Vad är Google Dokument? Hur man använder det som ett proffs

Vad är Google Dokument? Hur man använder det som ett proffs

Google Docs är ordbehandlingskomponenten i Googles onlinekontorsvit. Det är ett gratis alternativ till Microsoft Word. Det har också fler funktioner än du kanske inser.





I den här artikeln kommer vi att svara på de vanligaste frågorna om Google Dokument.





Vad är Google Dokument?

Google Docs är Googles webbläsarbaserade ordbehandlare. Du kan skapa, redigera och dela dokument online och komma åt dem från vilken dator som helst som har en internetanslutning. Det finns till och med en mobilapp för Android och iOS.





Det som skiljer Google Docs från sin främsta skrivbordskonkurrent, Microsoft Word, är dess samarbetsfunktioner. Google Docs var en av de första ordbehandlare som erbjöd delad onlinedokumentredigering.

Google har gjort det otroligt enkelt att dela dokument över plattformar och arbeta med dem tillsammans i realtid från ett webbläsarfönster. Dina medarbetare behöver inte ens ett Google -konto för att visa eller redigera Google -dokument som du delar med dem.



Dessutom, Tillägg till Google Dokument låter dig utöka funktionaliteten och lägga till saknade funktioner.

Så här använder du Google Dokument

Du kan använda Google Dokument precis som om du skulle använda Word -dokument. Skapa nya dokument, använda Google Docs -mallar , dela dokument med ditt team och samarbeta i realtid. Vi visar dig grunderna här.





Hur man skapar ett Google -dokument

För att skapa ett nytt Google -dokument, gå först till docs.google.com och logga in med ditt Google -konto. När du väl är på startsidan för Google Dokument kan du skapa ett tomt nytt dokument eller välja en mall.

Du kan också gå till Fil > Ny > Dokumentera eller Fil > Ny > Från mall att göra samma sak från ett befintligt Google -dokument.





Från Arkiv -menyn kan du också ändra många aspekter av dokumentet, inklusive sidorienteringen .

Hur man sparar ett Google -dokument

Som en del av Googles onlinekontorssvit behöver du aldrig komma ihåg att spara ett dokument eftersom Google automatiskt sparar det på din Google Drive. Därför hittar du inte en Spara -knapp.

Som sagt, från Fil meny, du kan Göra en kopia , E-post , eller Ladda ner ditt Google -dokument.

Hur man laddar ner Google Docs

Google lagrar dina dokument på Google Drive. För att ladda ner ett Google -dokument till din dator istället, gå till Fil > Ladda ner och välj önskat filformat.

Hur man e -postar ett Google -dokument

Om du vill ladda ner dokumentet för att du vill skicka det, kan du göra det direkt från dokumentet. Gå till Arkiv> E -post> E -posta den här filen / E -post medarbetare , välj det filformat du vill bifoga och fyll i standard e -postinformation.

Hur man delar ett Google -dokument

Istället för att mejla ett dokument rekommenderar vi dock att du delar det. Det beror på att delning gör att alla kan se och arbeta med samma version av dokumentet. På så sätt undviker du att skapa motstridiga kopior eller kopiera ditt arbete. Som nämnts tidigare gör mottagaren det inte behöver ett Google -konto för att visa eller redigera dokumentet.

Om du vill dela ett Google -dokument från dokumentet klickar du på Dela med sig knappen uppe till höger. Nu har du flera alternativ:

Du kan ange namn eller e -postadress (er) för önskad mottagare. Observera att standardåtkomstnivån för denna metod är Redaktör . Klicka på pennikonen till höger för att ändra detta till Visare eller Kommentar .

I stället för att dela dokumentet med individer kan du dela det med grupper via en länk via Få länk meny. Som standard kommer dina privata Google Dokument att delas med Någon .

Om ditt Google -konto tillhör en organisation (här: MakeUseOf.com) delas det inom organisationen. Klick Förändra eller Dela med... för att justera dessa inställningar och ge användare av länken åtkomst till Viewer, Commenter eller Editor.

När du är klar klickar du på Kopiera länk längst ner till höger. Länken kommer att kopieras till ditt urklipp.

Om du vill dela en kopia av ditt Google -dokument med flera samarbetspartners eftersom du inte vill att de ska redigera originaldokumentet kan du också använda detta göra en kopia trick för att spara dig lite arbete.

Så här spårar du ändringar i Google Dokument

När du gör ändringar i dina Google Dokument ofta eller när du har delat det med andra vill du spåra ändringar.

Versionshistorik

hur man lägger till en app till vizio smart tv

Google Dokument gör detta automatiskt genom att spåra dokumentets versionshistorik. Gå till Arkiv> Versionshistorik> Se versionshistorik för att utöka en meny som listar alla ändringar som Google har spårat för ditt dokument.

Du kommer att se när ändringar gjordes, vem som gjorde dem, och de är alla markerade i dokumentet.

Du kan till och med namnge den aktuella versionen att enkelt återställa ändringar som gjorts efteråt. Gå antingen till Arkiv> Versionshistorik> Namnge aktuell version , ange ett namn och klicka på Spara .

Alternativt går du till menyn versionhistorik och klickar på datumet eller namnet på en version för att byta namn på den. I versionhistorikmenyn kan du sedan aktivera en inställning till visa bara namngivna versioner (se skärmdump ovan).

Versionshistorik är den grundläggande formen av spårningsändringar. Du kan återställa ett dokuments versioner genom att markera det och klicka på Återställ den här versionen knapp. Vad du inte kan göra är att acceptera eller kasta individuella ändringar inom varje version. Om det är den funktionalitet du önskar måste du använda en annan funktion: lägen.

Förslagsläge

Google Dokument stöder tre olika lägen: Redigerar , Föreslår , och Visning . Redigering är standardläget. För att växla till ett annat läge, gå till Visa> Läge eller klicka på pennikonen längst till höger i verktygsmenyn. För att styra enskilda ändringar, använd Föreslår .

När du gör ändringar i läget Förslag ser du en kommentar på höger sida av dokumentet, med möjlighet att acceptera eller avvisa förslaget. Du kan också skriva ett svar för att diskutera varje ändring.

Alla ändringar som görs i detta läge spåras individuellt under respektive dokumentversion i versionshistoriken. På så sätt har du möjlighet att granska och återställa avvisade ändringar, men du måste återställa den versionen av dokumentet, vilket innebär att du förlorar alla följande ändringar.

Dricks : För att tvinga dina medarbetare att använda läget Suggestion, ställ in deras åtkomst till kan kommentera när du delar dokumentet.

Hur man skriver ut från Google Dokument

Utskrift från Google Dokument fungerar precis som att skriva ut alla andra dokument på din dator. Om du vill skriva ut ett Google -dokument öppnar du dokumentet och går antingen till Arkiv> Skriv ut eller tryck på Ctrl + P tangentbordsgenväg eller klicka på utskriftsikonen i verktygsmenyn.

Var och en av dessa åtgärder öppnar din utskriftsmeny. Härifrån väljer du din skrivare och inställningar och skriver ut som du normalt skulle.

Så här redigerar du Google Dokument offline

För att redigera dina Google Dokument offline måste du uppfylla några grundläggande villkor. Först måste du vara online när du konfigurerar offlineåtkomst. Du måste också använda Google Chrome utanför inkognitoläge, installera och aktivera Google Dokument offline Chrome -tillägg och ha tillräckligt med ledigt lagringsutrymme för att spara dina filer.

När detta är gjort, gå till docs.google.com , klicka på hamburgarmenyn längst upp till vänster, gå till inställningar och se till att reglaget bredvid Off-line är i position (se skärmdump nedan).

Nu kommer varje dokument du börjar arbeta med också att vara tillgängligt offline på din dator, åtminstone tillfälligt. Molnikonen bredvid dokumentnamnet anger om ditt dokument är tillgängligt offline.

När din internetanslutning faller ser du ett överkryssat moln och anteckningen 'Arbeta offline'. Alla ändringar du gör kommer att synkroniseras när du ansluter till internet igen.

Med tillägget Google Dokument offline aktiverat kan du granska listan över alla dina dokument under docs.google.com , även när du är offline. Alla dokument som är permanent tillgängliga offline har en bockikon. Klicka på menyn med tre punkter för att styra Tillgänglig offline alternativ.

Tillägget Google Dokument offline kommer också att cache alla dokument du öppnar. Om du tappar din internetanslutning har du åtkomst även till de dokument som inte uttryckligen är tillgängliga offline.

hur du ändrar ditt standard Gmail -konto

I så fall kan du permanent göra dokumentet tillgängligt offline, även om du inte är online. Samtidigt visas de dokument som inte är cachade och inte är tillgängliga offline.

För att säkerhetskopiera och synkronisera Google Dokument -filer till din dator eller mobil kan du också använda Verktyg för säkerhetskopiering och synkronisering av Google Drive .

Google Dokument, nu under din kontroll

Nu vet du grunderna i hur du använder Google Dokument. Därefter är det dags att upptäcka snygga sätt att skapa vackra Google -dokument . Du kan sedan gå vidare till att utforska funktioner som är relevanta för affärsdokument och röstskrivning i Google Dokument .

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Hur man kontrollerar ordräkningen i Google Dokument

Lär dig hur du visar ordräkningen för hela dokumentet eller markerad text i Google Dokument.

Läs Nästa
Relaterade ämnen
  • Internet
  • Produktivitet
  • Google Dokument
  • Samarbetsverktyg
  • Ordbehandlare
  • Vanliga frågor
  • Office -sviter
Om författaren Tina Sieber(831 artiklar publicerade)

Medan hon tog en doktorand började Tina skriva om konsumentteknik 2006 och slutade aldrig. Nu också redaktör och SEO, kan du hitta henne på Twitter eller vandra en närliggande stig.

Mer från Tina Sieber

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera