som du för närvarande kan få veta hur många gånger ditt dokument har öppnats.
Google har stängt supporten för sin egen URL -förkortare. Du kan använda Lite istället. Detta är användbart i fall där du kanske vill dela ett dokument offentligt och kontrollera svaret. Observera att offentliga dokument och filer visas i sökresultaten.
Några idéer för att dela offentligt:
- Ladda upp och dela en e -bok.
- Testa det första svaret på en kreativ produkt.
- Släpp en presentationer för offentlig visning (som SlideShare).
- Hitta öppet utbildningsinnehåll.
Dricks: Du kan använda en enkel Google Site Search för att söka efter offentliga dokument. T.ex. sökordssida: drive.google.com
9. Dela med Slack
Om du inte arbetar med Slack än är det dags att presentera det för ditt team. Det finns många sätt att få dina favorittjänster att fungera med Slack. Google Drive -integration är en av de populäraste.
Med Slack kan du importera Google Drive -filer och dela dem via Slack. Alla importerade Google Drive -filer indexeras också av Slack för enkel sökning och referens. Filerna lagras inte på Slack --- de fortsätter att finnas kvar i dina Google Drive-mappar. Slack fungerar som en ledning.
Ett litet exempel: Klistra in en länk till ett Google -dokument i Slack -chattrummet. Slack visar en del av innehållet från filen under länken när den är integrerad. Detta är mer användbart än att bara dela blinda länkar.
Slack Hjälpcenter visar hur du kan ansluta din Google Drive till Slack på två enkla sätt.
10. Dela Google Dokument från Microsoft Office
Google Drive vs Microsoft Word kan vara en daglig kamp om två kontorssviter, men de två kraftstationerna äntligen spelar bra. Du kan ladda upp Word-, Excel- och PowerPoint -filer till Google Drive och arbeta med dem i molnet som på alla andra delade Google Drive -filer.
Alla uppdateringar sparas i filerna i sitt ursprungliga format. Office -dokument som lagras på enheten är också versionskontrollerade. Du kan spåra tidigare versioner av en Office -fil eller gå tillbaka till en äldre version.
vad är en tbh på instagram
Om du vill använda specifika Google Drive-verktyg som ett tillägg eller översättningar, konvertera bara Microsoft-filen till ett Google-dokument. Annars behöver du inte bry dig om att ändra det ena formatet till det andra.
Det är enkelt att dela filer på Google Drive
Det har också blivit enklare. Det finns några fler Google Drive -inställningar som du kan ändra för att göra ditt arbetsflöde smidigare. Tillbringa lite tid med samarbetsfunktionerna i Google Drive eftersom harmonin i teamarbete beror på det.
Som en samarbetsbro bör Google Drive vara en del av din fjärranslutna arbetsuppställning på ett hemmakontor eller någon annanstans i världen.
Bildkredit: pussel av Rido via Shutterstock
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 6 hörbara alternativ: De bästa gratis eller billiga ljudboksapparnaOm du inte vill betala för ljudböcker, här är några bra appar som låter dig lyssna på dem gratis och lagligt.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Google Dokument
- Samarbetsverktyg
- Filhantering
- Fildelning
- Google Drive
- Molnlagring
Saikat Basu är biträdande redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smuts från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär, brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättande färdigheter. Han ser upp för det saknade Oxford -komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.
Mer från Saikat BasuPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera