Home-theater-designers
Google Drive är ett fantastiskt produktivitets- och samarbetsverktyg. När du väl börjar använda det mycket blir det dock svårt att hålla allt organiserat.
Tack och lov erbjuder Google Drives många sätt att göra det enkelt att hitta det du letar efter. Här är en guide för att organisera Google Drive för att minska bortkastad tid på att leta efter information.
1. Grundläggande installation och läggning av filer på Google Drive
Precis som vanliga filutforskare kan Google Drive organisera dina filer med mappar, vilket är praktiskt om du arbetar med olika projekt. Det som gör det här lite komplicerat är dock att dina filer kan härröra från två olika källor.
Du ser dessa listade i sidofältet på Google Drive webbapp . Min enhet lagrar filer du har sparat på Drive, medan Delade med mig samlar in innehåll som andra bjöd in dig att få åtkomst till på Drive . Dessa kan inkludera mappar för teamsamarbete, offentliga Drive -mappar som används för distribution och liknande.
Du kommer också att se Datorer här om du använder Google Drive: s säkerhetskopieringsfunktion, men det är en separat funktion, så det gäller inte riktigt nu.
En fil du vill hitta kan eventuellt vara under någon av dessa kategorier, vilket gör det svårt att hitta via surfning. För att förenkla detta kan du lägga till genvägar till delade filer eller mappar till din egen Drive. Gör detta genom att klicka och dra en fil till Min enhet i sidofältet, eller högerklicka på det och välj Lägg till genväg till Drive . Du kan placera genvägen var du vill i din egen Drive.
Filen kommer att förbli på sin ursprungliga plats, men genvägen i din Drive gör att du enkelt kan komma åt den från din egen hierarki. Detta hindrar dig från att behöva gå igenom delad data.
2. Sortera efter datum och andra faktorer
Detta är ett grundläggande tips, men det tål att förklaras eftersom det kanske inte är direkt klart var du ska hitta det. Du hittar alternativet att ändra filsortering längst upp till höger i den aktuella filvyn. Det framstår som den aktuella sorteringsmetoden, t.ex. namn .
Klicka på den här texten för att ställa in en annan sorteringsmetod, t.ex. Senast ändrad eller Senast öppnad av mig . Använd pilen för att växla mellan stigande och fallande sortering också.
Även om det är enkelt är det här ett praktiskt sätt att snabbt förstå en mapp med hundratals filer.
3. Välj Filer Snabbare
Som många filutforskare kan du använda Google Drive Flytta och Ctrl i kombination med klick, samt klicka och dra, för att välja flera filer.
Håll Ctrl och klicka på flera filer för att markera dem alla. Om du vill markera filer i rad klickar du på den första och sedan på den sista medan du håller ned Flytta . Klicka och dra är ett enkelt alternativ till detta om du föredrar det.
Tänk på att du kan ändra filvyn med knappen längst upp till höger, som visas ovanför sorteringsalternativet och bredvid Info ikon. Använd den för att växla mellan lista- och rutnätvyer, vilket kan göra det lättare att välja en grupp filer.
4. Använd avancerade sökverktyg
Att söka efter en fil med sökfältet högst upp på skärmen är det bästa sättet att hitta något du har tappat. Att använda de avancerade verktygen som bara är ett par klick bort gör det ännu mer effektivt.
När du klickar på sökfältet kan du välja en filtyp, t.ex. PDF -filer eller Kalkylark , för att bara visa sådana filer.
Du kommer att märka att när du klickar på en av dessa, typ: presentation eller liknande visas i sökfältet. För att bli mer specifik, försök att ange en sökterm bredvid typen. Detta gör det enkelt att begränsa din sökning om du vet vilken typ av innehåll du letar efter.
Dessutom kan du klicka Fler sökverktyg längst ned i menyn för filtypval (eller den lilla pilen till höger om sökrutan) för att se avancerade sökalternativ. Dessa låter dig gå in efter kriterier som datum som ändrats, ägare och vem den delades med.
Om du lagrar massor av filer på Drive och inte kommer ihåg var du placerade de flesta av dem, blir sökningen din bästa vän.
5. Använd färger och stjärnor för att skapa kategorier
Medan du kan skapa djupa hierarkier av mappar, är det ibland lättare att använda ett mer visuellt system. Genom att högerklicka på en mapp kan du välja Ändra färg och göra det lättare att identifiera med en blick.
I stället för det vanliga (och tråkiga) gråa för allt är en färgglad mapp mycket lättare att upptäcka bland massorna av andra mappar i din enhet. Prova att applicera färg på endast dina viktigaste mappar, eller använd ett färgschema för liknande typer av innehåll.
Som ett liknande steg kan du också stjärnmärka objekt genom att välja Lägg till i stjärnmärkt i högerklick-menyn. Klicka på för att se varje fil och mapp som du har stjärnmärkt Medverkade i den vänstra menyn. Boka stjärnor för din viktigaste data så vet du alltid var du ska leta efter dem.
6. Förhandsgranska dokument för att skanna dem snabbt
Vill du ha en snabb påminnelse om vad som finns i en fil så att du kan vara säker på att du har rätt? Det är här förhandsgranskningsknappen är till nytta. Välj en fil och klicka sedan på öga ikon längst upp till höger i verktygsfältet som visas. Detta kommer att generera en snabb förhandsvisning så att du kan titta över filen utan att helt öppna den.
hur man hittar valpar till salu
Detta kan ta en sekund att ladda men är fortfarande snabbare än att öppna filen helt. Om du kan redigera filen du har förhandsgranskat (t.ex. Google Docs -dokument eller kalkylblad) ser du en Öppna med [app] länk högst upp.
7. Kontrollera revisions- och redigeringshistorik från min enhet
För filer som du äger i Drive kan du kontrollera tidigare versioner och se vem som har gjort ändringar i filen. Högerklicka på något och välj Hantera versioner för att granska (och ladda ner) äldre versioner av den filen, samt ladda upp en ny.
Samtidigt högerklickar du på en fil och väljer Visa detaljer för att öppna en panel till höger med information om filen. Byt till Aktivitet fliken för att se vad som hänt med det nyligen, till exempel att människor gör ändringar eller delar dokumentet.
8. Prova appar som hjälper dig att organisera vidare
Om de inbyggda kontrollerna inte räcker kan du också ansluta appar från tredje part till Google Drive för mer funktionalitet. För att bläddra bland dessa, högerklicka på en fil och välj Öppna med> Anslut fler appar .
Detta öppnar marknaden, där du kan bläddra bland tillägg som fungerar med Google Drive. Titta igenom dem och se om du tycker att någon av dem lockar. För att komma igång, ta en titt på vår lista över de bästa verktygen för Google Drive .
9. Minitips för Drive-organisation
Vi lämnar dig med en serie mindre tips som också kan hjälpa dig att organisera innehållet på din enhet:
- Prova att använda emoji i dina mappnamn . I Windows, tryck på Vinn + period för att ange en emoji som fungerar i mappnamnen på Google Drive. I kombination med mappfärger kan dessa vara till hjälp för dem som är mycket visuella.
- Använd hashtags som provisoriska taggar . Google Drive har inte en korrekt taggningsfunktion, så du kan skapa din egen med hjälp av hashtags. Även om det inte officiellt stöds, lägger till #Viktig eller #Finansiera till relevanta dokument kan du se allt på ett ställe med en snabb sökning.
- Använd smarta namngivningskonventioner . Om du vill att filer alltid ska visas i en viss ordning använder du 001 eller liknande i början av deras namn för enkel organisation. Se också till att hålla filnamn tillräckligt korta för att göra dem hanterbara, men glöm inte att inkludera nyckelord som gör det lätt att hitta dem i sökningar längs vägen.
Effektiv Google Drive -organisation är avgörande
Nu vet du några av de bästa sätten att hålla allt på din Google Drive under kontroll. Det är viktigt att hålla dina filer lättåtkomliga, särskilt när du har hundratals filer spridda över dussintals mappar.
För att behärska Google Drive bör du också veta hur du åtgärdar vanliga problem med programvaran.
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 10 vanliga problem med Google Drive (och hur man löser dem)Upplever du problem med Google Drive? Prova dessa tips, korrigeringar och lösningar för att lösa problem med Google Drive.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Filhantering
- Organisationsprogramvara
- Google Drive
Ben är biträdande redaktör och Onboarding Manager på MakeUseOf. Han lämnade sitt IT-jobb för att skriva heltid 2016 och har aldrig tittat tillbaka. Han har täckt tekniska handledning, videospelrekommendationer och mer som en professionell författare i över sju år.
Mer från Ben StegnerPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera