Använd tricket 'Gör en kopia' när du delar dokument från Google Drive

Använd tricket 'Gör en kopia' när du delar dokument från Google Drive

Det är enkelt att kopiera alla dokument i ditt eget Google Drive -konto. Men vad händer om du vill att dina medarbetare automatiskt ska göra en kopia av ett Google -dokument när de får en delningslänk?





hur man grupperar flikar i krom

Prova dessa tips som använder en liten tweak till den delade URL: en.



Användbarheten av detta snygga Google Drive -hack är inte helt klart från titeln, men prova det en gång och du kommer att se den omedelbara fördelen när du samarbetar med andra på Google Drive.





Denna metod är praktisk när du vill bevara originaldokumentet samtidigt som du ger andra utrymme att redigera en kopia av dokumentet i sin egen Drive -mapp.

Det kommer att spara dem en resa till Arkiv> Gör en kopia kommandot och dela en kopia av ett Google -dokument på vanligt sätt. Så här fungerar det.



Dela en kopia av ett Google -dokument automatiskt

Ett typiskt fall är ett Google -dokument som måste fyllas i individuellt av varje respondent. Samarbetspartners kan ange detaljerna i sin egen kopia av dokumentet utan att förstöra originalet.

Du behöver inte be dem att göra en kopia. Följ bara dessa steg så kopieras de automatiskt.



Det här hacket fungerar på Google Dokument, Google Kalkylark och Google Presentationer.

  1. Öppna Google Drive -dokumentet du vill dela.
  2. Klicka på det blå Dela med sig -knappen längst upp till höger i dokumentet.
  3. I Dela med människor och grupper dialog, klicka var som helst på Få länk rutan enligt anvisningen.
  4. Ta tag i dokumentlänken med ett klick på Kopiera länk . Du kan skicka denna länk till vem som helst via e -post eller något annat medium och sedan kan du se, kommentera eller redigera dokumentet. Du kan ställa in åtkomst genom att välja mellan Visare , Kommentar , eller Redaktör med ett klick på den lilla nedåtpilen till höger.
  5. Kopiera-klistra in den delade länken i ett e-postmeddelande. Ta nu bort allt efter snedstrecket i länken och sätt in 'kopiera'. Redigera den här lilla delen av hela länken. Om du gör andra ändringar visas den som en felsida för din mottagare. Så här ser den nya länken ut nu:
  6. Skicka e -postmeddelandet och ditt arbete är klart. När mottagaren klickar på länken tar den dem till deras Google Drive -skärm som uppmanar dem att göra en kopia av ditt dokument.

När de klickar Göra en kopia , en lokal kopia av dokumentet sparas på deras Google Drive. Kopian tas också emot utan några kommentarer i originalet. Om du vill skicka en fil med kommentarerna, läs nästa tips nedan.



Andra Google URL -trick som du kan använda för att dela ett Google -dokument

Det finns några fler varianter du kan tvinga på de delade länkarna beroende på vad du vill att din samarbetspartner ska göra med den. Låt oss gå igenom dessa fyra URL -tweaks.

1. Dela en kopia av Google Dokument som innehåller kommentarer

Ibland vill du att dina kommentarer ska överföras till kopian så att dina teammedlemmar kan använda den för att arbeta med sin version. Du kan göra det på två sätt:

  • Ersätt | _+_ | med | _+_ | i filens URL.
  • Ersätt | _+_ | med | _+_ | för att undvika att kopiera lösta kommentarer.

2. Dela en kopia av Google Dokument som en förhandsgranskning

Förhandsgranskningsläget är annorlunda än alternativet Visa eftersom det visar dokumentet i ett snyggt gränssnitt utan menyrader och knappar. Du kan till exempel dela ett blad eller en bildpresentation med någon utanför ditt samarbetande team.

Använd förhandsgranskningsläget genom att ersätta

/edit

i filadressen för Google Drive med

/copy?copyComments=true

.

Observera att en förhandsgranskningslänk tar bort menyer. Mottagare kommer alltså inte att kunna använda Arkiv> Gör en kopia möjlighet att lägga till en kopia till sin egen Google Drive.

För att kringgå den begränsningen kan mottagare gå till adressfältet i sin webbläsare och ersätta

/edit

med

includeResolvedCommentsOnCopy=false

igen för att göra en kopia för sin egen enhet.

3. Dela ett Google -dokument som en mall

Du kan dela ett Google -dokument som en mall. Mottagaren får en rörig kopia av ditt dokument minus Google Drive-menyerna. De kan också göra en kopia av dokumentet för sin enhet med ett klick på det blå Använd mall e -knappen.

Byta ut

hur man frigör minne på datorn
/edit

med

/preview

Denna metod kombinerar alternativet Förhandsgranskning med valet att 'Gör en kopia'.

En direktnedladdningslänk fungerar som den säger. Din teammedlem måste bara klicka på länken och filen laddas ner till skrivbordet.

Byta ut

/preview

med

/edit

Lägg till filformatet (som PDF eller CSV) som dokumentet ska sparas som och din nedladdningslänk är klar. Alternativet PDF eller CSV är idealiskt eftersom det är ett universellt format och mottagaren inte behöver ett Google -konto för att öppna och visa filen.

Mottagaren får också en utskriftsklar fil som de direkt kan skicka till skrivaren. Detta fungerar med Google Dokument och Google Kalkylark, men inte Google Presentationer.

Håll ett öga på delningsinställningarna för Google Drive

Google Drive är byggt kring samarbete. Men det är alltid en bra idé spåra vem du delar dina filer med . Det är lätt att tappa koll när du arbetar i ett stort team.

Exemplen ovan visar att det är enkelt att justera de delade webbadresserna och komma åt filerna om dina delningstillstånd inte är inställda med tanke på säkerhet. Tillbringa lite tid hantera dina delade filer i Google Drive och du behöver inte oroa dig för att filer hamnar i fel händer.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 12 videosajter som är bättre än YouTube

Här är några alternativa videosajter till YouTube. De har alla en annan nisch, men är värda att lägga till dina bokmärken.

Läs Nästa Relaterade ämnen
  • Produktivitet
  • Google Dokument
  • Samarbetsverktyg
  • Google Drive
  • Molnlagring
  • Google Kalkylark
Om författaren Saikat Basu(1542 artiklar publicerade)

Saikat Basu är biträdande redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smuts från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär, brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättande färdigheter. Han ser upp för det saknade Oxford -komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.

Mer från Saikat Basu

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera