Home-theater-designers
Alla trillar ibland. Försök som vi kan, ingen är perfekt. När du gör ett misstag som skadar någon annan är det lämpligt att be om ursäkt.
Även om du ofta måste be om ursäkt personligen, kan du ibland föredra eller behöva säga att du är ledsen via e -post. Låt oss titta på hur du ber om ursäkt professionellt i ett e -postmeddelande för att hjälpa dig att göra det bästa av denna situation.
De tre ingredienserna i ett korrekt ursäktsmail
Bildkredit: sandphin/ Flickr
Även om det inte finns något universellt mönster, innehåller en allmänt accepterad standard för ursäkter tre delar:
- Erkänner att du gjorde något fel.
- Känner ånger för dina handlingar och varelse empatisk att förstå hur de skadar den andra personen.
- Återbetalning , där du gör situationen rätt.
Vi kommer att titta på vart och ett av dessa tre element när vi går igenom hur man säger förlåt i ett mejl.
Så här öppnar du din ursäkt
Innan du börjar skapa den verkliga ursäkten måste du vända dig till personen du skriver till. Detta kommer att variera mycket beroende på ditt förhållande till personen.
Låt oss anta att du har gjort ett misstag i en professionell situation och att du därför måste skicka ett ursäktsmail till din chef. Som ett exempel säger vi att du inte lyckades slutföra en kritisk uppgift i tid, vilket försenade projektet för alla andra.
Relaterat: Undvik dessa misstag för bättre e -post och textkommunikation
I detta fall skulle en lämplig hälsning vara 'Dear [Name]'. Om du ber om ursäkt till en vän, skulle något som 'Hej [Namn]' eller 'Hej [Namn]' vara mer lämpligt.
Glöm inte heller ämnesraden i ursäktsmailet. Efter att du har gjort någon fel har de kanske inte varit glada över att se ett e -postmeddelande från dig.
Att skriva något som 'Please Accept My Excuses' eller 'I Am Sincerely Sorry' i ämnesraden är ett bra sätt att göra det klart från början vad ditt budskap är till för. Försök inte bli smart genom att använda e -postakronymer; håll det enkelt så att de vet vad ditt budskap innehåller.
Erkänner ditt misstag
Bildkredit: stevanovicigor/ Depositphotos
Nu när du har öppnat är det dags för den första viktiga delen av ursäkten. Här måste du tydligt identifiera problemet som hände. Äga upp till vad du gjorde; försök inte avleda skulden på någon annan eller gör ursäkter för det som hände.
Här är ett exempel på vad man inte ska göra i din ursäkt mejl:
Även om jag vet att jag missade en viktig deadline, är det verkligen inte mitt fel. Jag arbetade med Paul på det här projektet, och han slösade bort för mycket av min tid på att ställa mig en massa orelaterade frågor. Min dator frös också under hela veckan och IT kunde inte titta på den ännu. Så det är inte allt på grund av mig.
hur man skapar ett bord i illustrator
Även om ovanstående är sant, ger det inte en bra ursäkt. Denna del måste erkänna ditt ansvar i felet.
Något sånt här är mycket bättre:
Jag inser att jag missade en avgörande deadline. Detta projekt var verkligen viktigt för vår avdelning, och du litade på att jag skulle slutföra det i tid. Jag vet att mitt misslyckande med att slutföra denna uppgift i tid har försenat projektets slutförande. Detta speglar dåligt vårt team, och jag är ledsen för det.
Här har du tydligt redogjort för vad du gjorde fel, utan att försöka bagatellisera eller avleda det. Detta är en del av ursäkten som ofta saknas idag.
Uttrycker ånger för det du gjorde
Nu när du tydligt har lagt fram ditt fel måste du visa motgång för det som hände. Tänk på att det du gjorde orsakade åtminstone smärta, frustration och andra negativa känslor för den andra personen. I en professionell miljö kan det också ha fått dem att slösa bort tid, pengar eller få problem med sina överordnade.
Gör det uppenbart att du känner ånger över situationen. Försök att sätta dig själv i deras skor och förstå hur dina handlingar fick dem att känna. Ge inte en förklaring till ditt beteende här, eller säg att du är 'ledsen att de tycker så' om vad du gjorde.
Poängen med en ursäkt är att reparera ett brutet förhållande, inte att bevisa att du hade rätt hela tiden.
Här är ett exempel på hur du ramar in denna del av ursäkten:
Jag vill uppriktigt be om ursäkt för att jag inte uppfyllde mina skyldigheter och slutförde den uppgift du anförtrott mig i tid. Det finns inga ursäkter för detta misslyckande. Jag gillar inte att veta att jag svikit mitt team och känner mig fruktansvärd att detta orsakade dig generad när du träffade klienten.
Att uttrycka empati ger äkthet för din ursäkt. Det hjälper dig att glömma ditt perspektiv för ett ögonblick och titta på vad någon annan har att göra med.
comcast meddelande om krav på upphovsrättsintrång 2017
Gör ditt misstag rätt
Ord är viktiga, men handlingar väger mycket mer. För att visa att du menar vad du sa, är det viktigt att göra gott. Att vidta åtgärder kommer antingen att göra situationen rätt (om möjligt), eller visa att du kommer att göra ditt bästa för att inte göra samma misstag igen.
Om vi fortsätter med vårt exempel på att missa en deadline kan något sådant här fungera som en återbetalningsdel av ursäktens e -postmeddelande:
I framtiden, för att undvika att missa tidsfrister, kommer jag att tala med dig i god tid om jag är orolig för att jag inte kommer att kunna få något gjort i tid. Jag kommer att vara mer medveten om hur lång tid kritiska projekt tar mig och är villig att lägga extra timmar utanför kontoret för att se till att de blir klara. Detta kommer inte att hända igen.
I vissa situationer kanske du inte vet vad du ska erbjuda för att kompensera för ditt beteende. Om så är fallet kan du helt enkelt fråga 'Vad kan jag göra för att göra detta rätt?'
Det viktigaste är att visa hur du kommer att agera annorlunda i framtiden för att förhindra att samma problem händer igen.
Så här stänger du din ursäkt
Nu är det bara att avsluta budskapet. Detta är ganska enkelt, men se till att du håller tonen lämplig. Du bör tacka mottagaren för att du läste ditt ursäktsmeddelande och önskar dem lycka till.
Läs mer: Det bästa sättet att avsluta ett e -postmeddelande professionellt
Det kan också vara en bra idé att bjuda in dem att diskutera det du sa vidare. Detta visar att du är uppriktig och öppen för ytterligare dialog.
Här är ett sätt att stänga din professionella ursäktsmail:
Tack för att du läste detta. Om det är något du vill diskutera vidare, kontakta mig så att vi kan lösa det.
Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]
de bästa sakerna att köpa på google play
Om du inte vill använda 'Med vänliga hälsningar' fungerar andra formella stängningar som 'Med vänlig hälsning' också. Du behöver inte säga 'Med ursäkter' eller något liknande, eftersom du har spenderat hela e -postmeddelandet på rätt sätt.
Är e -post rätt medium för en ursäkt?
Vi har gått igenom hur man ber om ursäkt professionellt i ett mejl. Men innan du börjar skriva ditt meddelande bör du överväga om ett e -postmeddelande är rätt medium för ursäkten.
E -post har verkligen fördelar när det gäller ursäkter. Eftersom det inte finns någon tidsbegränsning kan du komponera dina tankar på ett tydligt och direkt sätt. Om en snabb ursäkt är i ordning kan du kontakta dem på kort tid via e -post om personligt möte inte är ett alternativ. Och till skillnad från personliga ursäkter behöver du inte vara spontan och reagera på vad den andra personen säger.
Men allt är inte bra. E-post är mindre personlig än en personlig ursäkt (eller telefonsamtal). Beroende på hur ditt företag är inställt kan det vara fegt att skicka ett e -postmeddelande om det är möjligt att visa det personligen. Dölj inte bakom en skärm när du behöver be om ursäkt för något.
E -post ursäkt för att reparera misstag
Att be om ursäkt är en värdefull livskunskap. Inte alla vet hur man gör det, och en dålig ursäkt kan göra att den andra personen känner sig ännu mer frustrerad än tidigare. Använd den här grundläggande guiden för att säga förlåt i e -post så är du på väg till en reparerad relation.
Tänk på att det slutliga målet med en ursäkt är att återuppbygga det trasiga förtroendet. Du har gjort något fel, och de tre stora stegen ovan är hur du äger och korrigerar det. Be inte om ursäkt för dig.
Bildkredit: nito/ Shutterstock
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 5 sätt att skriva professionella e -postmeddelanden som sparar tid och ansträngningDet är en färdighet att veta hur man skriver professionella mejl som sparar tid och får svar. Låt dessa e -postmallar hjälpa dig.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Skrivtips
- Tips för e -post
- Online etikett
- Distansarbete
- Professionellt nätverk
Ben är biträdande redaktör och Onboarding Manager på MakeUseOf. Han lämnade sitt IT-jobb för att skriva heltid 2016 och har aldrig tittat tillbaka. Han har täckt tekniska handledning, videospelrekommendationer och mer som en professionell författare i över sju år.
Mer från Ben StegnerPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera