Home-theater-designers
Vid bearbetning av stora mängder data är få Excel-funktioner så mångsidiga som SUBSTITUTE-funktionen. Tyvärr förbises det tragiskt nog ofta till förmån för långt mer komplicerade lösningar på vad som ofta är enkla problem.
ERSÄTTNINGSfunktionen är ett snabbt och rent sätt att rensa data, lägga till detaljer i rapporter och skapa enkla formulärkommunikationer. Att bemästra denna funktion och förstå dess användning gör den till ett oersättligt och lättanvänt verktyg för att analysera stora datamängder.
MAKEUSE AV DAGENS VIDEO
1. Skapa formulärkommunikation med Excels SUBSTITUTA-funktion
Excels SUBSTITUTE-funktion gör det enkelt att snabbt och enkelt byta ut fördefinierade markörer på en bit förformaterad text. Detta gör det möjligt för användare att enkelt skapa formulärkommunikation och byta ut informationen som ändras med varje iteration.
Du kan placera en mall i en cell på ett kalkylblad och sedan ange en lista över mottagare på ett annat kalkylblad. Därefter kopplar du SUBSTITUTE-funktionerna i en annan cell för att lägga till detaljerna för varje mottagare.
Observera att du kan kapsla mer än en SUBSTITUTE inuti varandra:
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(Template!$A, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ cardtype }", D2), "{ enddate }", TEXT(C2, "mmm dd, yyyy")), "{ lname }", B2), "{ fname }", A2)
Om du har för många fält som ändras kan du dela upp hela bokstaven i stycken och ändra dem ett i taget. I radens sista cell sammanfogar du alla dessa stycken till en enda bokstav.
Automatiskt genererade e-postmeddelanden är ett fantastiskt sätt att snabbt och enkelt nå en lista över kunder, skapa personlig marknadsföringskorrespondens eller skapa anpassade följebrev.
Du kan dela upp längre meddelanden i stycken eller enstaka meningar för att undvika alltför komplexa ERSÄTTNINGSformler. Du kan till och med använda villkor för ytterligare anpassning, som att byta in olika listor med färdigheter på ett personligt brev baserat på vilken typ av jobb du söker.
2. Använda Excels SUBSTITUTE-funktion för att generera rapporter
ERSÄTTNINGSfunktionen är inte bara praktisk för att infoga grundläggande information i förformaterade fält, utan den kan också injicera komplexa beräkningar i förgjorda rapporter. Injicera beräkningar kan du använd Excel för att bygga en instrumentpanel som ger visuell information och tillhandahåller skräddarsydda observationer baserade på data.
Genom att kombinera SUBSTITUTE för att förgenerera textblock och villkor som IF-funktionen kan du skapa mer detaljerade rapporter.
I exemplet ovan kan du se att två separata stycken skapas med hjälp av viss information från en rapport. En villkorlig funktion kan sedan avgöra vilket av de två styckena som är lämpligt att visa för rapportens läsare.
Det första stycket skapas med denna formel:
=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Templates!$A, "{ growthpercent }", (ROUND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Templates!$A, "{ decreasepercent }", 100 - (ROUND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))
Att para ihop flera kedjade SUBSTITUTE-funktioner med villkor kan hjälpa dig att designa mer insiktsfulla instrumentpaneler och rapporter. Beräkningar kan till och med utföras direkt i SUBSTITUTA-funktionerna för att säkerställa att du bara presenterar den mest relevanta informationen för dina läsare.
3. Sanering av Excel-data för lagring med Excels SUBSTITUTE-funktion
När det gäller långtidslagring av data är det få överväganden som är så avgörande som sanering. Att förhindra att skräpdata förorenar eller skadar en datauppsättning är avgörande för att förhindra framtida fel som du inte kan förstå.
Detta kan betyda allt från att skrubba bort olagliga tecken från en datauppsättning till att se till att reserverade nyckelord behandlas som text snarare än kommandon. Oavsett vad du behöver göra för att skydda dina databaser hot som SQL-injektion och din data användbar, Excels ERSÄTTNINGSfunktion kan hjälpa.
ms-dos fett vs exfat
Till exempel kan vi förbereda en lista med användarsvar på en enkät för infogning i en SQL-databas. Ovaliderade data kan innehålla en mängd olagliga tecken som kan orsaka problem längre fram om de inte tas bort:
=SUBSTITUTE(A2:A4, "'", '\'")
Ovanstående funktion representerar ett förenklat men ändå nödvändigt steg för att förbereda data för lagring. Denna funktion undersöker varje svar i kolumn B för ett enda citat. Om det finns har karaktären ett omvänt snedstreck lagt till innan. Att lägga till omvänt snedstreck hjälper till att säkerställa att reserverade tecken inte stör frågan som används för att infoga data i DB.
Om tecknet eller strängen du söker efter måste tas bort helt och hållet, är SUBSTITUTE-funktionen fortfarande användbar:
=SUBSTITUTE(B2:B20, "$", "")
Att använda en tom sträng för det tredje argumentet kommer att ta bort de angivna tecknen från cellen helt. Med SUBSTITUTE-funktionen kan du ta bort specifik text för att rensa potentiellt skadliga tecken från dina data helt.
4. Säkerställa korrekt dataformatering med Excels SUBSTITUTE-funktion
Ett potentiellt problem vid insamling av data är möjligheten att ta emot felaktig information. När användare anger information i ett fritt svarsformulär kan det leda till felaktig rapporteringsinformation. Felaktiga data kan vara så enkelt som en vanlig felstavning eller så komplex som en ekvation med fel format.
Excels SUBSTITUTE-funktion är det perfekta sättet att förhindra att enkla fel orsakar felaktig datarapportering. När du analyserar resultaten från en specifik källa kan du ta bort kända felaktigheter för att ge mer exakta resultat:
=SUBSTITUTE(A2, "CompanyName Inc.", "Company Name Inc.")
Exemplet ovan visar hur en SUBSTITUTE-funktion kan ta bort ett enkelt stavfel från en lista med produktrecensioner. Att ersätta en vanlig felstavning kan säkerställa att ett omnämnande av ett varumärke eller företag inte förbises när man granskar data vid ett senare tillfälle.
Att använda ERSÄTTNINGSfunktionen för att ersätta kända potentiella fel med korrekt information kan fånga problem i din datauppsättning innan de blir problem, vilket hjälper dig att undvika misstag om du vill använda ditt kalkylblad för dataprofilering i framtiden.
Excels SUBSTITUTE-funktion: Enkel men ändå funktionell
Även om SUBSTITUTE-funktionen kan vara relativt enkel, är den en extremt användbar formel. Att ersätta text i förformaterade block, hjälpa till att generera rapporter, sanera data och ta bort potentiell probleminformation från en datauppsättning skrapar bara på ytan.
Att använda beräkningar inom SUBSTITUTE och para dem med villkorliga formler hjälper till att utöka dess möjligheter. Det kan utöka instrumentpaneler och rapporter från att presentera visuell data till att tillhandahålla komplexa automatiskt genererade analyser.
Att kombinera denna funktion med andra formler och tekniker kan skapa en instrumentpanel som konkurrerar med dedikerade databasverktyg. Så det är absolut nödvändigt att känna till och förstå Excels ERSÄTTNINGSfunktion om du är dataanalytiker, ingenjör eller arbetar med stora datamängder.