Hur man skapar en e -postgrupp och distributionslista i Outlook

Hur man skapar en e -postgrupp och distributionslista i Outlook

Att skicka e -post till en grupp är vanligare i både våra affärer och privata liv. Du kan använda grupper för ditt projektteam på jobbet och dina närmaste familjemedlemmar hemma. Att skapa en e -postgrupp för en distributionslista i Microsoft Outlook kan spara mycket tid.





När gruppen väl har skapats kan du bara skicka den till e -postmeddelandet och kontakta flera personer med ett enda meddelande. Om du aldrig har gjort det här förut är vi här för att hjälpa. Så här skapar du en grupp i Outlook för både Windows och Mac.





Skillnader mellan kontaktgrupp, kontaktlista, e -postgrupp och distributionslistor

Det är verkligen ingen skillnad mellan en kontaktgrupp, kontaktlista, e -postgrupp eller distributionslista när man pratar om Microsoft Outlook. Termerna används omväxlande.





Faktum är att Microsoft Office -supportwebbplats erbjuder nu termen 'Kontaktgrupp' till skillnad från 'Distributionslista':

Använd en kontaktgrupp (tidigare kallad en 'distributionslista') för att skicka ett e -postmeddelande till flera personer ...



Själva Outlook -applikationen använder termerna Kontaktgrupp (Windows) och Kontaktlista (Mac) på bandet, i menyerna och i supportdokumenten. Så när vi går igenom stegen nedan är det de fraserna du ser oftast.

Och innan du går vidare till stegen, om du behöver hjälp exportera dina Outlook -kontakter någon gång, kolla in vår guide.





Hur man skapar en kontaktgrupp i Outlook på Windows

Öppna Outlook på din Windows -dator och förbered dig för att skapa din kontaktgrupp.

  1. Välj människor längst ned till vänster i Outlook -fönstret.
  2. Klick Ny kontaktgrupp från bandet.
  3. Ge din grupp ett namn.

Du kan också välja Nya saker > Fler objekt > Kontaktgrupp från Hem menyflik.





Om du vill lägga till kontakter i din grupp klickar du på Lägg till medlemmar från bandet. Du kan lägga till medlemmar från dina Outlook -kontakter eller adressbok, eller så kan du skapa nya kontakter.

Om du vill lägga till medlemmar från dina Outlook-kontakter eller adressbok dubbelklickar du bara på deras namn i popup-fönstret och det läggs till i Medlemmar område längst ner. Klicka på när du är klar OK .

För nya kontakter anger du namnet du vill visa för dem i fönstret, infogar i deras e -postadress och klickar på OK .

När du är klar med att lägga till medlemmar i gruppen klickar du på Spara och stäng från bandet.

Ser du inte dessa knappar eller är du intresserad av att anpassa ditt band? Så här får du ut det mesta av menyfliksområdet och menyn i Office 2016.

Skapa en Outlook -gruppmeddelande i Windows

När du har skapat din e -postgrupp i Outlook har du ett par metoder för att skicka ett meddelande till medlemmarna.

hur man gör att den bärbara datorn inte sover när den är stängd

Skriv ett e -postmeddelande från e -postavsnittet

I avsnittet Mail i Outlook kan du skicka ett e -postmeddelande till den kontaktgrupp du skapade genom att göra följande.

  1. Klick Ny E-post .
  2. I Till fältet, börja skriva namnet du gav till kontaktgruppen. Eller så kan du klicka på Till knappen och sök efter gruppen eller välj gruppnamnet från listan.
  3. När du ser gruppen väljer du den och klickar på OK .

Skriv ett e -postmeddelande från sektionen för människor

Om du är i avsnittet Personer i Outlook klickar du på kontaktgruppen i listan. Välj sedan E -postikon och ett nytt e -postmeddelande öppnas med gruppen befolkad i Till fält för dig.

Hur man skapar en kontaktlista i Outlook på Mac

Öppna Outlook på din Mac och gör dig redo att skapa din kontaktlista.

  1. Välj människor längst ned till vänster i Outlook -fönstret.
  2. Klick Ny kontaktlista från bandet.
  3. Ge din lista ett namn.

Du kan också välja Fil > Ny > Kontaktlista från menyraden.

För att lägga till kontakter i din lista, börja bara skriva i namn och E-post fält i popup -fönstret. Om du lägger till ett namn som känns igen som en befintlig kontakt ser du förslaget för den kontaktdisplayen. Sedan kan du bara välja den för att lägga till den kontakten i listan.

Om du lägger till nya kontakter anger du bara deras namn och e -postadresser. Innan du lämnar kan du också tilldela en Kategori till gruppen från bandet. Du ser alternativ som familj, vänner och team.

Klicka på när du har lagt till medlemmar i listan Spara och stäng från bandet.

Ny knapp för kontaktlista nedtonad på Mac?

Om du inte kan klicka på knappen Ny kontaktlista i menyfliksområdet i avsnittet Personer är detta en enkel lösning.

  1. Klick Syn > Preferenser från menyraden.
  2. Välj allmän .
  3. Avmarkera rutan bredvid Dölj på min dator

Skapa en Outlook Group -e -post på Mac

När du har skapat din e -postgrupp i Outlook har du ett par sätt att skicka ett meddelande till dem.

Skriv ett e -postmeddelande från e -postavsnittet

Du kommer förmodligen att vara i e -postavsnittet i Outlook oftast, så för att skicka ett e -postmeddelande till den distributionslista du skapade, följ dessa steg.

  1. Klick Ny E-post .
  2. I Till fältet, börja skriva namnet du tilldelade kontaktlistan. Alternativt kan du klicka på Sök knappen på höger sida av fältet. Sök efter listan i rutan högst upp.
  3. När listan visas, välj den och den kommer direkt in.

Skriv ett e -postmeddelande från sektionen för människor

Om du råkar vara i avsnittet Personer i Outlook, muspekar du bara över kontaktlistan och när du ser E -postikon visa, klicka på den.

Ett nytt e -postmeddelande öppnas med den kontaktlistan i Till rad, redo för dig att skriva ditt meddelande.

Snabba upp saker med Outlook -grupper

Det är så enkelt att skapa en grupp i Outlook att om du regelbundet mailar exakt samma personer kan det verkligen påskynda din process.

För att göra ännu mer med dina e -postmeddelanden och inkorg, kolla in dessa 10 tips för att bli bättre på Outlook.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 6 hörbara alternativ: De bästa gratis eller billiga ljudboksapparna

Om du inte vill betala för ljudböcker, här är några bra appar som låter dig lyssna på dem gratis och lagligt.

Läs Nästa
Relaterade ämnen
  • Produktivitet
  • Tips för e -post
  • Kontakta ledningen
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office -tips
  • Microsoft Office 2019
Om författaren Sandy Writtenhouse(452 artiklar publicerade)

Med sin kandidatexamen i informationsteknik arbetade Sandy i många år inom IT -branschen som projektledare, avdelningschef och PMO -ledare. Hon bestämde sig sedan för att följa sin dröm och skriver nu om teknik på heltid.

Mer från Sandy Writtenhouse

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera