Så här använder du villkorlig formatering i Google Kalkylark

Villkorlig formatering är när du automatiskt formaterar styling av celler i kalkylarket baserat på data i varje cell. Med Google Kalkylark kan du använda villkorlig formatering för att tillämpa olika teckensnitt, fyllningsfärger och andra stilar, vilket gör dina kalkylark omedelbart lättare att läsa.

Allt du behöver göra för att använda villkorlig formatering är att skapa några regler för ditt kalkylblad att följa. Nedan visar vi dig hur du skapar dessa villkorliga formateringsregler med Google Kalkylark.

När ska man använda villkorlig formatering

Du kan använda villkorlig formatering av i stort sett vilken anledning som helst att du vanligtvis formaterar ett kalkylblad. Den största fördelen är att spara tid och säkerställa konsistens, men villkorlig formatering uppmuntrar dig också att tänka på hur du konfigurerar och utformar ditt kalkylblad i förväg.

Du kan använda villkorlig formatering för att skilja mellan datatyper i en uppsättning, till exempel gruppera medarbetare efter deras avdelning. Eller du kan också använda den för att uppmärksamma problematiska värden, till exempel en negativ vinst. Ibland kan det också vara användbart att bagatellisera föråldrade poster, till exempel aktiviteter med tidigare datum.

Relaterat: Googles kalkylbladstrick som är lätta att lära sig och komma ihåg

Hur man skapar villkorlig formatering i Google Kalkylark

Det kanske bästa sättet att visa villkorlig formatering är med ett enkelt exempel. Börja med ett nytt kalkylblad och följ stegen nedan:

Ange några exempelvärden i några rader.
Markera det cellintervall som du vill vara berättigad till villkorlig formatering.
Från Formatera meny, välj Villkorlig formatering .
Ändra Formatera celler om ... rullgardinsmenyn till Är lika med .
Ange ett av dina exempelvärden i Värde eller formel låda.
Välj den formatering du vill lägga till, till exempel en fyllningsfärg.
Klick Lägg till en annan regel .
Ersätt det tidigare värdet med ett annat från kalkylarket och välj ett annat format eller en annan färg för det här värdet.
Upprepa de två föregående stegen för fler värden, med olika formatering varje gång.
När du är klar klickar du på Gjort -knappen för att se en lista över reglerna du har skapat.

Typer av tillstånd som Google Sheets stöder

Google Kalkylark stöder en mängd olika villkor som du kan basera din formatering på. Dessa är uppbyggda kring tre kärndatatyper: text, datum och siffror.

Text

Det enklaste villkoret för text, tömma , beror på om cellen innehåller något värde alls.

För att kontrollera om det finns en specifik textdel, använd innehåller . Detta villkor kan kontrollera om det finns ett fast textstycke eller det kan också använda mönstermatchning där varje ? står för alla karaktärer och * står för noll eller fler av någon karaktär.

vilken matleverans som betalar mest

Slutligen, för mer strukturerade textmatchningar, börjar med , slutar med , eller exakt kommer att begränsa de möjliga matcherna.

Datum

Datum är enkla, även om de stöder några användbara fördefinierade värden utöver användardefinierade. Använd villkorlig formatering för att leta efter datum innan , efter , eller likvärdig till ett urval av relativa datum (t.ex. i morgon, under det senaste året). Du kan också jämföra dem med ett visst datum.

Tal

Slutligen kan du använda villkorlig formatering för att leta efter nummer som är lika med, större än, mindre än eller mellan en rad andra nummer.

Anpassade villkorliga formateringsformler

Anpassade formler gör villkorlig formatering mer kraftfull eftersom de kan markera hela intervall och till och med referensceller utanför det område som formateras. För att visa anpassad villkorlig formatering, låt oss ta ett annat mycket enkelt exempel.

Den här gången skapar du en tabell i Google Kalkylark med två kolumner. Vi valde att registrera lagernivåer för olika frukter.

För att markera alla rader i data med mer än fyra artiklar i lager:

Välj dataintervall ( A2: B5 ).
Öppna Villkorliga formatregler fönster.
Välja Anpassad formel är som villkoret.
Som en Värde , stiga på = $ B2> 4 .

Var särskilt uppmärksam på detaljerna i formeln vi använde.

Relaterad: Hur man skapar anpassade funktioner i Google Kalkylark

Som med en normal formel i en cell måste den börja med ett likhetstecken (=). Dollarn ($) före kolumnen (B) gör den till en absolut referens, så jämförelsen avser alltid data från den specifika kolumnen. Raden (2) är relativt den första raden i dataområdet, så för varje rad sker jämförelsen med lagervärdet i samma rad.

Typer av formatering som stöds i Google Kalkylark

Du kan välja mellan en begränsad uppsättning förinställda stilar i Google Kalkylark genom att klicka på Standard text, strax under Formateringsstil .

Utöver det är formateringsalternativen ganska begränsade, men borde räcka för de flesta praktiska ändamål.

Först och främst kan du konfigurera alla kombinationer av standardtypsnitt: fetstil, kursiv, understrykning och genomslag. Det senare kan i synnerhet vara användbart för att indikera ogiltiga eller föråldrade data.

Den andra typen av styling som du kan använda gäller färger: både text (förgrund) och fyllning (bakgrund). Standardfärgplockarna är tillgängliga, inklusive anpassade färger för att välja mellan i princip vilken färg du vill.

Villkorlig formatering med en färgskala

En bekväm metod för att visualisera numeriska värden är färgskalan. Detta tilldelar färger från en palett enligt varje cells relativa värde. Färger appliceras på bakgrunden, annars känd som Fyllnadsfärg .

Denna teknik används ofta i diagram och kartor där till exempel en mörkare färg kan indikera ett lägre värde.

Google Sheets implementering är begränsad, men mycket lätt att använda. Välj ett antal nummer, som tidigare, men den här gången, ändra fliken nära toppen av Villkorliga formatregler fönster från Enfärgad till Färgskala .

Under Formatera regler du kan definiera arten av din färgskala. Klicka på Förhandsvisning knappen visar en begränsad uppsättning fördefinierade paletter att välja mellan. Du kan anpassa skalan genom att välja olika värden eller procentsatser för att representera lägsta färgpunkt, maxfärgpunkt och mittpunkt. Färgplockarna bredvid varje punkt möjliggör mer kontroll över färgpaletten.

Andra aspekter att överväga

Om du använder denna funktion i stor utsträckning i ett kalkylblad kan det vara lätt att tappa reda på vilka villkorliga formateringsregler du har infört. Sidopanelen ger inget sätt att se alla spelregler; det visar helt enkelt vilka regler som är inställda för de markerade cellerna.

Om du vill visa alla dina regler markerar du alla celler med antingen tangentbordsgenväg ( Ctrl/Cmd + A ) eller genom att klicka på den tomma rektangeln i det övre vänstra hörnet före rad 1 och kolumn A.

Observera att om du kopierar och klistrar in en cell som innehåller villkorlig formatering, kopierar du också den villkorliga formateringen för den cellen.

Slutligen, om du skapar flera motsägelsefulla regler för en cell eller ett område, gäller endast den första regeln. Du kan ändra ordningen genom att dra en regel med ikonen för vertikala prickar på vänster sida.

Spara tid och säkerställa konsekvens med villkorlig formatering

Villkorlig formatering är den typ av Google Kalkylark -funktion som kan spara mycket tid, även om du enkelt kan gå utan att någonsin veta att den existerar. Även på den enklaste nivån kan du presentera kalkylarkdata med ytterligare betydelse, utan ytterligare ansträngningar.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Formatera data automatiskt i Excel -kalkylblad med villkorlig formatering

Med Excel: s villkorliga formateringsfunktion kan du formatera enskilda celler i ett Excel -kalkylblad baserat på deras värde. Vi visar dig hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Kalkylark
Google Kalkylark
Dataanalys

Om författaren Bobby Jack(58 artiklar publicerade)

Bobby är en teknikentusiast som arbetade som mjukvaruutvecklare i de flesta av två decennier. Han brinner för spel, jobbar som recensioner -redaktör på Switch Player Magazine och är fördjupad i alla aspekter av online -publicering och webbutveckling.

Mer från Bobby Jack

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera