Home-theater-designers
Mail Merge kan spara tid och ansträngning, så lär dig processen från början till slut med den här guiden.
Nästan alla som känner till Office -paketet har hört talas om Mail Merge, men många vet inte exakt hur processen utförs. Det är lättare än du kanske tror - så länge du är tydlig med hur du konfigurerar dina dokument i förväg och slår ihop dem i Word.
När du väl är igång kommer du att använda den här funktionen för att skapa allt från skräddarsydda indexkort till massutskick på din arbetsplats. Mail Merge är bara skrämmande för första gången, och du kan bevisa det själv genom att arbeta igenom den här genomgången.
Vi har använt det nya Office 2016 för den här guiden, men processen gäller äldre versioner av Microsoft Word och Excel.
Hur man ställer in källdokumentet
Mail Merge fungerar genom att fylla i angivna fält i ett dokument med data från en annan källa, vanligtvis en databas eller ett kalkylblad . Det första steget mot en framgångsrik Mail Merge är att konfigurera källdokumentet och se till att det är formaterat på ett sätt som Word kan förstå.
Med tanke på att det är den vanligaste användningen av denna teknik kommer vårt exempel att fokusera på att placera enskilda namn och adresser på en generisk massutskick. Fälten vi kommer att inkludera är Namn, Företag, Adress, Stad, Stat och Postnummer - men dessa detaljer är inte viktiga, så länge du följer den övergripande processen.
Använda Excel
Om du använder Excel för att bygga ditt källdokument behöver du helt enkelt ta fram en tabell med all relevant information som kan ingå i denna sammanslagning eller framtida utskick.
Grundidén här är att dela upp din olika information i separata kolumner och ge var och en en lämplig rubrik. Detta gör det enkelt att välja och välja bland dessa detaljer senare, vilket gör det möjligt att använda samma keldokument för att skapa allt från ett ID -märke till en adressetikett.
Välj sedan alla dina data (inklusive kolumnrubriker), navigera till Formler fliken och välj Definiera namn .
Du kommer att bli ombedd att namnge din datauppsättning, så välj något lämpligt. Om du sannolikt kommer att övervaka flera Mail Merge -projekt för olika utskick, är det klokt att lägga till något som känns igen för att skilja dem längre ner i raden. När det är klart, spara ditt arbete och stäng kalkylarket.
Använda Word
Du kan också använda en Word -fil som källdokument, men det kräver lite mer ansträngning. Du måste duka upp ett bord för att hålla saker och ting regerade , så gå till Föra in fliken, hitta Tabeller och klicka på rullgardinsmenyn. Ange storleken på tabellen som krävs för ditt projekt och börja sedan fylla den med dina data.
hur hittar jag wifi -lösenord för android
Det finns ingen anledning att oroa sig för mycket för formatering här, eftersom det här dokumentet enbart är avsett att fungera som en källfil för din Mail Merge. Noggrannhet är dock avgörande, så se till att all din data har placerats i rätt kolumner och fått rätt titel. När du är klar sparar du dokumentet och stänger det tills vidare.
Starta din e -postkoppling
Öppna Word och skapa ett nytt dokument. Gå till Utskick fliken och klicka på Starta Mail Merge rullgardinsmenyn för att välja önskat projekt.
Här kan processen avvika lite beroende på vad du vill göra. Om jag skulle göra en etikett eller något annat som kan skrivas ut på icke-standardpapper, skulle jag få en annan skärm som gav mig möjlighet att ange ytterligare utskriftsalternativ.
bästa musikskapande appar för iphone
Välj i så fall Standard facket, om du inte har anledning att göra något annat, och välj sedan lämpligt produktnummer så att Word kan använda rätt mall.
Importera källdata
Med dessa grunder lagda kan vi nu börja importera information som vi skrev in i källdokumentet i början av processen. Gå till Utskick fliken igen, klicka på Välj Mottagare och välj Använd befintlig lista .
Navigera till ditt källdokument, oavsett om det skapades i Word eller Excel - Microsofts Office -paket fungerar bra i de flesta situationer. Om du använder ett kalkylblad blir du ombedd att bekräfta vilken tabell du väljer och du bör se till att rutan är markerad Första dataraden innehåller kolumnrubriker är kryssad. Gå nu till Skriv och infoga fält avsnitt av Utskick fliken och klicka på Adressblock (eller vad som är vettigt för ditt projekt).
Här kan du finjustera exakt vilka fält som överförs från ditt källdokument till din slutförda utskick. För ännu fler alternativ i detta skede kunde vi ha lagt till för-, mellan- och efternamnen på våra mottagare som enskilda kolumner, vilket skulle utöka listan över tillgängliga val i Infoga mottagarens namn i detta format fält. Detta är dock strikt valfritt.
Adressblockeringsverktyget är perfekt för alla som vill snabba igenom sin e -postfusion, men om du vill bestämma exakt hur ditt dokument är upplagt , överväga att använda Infoga sammanfogningsfält alternativet under Skriv och infoga fält avsnitt för att placera varje fält för hand. När du har infogat dina fält i dokumentet kan du använda Förhandsgranska resultat för att se hur det kommer att skrivas ut när det väl är fyllt.
Nu är det dags att göra eventuella formateringsjusteringar som du kan behöva utföra; ändra teckensnitt, justera hur varje fält kommer att sitta på sidan, och eventuella estetiska blomstrar du vill lägga till. När det är klart navigerar du till fliken Utskick igen och klickar på Slutför och slå samman under Avsluta sektion. Dina färdiga dokument ska vara klara och vänta på att du ska skriva ut och skicka e -post.
För något lite enklare, kolla in de bästa etiketttillverkarna du kan köpa.
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 5 tips för att ladda dina VirtualBox Linux -maskinerTrött på den dåliga prestanda som erbjuds av virtuella maskiner? Här är vad du bör göra för att öka din VirtualBox -prestanda.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Microsoft Word
- Microsoft excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Sammanfoga mail
- Microsoft Office 2016
Engelsk författare för närvarande baserad i USA. Hitta mig på Twitter via @radjonze.
Mer från Brad JonesPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera