Använd 80/20 tidshanteringsregeln för att prioritera dina uppgifter

Hur maximerar du din tid? Använder du program för tidshantering? Planerar du framåt och håller koll på ditt schema? Eller prioriterar du dina uppgifter? Om du har provat dessa saker och fortfarande har problem med att utnyttja din tid effektivt, kanske du behöver en förändring.

80/20 -regeln är ett annat alternativ för tidshantering och med små justeringar kan det bara vara din idealiska lösning.

Vad är 80/20 -regeln exakt?

80/20 -regeln är också känd som Pareto -principen. Konceptet har sitt ursprung hos den italienska ekonomen Vilfredo Pareto. Han märkte att 80 procent av landets mark ägdes av bara 20 procent av befolkningen. Detta fick Pareto att undersöka denna obalans ytterligare och hur den relaterade till andra områden.

År senare tillämpade en konsult vid namn Joseph Juran detta koncept på företag och kallade det Pareto -principen. Från The Economist online :

Juran utvidgade principen till kvalitetskontroll och uppgav till exempel att de flesta produktionsfel är resultatet av en liten andel av orsakerna till alla defekter - vad han beskrev som 'de få viktiga och de triviala många'.

Enligt Investopedia , detta innebär att:

80 procent av försäljningsvolymen kommer från 20 produkter i produktlinjen.
80 procent av ett företags intäkter kommer från 20 procent av dess kunder.
80 procent av ett företags produktion kommer från 20 procent av dess anställda.

Tidshantering är den vanligaste användningen för Pareto -principen, eftersom de flesta tenderar att sprida sin tid tunt istället för att fokusera på de viktigaste uppgifterna.

Med allt detta i åtanke innebär det att koppla principen till tidshantering att 80 procent av din produktion kan komma från bara 20 procent av din tid. Nu är frågan, hur gör du det? Här är fyra saker du kan göra.

Utvärdera ofta dina uppgifter

Om 80 procent av resultaten kommer från 20 procent av ansträngningen, är det givet att 80 procent av effekten kommer från 20 procent av dina uppgifter. Så identifiera de 20 procent av dina uppgifter som kommer att ge de 80 procent av resultaten du söker.

Bildkredit: Astephan via Shutterstock

Ställ dig själv följande frågor när du granskar dina uppgifter:

Är varje uppgift på min lista märkt som brådskande?
Är uppgifterna på min lista inom mitt område eller hör de hemma någon annanstans?
Lägger jag för mycket tid på vissa typer av uppgifter?
Finns det uppgifter som jag bör delegera?
Är alla dessa uppgifter verkligen nödvändiga för det övergripande resultatet?

Bedöm ständigt dina mål

Dina mål och uppgifter kan vara sammanflätade, men inte alltid. Vissa kan vara helt separata. Så tänk på dina mål och de aktiviteter som behövs för att uppnå dem. Kom ihåg att 80 procent av dessa mål kommer att uppnås med bara 20 procent av nödvändiga aktiviteter.

Bildkredit: AzriSuratmin via Shutterstock

Gör igen en inventering och se vilka 20 procent av aktiviteterna som kommer dig närmare majoriteten av dina mål. Kolla in dessa få exempel och se om du kan relatera:

spelappar som inte använder data

Om jag arbetar sent idag (20 procent aktivitet) kan jag avsluta objektet på min uppgiftslista, göra chefen glad och ta av morgondagen (80 procent mål).
Om jag gör en sallad att äta vid mitt skrivbord till lunch idag (20 procent aktivitet), kan jag jobba med den uppgiften, slå tidsfristen OCH komma närmare mitt viktminskningsmål (80 procent mål).
Om jag planerar regelbundna möten (20 procent aktivitet) kan jag öka teamkommunikationen, ha ett mer framgångsrikt projekt OCH bli en bättre ledare (80 procent mål).

Bestäm din Prime Time

Alla har specifika tider under dagen när de är mest produktiva. Du kan göra ditt bästa arbete mellan 09:00 och 11:00. Eller så kan du få mer gjort mellan 15:00 och 17:00. När känner du dig som mest energisk, fokuserad och produktiv?

Bildkredit: Dean Drobot via Shutterstock

Bestäm när din bästa tid är och använd den för att hantera de 20 procent av de uppgifter och mål som du har identifierat. Detta säkerställer att du spenderar din mest produktiva tid på dygnet på de uppgifter och aktiviteter som behövs för bästa resultat.

Identifiera och eliminera distraktioner

Oavsett om du reser till kontoret varje dag eller jobbar hemifrån, är distraktioner överallt. Dessa otäcka, små avbrott kan orsaka förlust av fokus, försenade uppgifter och en övergripande minskning av din produktivitet.

Bildkredit: Argus via Shutterstock

Med hjälp av 80/20 -regelns koncept, FreshBooks antar :

80 procent av dina distraktioner kommer från 20 procent av källorna.

För att ta på dig dessa distraktioner och eliminera dem måste du först identifiera dem. Din lista kan se ut ungefär så här:

Floder av mejl
Inkommande telefonsamtal
Oplanerade besökare
Törst eller hunger
Meddelanden från sociala medier

När du har din lista med distraktioner, granska den och se vilka som stör dig mest. Du kommer troligen att upptäcka att endast två eller tre (20 procent) är huvuddelen (80 procent) av problemet. Inkludera sedan sätt att eliminera dessa avbrott. Här är några förslag:

Blockera specifika tider för att arbeta med e -post.
Låt icke-brådskande samtal gå till röstbrevlådan.
Stäng kontorsdörren.
Ta en drink och mellanmål till hands.
Håll dig borta från sociala medier under arbetet.
Använd en timer -app att ta tid såväl dina arbetspass som dina raster.

Har du testat 80/20 -regeln?

Pareto -principen kan ge framgång i vissa branscher och användningsområden, men kan det fungera för dig? Om du har provat 80/20 -regeln med stor framgång, fortsätter du att använda den? Om du gav det här konceptet ett försök med negativa resultat, vet du då vad som gick fel?

Kämpar du fortfarande? Anta dessa produktivitetsvanor online för att effektivisera dina dagar och kolla in dessa program för tidsspårning och appalternativ.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Ska du uppgradera till Windows 11 omedelbart?

Windows 11 kommer snart, men ska du uppdatera så snart som möjligt eller vänta några veckor? Låt oss ta reda på.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Självförbättring
Produktivitet
Tidsplanering
Uppgiftshantering

Om författaren Sandy Writtenhouse(452 artiklar publicerade)

Med sin kandidatexamen i informationsteknik arbetade Sandy i många år inom IT -branschen som projektledare, avdelningschef och PMO -ledare. Hon bestämde sig sedan för att följa sin dröm och skriver nu om teknik på heltid.

ta reda på vems nummer det är

Mer från Sandy Writtenhouse

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera