Vad är Microsoft SharePoint? 4 funktioner och fördelar med att använda den

Vad är Microsoft SharePoint? 4 funktioner och fördelar med att använda den

En Microsoft 365 -prenumeration ger dig tillgång till många produktivitetsverktyg. Den mest intuitiva, intelligenta och anpassningsbara är SharePoint. En svindlande 190 miljoner människor i mer än 200 000 organisationer av olika storlekar använder SharePoint.





SharePoint kan enkelt spara tid genom att eliminera behovet av flera uppgifter och projekthanteringsappar. Så småningom kan du investera mer tid för att växa din yrkeskarriär, frilansklienter eller sido.



Vad är Microsoft SharePoint?

SharePoint är ett onlinehanteringsverktyg. Det gör att du kan lagra filer i molnet för delning och samarbete. Det kan hjälpa dig att skapa webbplatser och undersidor för att ta bort uppgifter från olika team eller individer.





Med SharePoint kan du skapa ett intranät där du, dina medarbetare och frilansklienter säkert arbetar med en fil eller ett dokument. En centraliserad admin kontrollerar åtkomst så att varje användare sömlöst kan öppna, redigera och spara filer.

SharePoint har många avancerade funktioner som hjälper dig eller ditt team att hantera professionella och personliga arbeten. Följande är några av de mest använda åtgärderna:



  • Fildelning med interna och externa användare.
  • Hantera projektinnehåll, som bilder, artiklar, källkoder, videor etc.
  • Webbplatser och undersidor för att avveckla team och uppgifter.
  • Håll kontakten med medarbetaren via kommunikationssajter.
  • Mobilappen tillåter användare att komma åt team- eller kommunikationssajter från smartphones.
  • Skapa arbetsflöden och påminnelser för att automatisera projekt och uppgifter.
  • Använd sökfunktionen för att leta efter resurser, uppgifter eller filer.

Vem ska använda SharePoint

SharePoint fungerar som en tillflyktsort för alla kreativa filer som appkoder, grafiska mönster, ljudklipp, videor, webbplatsartiklar, fakturor etc. SharePoint erbjuder andra verktyg som dataanalys, webbplatsmallar, kunskapsbasmallar och arbetsflöden för projektledning.

Därför sträcker sig användningsområdet från en individuell innehållsskapare till stora företag. Många frilansande proffs eller små grupper av kreativa individer använder SharePoint i olika stadier av programvara, mobilapp, webbplats eller innehållsutvecklingsprojekt.



SharePoint -funktioner som ett produktivitetsverktyg

Det webbaserade SharePoint-verktyget som levereras med Microsoft 365-prenumerationen är ett robust men enkelt produktivitetsverktyg. De allmänt använda funktionerna som gör det till ett av de bästa verktygen för uppgift och projekthantering är:

1. Samarbetsarbete

SharePoint är en mycket flexibel och skalbar plattform för samarbete med interna eller externa resurser . En central administratörsanvändare kan tilldela olika nivåer av åtkomstbehörighet till enskilda användare av teamwebbplatser.



Du och ditt team kan arbeta med en enda fil i ett realtidsscenario utan att utsättas för någon latens. Därför föredrar många kreativa utvecklare och innehållsskapare SharePoint för att samarbeta för alla projekt.

En viktig funktion i SharePoint -samarbetet är att fortsätta att flöda överskyddad information på alla webbplatser och underwebbplatser. Det hjälper individer att hålla sig uppdaterade om projektet utan att gå igenom flera mejl, missade chattar, videosamtal, etc.

2. Content Management

Innehållshantering är en stor utmaning för alla individer eller grupper av yrkesverksamma som vill leverera bättre produktivitet. Med SharePoint kan du klara denna utmaning utan att behöva genomgå komplex programmering.

Innehållshanterare kan enkelt ta hand om flera projekt samtidigt på SharePoint. Det är enkelt att publicera eller uppdatera webbplatsinnehåll som evenemang, nyheter, bloggar, presentationsstackar, bildkaruseller etc. med SharePoint.

Du behöver inte starta varje innehållshanteringsprojekt från början. Det finns färdiga professionella mallar som du kan använda. Förutom innehållet har du total kontroll över dess versioner. SharePoint skapar och sparar flera versioner av filen som du eller ditt team arbetar med.

Vid behov kan du återkalla alla tidigare versioner eller åtgärda systemfel från SharePoint. Du behöver inte vara beroende av några tredjepartsverktyg för att säkerhetskopiera, återställa eller fixa filer.

3. Projektledning

SharePoint har en rad funktioner som du kan använda för uppgifts- och projektledning. Den mest uppenbara funktionen är att verktyget fungerar som central lagring för alla projektrelaterade dokument och filer som kan levereras.

Relaterat: Online Task Management Guide: Tips för att välja rätt app

Du kan också anpassa SharePoint -webbplatser på många sätt. Dessa skräddarsydda webbplatser kan fungera som en daglig planerare, veckoprogrammare och vanliga frågor om uppgifter. För projektdokumentation och prestationsgranskning kan du dessutom aktivera tidsloggningsfunktioner enligt nedan:

  1. Logga aktivitetsaktiviteter och ändringar.
  2. Logga eventuella problem som resurser rapporterar.
  3. Spåra uppgiftstidpunkt.
  4. Ändra spårningsdata.

Med SharePoint kan du också skapa ett arbetsflöde för att effektivisera uppgifter som uppgiftsöverlämning, logga av projektleveranser, godkännanden, presentera en demo och feedback från kunder.

4. Hybridlösningar

SharePoint integreras med de flesta Microsoft 365 -appar för att erbjuda dig ett sömlöst användargränssnitt för projektledning. SharePoint fungerar som ett centralt arkiv för dina projektdata, medan andra Microsoft 365 -appar gör det enkelt för dig att hantera uppgifter och resurser.

Du kan synkronisera SharePoint med verktyg som Att göra, Uppgifter, Planerare och Project Online för specialiserade metoder. Du kan generera rapporter för att presentera projektinsikter för dina frilanskunder.

SharePoint synkroniseras med din Outlook- och kalenderprofil för att organisera uppgifter och scheman så att du kan prioritera ditt arbete. På samma sätt kan du publicera dina SharePoint -teamplatser i Teams -appen för att komma åt kontakter, filer, uppgifter etc. från Teams.

hur man tjänar pengar på videospel

SharePoint har också möjligheten att integrera PowerPoint, Video, Stream, OneDrive för att förhandsgranska filer och dokument på SharePoint -webbplatser eller undersidor. Du sparar tid genom att undvika vardagliga uppgifter som att ladda ner filer från SharePoint för att göra PowerPoint -bilder.

Fördelar med SharePoint

SharePoint erbjuder många fördelar när man jämför med något annat produktivitetsverktyg för projekt- eller innehållshantering. Några av dess fördelar är:

1. Spara pengar

Du kanske redan betalar för det via Microsoft 365 -prenumeration. Undvik onödiga utgifter för appar och verktyg genom att använda SharePoint som det primära produktivitetsverktyget för professionella eller personliga behov.

2. Datasäkerhet

Regeringar och stora organisationer litar på SharePoint -ekosystemet med sina känsliga uppgifter. Så du kan lagra ditt kreativa arbete på SharePoint för samarbete utan att vara rädd för stöld av immateriella rättigheter.

Relaterat: Är Microsoft 365 faktiskt en säkerhetsrisk?

3. Skalbarhet

Verktygets skalbarhet låter dig budgettera dina kostnader mot produktivitetsverktyg. Om du ser ett inflöde av för många projekt från olika klienter kan du ändra prenumerationen för att rymma fler resurser och projekt. När projekten lättar kan du byta till lågavlönade planer.

4. Multifunktionsanvändning

En högre grad av flexibilitet och multifunktionsverktyg innebär att du kan fortsätta använda SharePoint som det främsta produktivitetsverktyget medan du fortsätter att ändra dina roller eller kreativa färdigheter. Du kan använda en mall när ett projekt slutar, och du måste starta ett annat. Du kan minimera budgeten genom att undvika flera appköp.

Rensa röran av filer, uppgifter och appar

SharePoints funktioner gör det till ett genomarbetat projekthanteringsverktyg snarare än en enkel molnlösning för fildelning och lagring. Genom att använda SharePoint och andra Microsoft 365-appar för att hantera dina professionella eller personliga uppgifter skapar du en dominoeffekt av ständigt ökad produktivitet.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Office 365 är nu Microsoft 365: Vad det betyder för dig och din familj

Office 365 har blivit Microsoft 365. Här är vad Microsoft 365 erbjuder prenumeranter och deras familjer.

Läs Nästa Relaterade ämnen
  • Produktivitet
  • Microsoft Office -tips
  • Samarbetsverktyg
  • Uppgiftshantering
Om författaren Tamal Das(100 artiklar publicerade)

Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått stor erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb i ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för 3 år sedan. Medan han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och titta på Netflix/ Prime Video.

Mer från Tamal Das

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera