9 Skype för företagstips och tricks för bra möten

Skype for Business, tidigare Lync, är Microsofts affärsmeddelande och möteslösning. Du kan träffa upp till 250 personer --- även om de inte använder programmet --- och använda en kombination av ljud, bild och chatt för att vara värd för ditt möte.

Vi har sammanställt en lista över några av våra favoritfunktioner för Skype för företag som du kanske inte känner till. Från att spela in ditt möte till att dela dina PowerPoint -presentationer, vi har täckt dig med några bra tips.

Utan vidare är här de bästa tipsen och tricksna för Skype för företag.

1. Starta ett Skype -möte i Outlook

Slösa inte bort din tid med att röra på dig med att schemalägga möten i externa verktyg. Det finns så mycket potential för saker att gå fel med onlinemöten och det gör det ofta.

Kanske glömmer någon att gå med i tid, har inte rätt webbläsarplugin installerat eller kan inte ansluta sitt headset. Bli av med allt krångel genom att använda ett Skype for Business -möte när du schemalägger möten.

När du skapar ett möte i Outlook, på Utnämning fliken, klicka Skype -möte . Detta kommer sedan att bädda in en länk i beskrivningen, som människor kan klicka för att gå med i mötet.

Om de har påminnelser aktiverade i Outlook kan de helt enkelt klicka Gå med i mötet när det dyker upp och Skype för företag startar det automatiskt. Borta är oron för att manuellt bjuda in människor till ett samtal --- om de är på inbjudan kan de gå med.

Om du inte kan se Skype -möte -knappen, du behöver bara göra en snabb ändring i dina Outlook -inställningar.

Gå till Arkiv> Alternativ> Tillägg .
På Hantera rullgardinsmenyn välj COM-tillägg och klicka Gå...
Markera rutan bredvid Tillägg till Skype-möte för Microsoft Office och klicka OK . Gjort!

Möjligheten att dela din skärm är en fantastisk funktion för Skype för företag. Du kan prata människor genom ett dokument, ta fram en webbsida eller visa allt annat som är relevant för mötet.

När du är i samtalet klickar du på skärmdelningsikon (under de som ringer, bredvid mikrofonen.) Här kan du dela hela din skärm eller ett specifikt fönster.

Du kommer att se en kontur runt innehållet som delas med andra och du kan använda kontrollerna högst upp på skärmen --- praktiskt för när du behöver sluta dela.

Om Skype för företag inte gör jobbet kanske du vill kolla in det de bästa gratis skärmdelningsverktygen online .

3. Spela in dina Skype -möten

Har du någonsin varit på ett möte, lagt på samtalet och sedan haft ett helt slut på tankarna senare? Sa personen verkligen det? Vad var åtgärdspunkterna?

Du kan helt övervinna det genom att spela in alla dina Skype for Business -möten. All samtalsaktivitet, som ljud, video, skärmdelning och snabbmeddelanden, kommer att sparas i inspelningen.

När du är i ett möte, klicka på ... symbolen och sedan Börja filma . Alla i mötet kommer att meddelas att du spelar in det och en röd cirkelsymbol kommer att visas högst upp i samtalet hela tiden. Du kan använda paus och sluta ikoner efter behov. När mötet är klart sparas inspelningen automatiskt i MP4 -format.

För att hitta någon inspelning, gå till huvudskärmen för Skype för företag och klicka på rullgardinsmenyn för inställningar .

Härifrån, gå till Verktyg> Inspelningshanterare . Detta visar dig metadata för dina inspelningar, till exempel datum och längd.

Du kan också Spela inspelningen och Bläddra... för att hitta filen på din dator.

4. Lär känna Skype -genvägar

Precis som alla andra Office -produkter är Skype för företag fullt med kortkommandon för att hjälpa dig att göra saker snabbt.

För att börja med grunderna, tryck på Windows -tangent + Skift + O. att acceptera en inkommande inbjudan eller Windows -tangent + Esc att tacka nej till det.
Tryck på för att stänga av/på ljudet Windows -tangent + F4 .
Kameran fungerar med Windows -tangent + F5 .
Tryck på när du är i ett samtal Ctrl + Skift + H att vänta, eller Alt + Q att avsluta det helt. När du delar skärmen trycker du på Ctrl + Alt + S att sluta göra det.
Alternativt, om någon annan har tagit kontroll över din skärm, tryck på Ctrl + Alt + blanksteg för att återfå kontrollen.

Programmet har för många genvägar att lista här, så gå vidare till Microsofts genvägsida för Skype för företag för den fullständiga nedgången, där de täcker genvägar för snabbmeddelanden, delning av PowerPoint, surfning med kontakter och mer.

Om du vill bli en riktig genvägsmästare, kolla in vår ultimata Windows genvägsguide .

5. Ställ in Kontakt Sekretessförhållande och blockera någon

Du kan tilldela var och en av dina kontakter en av fem relationsnivåer. Som standard kommer de inom ditt företag att vara Kollegor , och de på utsidan kommer att vara Externa kontakter .

Varje relationsnivå har olika behörigheter. Till exempel, Vänner och familj kan inte se dina mötesdetaljer och Arbetsgrupp kan avbryta din stör ej -status.

Det kan vara användbart att ändra förhållandet om du arbetar med någon externt som du ständigt organiserar möten med, eller om det finns någon du alltid vill kunna kontakta dig oavsett din status.

För att ändra en kontakts relationsstatus, Högerklicka på deras namn och gå till Ändra integritetsförhållande . Här kan du granska den aktuella relationsstatusen och hitta beskrivningar av de andra alternativen.

Välj Blockerade kontakter om du vill hindra någon från att kunna skicka ett meddelande eller ringa dig. De kommer fortfarande att se ditt namn och din e -postadress, men din status kommer att döljas för dem och de kommer inte att informeras om att du har blockerat dem.

Om du vill välja flera kontakter för att ändra relationer i bulk, håll ner Ctrl och vänster klick på varje namn i tur och ordning.

Om du någonsin vill ändra relationen till standard klickar du på Tilldela relation automatiskt .

6. Starta en omröstning, frågestund och whiteboard

Du kan krydda dina möten med hjälp av whiteboardtavlan, omröstning och frågor-och-svar-funktioner. För att använda dessa i ett möte, klicka på Nuvarande innehåll -knappen, välj Mer och välj sedan antingen Whiteboard , Opinionsundersökning , eller Frågor och svar .

Väljer Whiteboard kommer att öppna den på allas skärmar. Detta är en bra funktion för när det är lättare att rita något än att prata om det.

Du kan använda panelen till höger för att växla mellan de olika annoteringsalternativen, som penna, markering och suddgummi. Tavlan stängs om du byter till ett annat presentationsalternativ, men innehållet förblir om du återkommer till det senare.

Väljer Opinionsundersökning kommer att öppna Skapa en omröstning fönster. Här kan du ange namnet på din omröstning och svarsalternativen. Röstningen kommer sedan att visas för alla i mötet, så att de kan rösta och se andras val.

Du kan klicka Omröstningsåtgärder för att justera inställningarna, som att dölja rösterna från deltagarna, spara resultaten eller stänga omröstningen.

Slutligen väljer du Frågor och svar kommer att byta standardchatt till en fråga och svar -modul.

När en deltagare ställer en fråga får du ett meddelande. Klick Svar , skriv ett svar och tryck sedan på Stiga på . Detta kommer att visa frågan och svaret för alla.

Klicka på när du är klar Stoppa frågor och svar , gå sedan till Spara som om du vill registrera sessionen.

7. Presentera med PowerPoint

Du kan dela din skärm i Skype för företag, men ibland kanske du bara vill visa en presentation. Integrationen med PowerPoint tillåter detta.

Öppna din presentation i PowerPoint, gå till Bildspel fliken och klicka Presentera online> Skype för företag . Du får möjlighet att skicka detta till ett pågående möte eller skapa ett nytt möte.

Du kan göra samma sak i andra Office -program. För att göra det, gå till Arkiv> Dela> Presentera online . Väl här, se till Skype för företag väljs i rullgardinsmenyn och klicka sedan på Närvarande .

När du presenterar i Skype för företag ser du nödvändiga ikoner på skärmen för att styra innehållet, som pilar för att flytta mellan PowerPoint -bilder. Klick Sluta presentera när som helst att sluta dela filen med alla.

8. Överför till mobil

Om du någonsin befinner dig mitt i ett Skype för företag -samtal och du måste lämna datorn kan du bara byta samtalet till din mobiltelefon.

För att ställa in det här, gå till Inställningar> Verktyg> Alternativ> Telefoner> Mobiltelefon ... Ange din Telefonnummer (inkludera valfri land/regionskod) och klicka OK .

När du är i ett Skype för företag -samtal klickar du på Samtalskontroller och klicka sedan på Överföra . Välj nu Min mobil och klicka Överföra .

Du får ett samtal på din mobil som automatiskt ansluter dig till Skype for Business -samtalet.

Det fina med det här är att du inte behöver Skype for Business -appen installerad på din telefon. Det finns dock inget sätt att överföra samtalet tillbaka från telefonen till Skype för företag.

9. Avinstallera Skype för företag

Om du arbetar inom en organisation som använder Skype för företag och du använder en företagsdator eller bärbar dator kanske du inte kan avinstallera Skype för företag. Din IT -avdelning kan ha låst möjligheten att göra det. Dessutom är det förmodligen inte klokt att avinstallera ett verktyg som din organisation älskar.

Om du har Skype för företag i ditt personliga system är det annorlunda. Tryck Windows -tangent + I för att öppna Inställningar och klicka Appar . Sök Skype för företag , klicka på den och klicka sedan på Avinstallera .

Om du inte ser det på den här listan betyder det att det kommer som en del av ditt Office -paket och inte kan avinstalleras utan att avinstallera hela Office -paketet.

Alternativt kan du öppna Skype för företag och klicka på inställningar kugge ikon . Klicka på från den vänstra rutan Personlig . Avmarkera Starta appen automatiskt när jag loggar vidare till Windows .

Nu behöver du aldrig se det igen och kan glömma att det är installerat.

Vara dina möten som ett proffs

Med alla dessa tips under ditt bälte kan du nu vara värd för dina möten som ett proffs. Dina kollegor kommer att bli imponerade av din effektiva mötesorganisation, hur smidigt du delar innehåll och hur coolt det är när du skapar den omröstningen.

när blir tiktok förbjudet i Amerika

Nu när du har kontroll över tekniken bör du också se vår artikel om hur du överlever möten på jobbet. Och om du arbetar hemifrån, ta en titt på våra fjärranslutna arbetsresurser.

Bildkrediter: Robert Kneschke/Shutterstock

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Hur du rengör din Windows -dator med kommandotolken

Om din Windows -dator har slut på lagringsutrymme, rensa bort skräpet med dessa snabba kommandotolken.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Skype
Samarbetsverktyg
Presentationer
Spela in ljud
Kontakta ledningen
Tangentbordsgenvägar
Videochatt
Spela in video
Microsoft Office 365
Distansarbete
Möten
Videokonferenser
Hemmakontor

Om författaren Joe Keeley(652 artiklar publicerade)

Joe föddes med ett tangentbord i händerna och började genast skriva om teknik. Han har en BA (Hons) i Business och är nu en frilansskribent på heltid som tycker om att göra teknik enkel för alla.

Mer från Joe Keeley

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera