Hur man börjar använda makron i Word

Trött på att utföra repetitiva uppgifter i Microsoft Word? Begravd i programmet är ett kraftfullt automatiseringsverktyg som kan ta dessa jobb ur dina händer. Vi talar om makron, och även om funktionen är beroende av Microsofts Visual Basic for Applications (VBA), kan du använda den även om tanken på kodning ger dig heebie-jeebies.

Med ett klick på en knapp registrerar Word dina handlingar och genererar ett makro som du kan spela om så ofta du vill. Om du är äventyrlig kan du enkelt ändra makrot för en extra grad av automatisering.

Här visar vi dig ett enkelt men användbart exempel: Hur man automatiserar Words Sök och ersätt funktion.

Spela in makrot

I det här exemplet är du den uppskattade presidenten för Society for the Conservation of Antique Dental Appliances. Du har dussintals Word -dokument om historiska proteser och liknande, alla med samhällets namn påtagligt nämnt. Plötsligt röstar styrelsen för att byta namn till Dental Antiques Preservation League. Nu behöver du ett enkelt sätt att uppdatera dokumenten.

Du kan börja med ett nytt tomt dokument eller öppna ett befintligt. Om du inte redan har gjort det måste du aktivera fliken Utvecklare.

Gå till Arkiv> Alternativ> Anpassa menyfliksområdet . Till höger, under Huvudflikar , kolla Utvecklare alternativ. Välj OK och avsluta.

var kan man köpa begagnade datordelar

Låt oss nu skapa vårt makro.

Klick Utvecklare> Spela in makro .
Du uppmanas att namnge makrot. Ange ChangeSocietyName eller något annat namn som passar dig. Undvik mellanslag, punkter, utropstecken och specialtecken vid namngivning av makron, annars får du ett felmeddelande. Du kan använda siffror, men det första tecknet måste vara en bokstav.
Du kan tilldela makrot till en knapp och/eller tangentbordsgenväg, men detta är inte ett krav. Om du väljer Knapp låter Word dig lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst. Du kan också lägga till en kort beskrivning av makrot.
Klick OK , och Word kommer nu att spela in dina handlingar. Träffa Ctrl + H att ta upp Hitta och ersätta dialog.
Gå in i Society for the Conservation of Antique Dental Appliances in Find and Dental Antique Preservation League in Replace.
Klick Ersätt alla för att utföra åtgärden Sök och ersätt. Detta är den enda åtgärden du vill spela in. Det spelar ingen roll om makrot faktiskt ersätter någon text. Poängen är att spara den för andra dokument.
Detta är viktigt: Klicka Utvecklare> Stoppa inspelning . Annars kommer makrot att inkludera alla efterföljande åtgärder.

Låt oss nu se ditt arbete. Öppna ett dokument som innehåller föreningens namn. Klick Utvecklare> Makron . Om du dubbelklickar på ChangeSocietyName utför Word automatiskt sök- och ersättningsoperationen.

Dricks: När du spelar in makrot kan du behöva utföra en åtgärd som du inte vill att ska spelas in. Till exempel kanske du vill kopiera och klistra in text i dialogrutan Sök och ersätt istället för att skriva den manuellt. Inga problem: Klicka bara Utvecklare> Pausa inspelning , kopiera och klistra in texten och klicka sedan på Utvecklare> Återuppta inspelare . Sedan kan du slutföra makroinspelningen enligt beskrivningen ovan.

Även om vi fokuserade här på Microsoft Word, kan du också använda makron för att öka produktiviteten i Excel . Och det finns massor av tidsbesparande makron för Microsoft OneNote.

Att dyka in i koden

Nu tar vi en djupare dykning i vårt nya Word -makro. Gå till Utvecklare> Makron , men istället för att dubbelklicka på makrot väljer du det och klickar Redigera . Detta öppnar Visual Basic-redigeraren, en fristående miljö för att bygga VBA-applikationer.

Det kan se skrämmande ut, men du kan ignorera menyerna och de flesta panelerna. Fokusera istället på fönstret som innehåller koden. Som du kan se har Word just skrivit ett makro som utför Sök och ersätt.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Låt oss förklara vad som händer här.

Sub på första raden är en förkortning för subroutine, ett litet program som kan köras på egen hand eller som en del av en större VBA -applikation. Rader som föregås av enstaka citattecken är för kommentarer. Citattecknen säger till VBA att ignorera alla uttalanden på dessa rader.

hur du får din telefon att ladda snabbare

Sedan kommer vi till köttet av koden: koden som utför Hitta och ersätta drift. Som du kan se anger den värden för varje alternativ i dialogrutan Sök och ersätt, inklusive text och ersättningstext i citattecken. De Selection.Find.Execute kommandot nära slutet motsvarar att klicka på knappen Ersätt alla.

Moddera makrot

För att använda makron behöver du inte röra med koden eller ens titta på den. Men du kan få ut mer av den här funktionen om du är villig att dyka in. Anta till exempel att du gör ett stavfel när du spelar in makrot. Istället för att spela in det igen kan du gå in i Visual Basic och fixa det.

Du kan också justera makrot för att göra det mer användbart, och det är vad vi kommer att göra här. När du kör Sök och ersätt, antingen manuellt eller via makro, kommer Word ihåg sökning och ersättningstext. Nästa gång du öppnar dialogrutan Sök och ersätt kommer det att se ut så här.

Det vore bättre att rensa värdena så att vi får en ren dialogruta. Vi gör det med ett andra makro, förutom den här gången gör vi det direkt i Visual Basic.

I Visual Basic -redigeraren väljer du hela underprogrammet, från första raden till Avsluta sub. Träffa Ctrl + C att kopiera den.
Placera markören under End Sub och slå Ctrl + V . Du har precis kopierat delrutinen.
Ändra namnet från ChangeSocietyName till ClearFindReplace (eller något annat namn som passar dig). Detta är viktigt eftersom VBA genererar ett felmeddelande om du försöker köra makron med dubblettnamn.
I .Text och Ersättning. Text värden, ta bort texten men lämna citattecken. I huvudsak säger du till Word att inte hitta något och ersätta det med ingenting, men du rensar också ut dessa värden.

Resultatet ska se ut så här:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Nu går vi tillbaka till makrot ChangeSocietyName. Under Sök och ersätt koden, men innan Avsluta sub, skriv ClearFindReplace (utan parentes i slutet).

Det stämmer: Du behöver inte ange all kod du just skapat, bara namnet på makrot.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

När Word kör ChangeSocietyName, körs först den ursprungliga Sök och ersätt -funktionen. Då kommer det att tolka ClearFindReplace som ett kommando för att köra det andra makrot.

Går vidare med VBA

Som du kan se kan Words makroinspelningsfunktion hjälpa dig att spara tid på otaliga sätt. Du kan skapa makron för att automatisera nästan vilken operation som helst, och i Visual Basic -redigeraren kan du justera makron, bädda in ett makro i det andra eller skapa en underrutin som kör flera makron efter varandra.

Eftersom VBA är ett fullfjädrat programmeringsspråk kan du integrera delrutinerna i större applikationer med variabler, loopar, villkorliga uttalanden och mer. Och när du väl har lärt dig grunderna i VBA i Word kan du tillämpa mycket av samma kunskap för att skapa makron i Microsoft Excel och Access.

hur man fixar en sprucken surfplatta gratis

För att ta det vidare vill du lära dig mer om VBA -konventioner och Visual Basic -redigeraren, till exempel hur du organiserar din kod och hur du hanterar buggar. Men även om du vill hålla fast vid enkla funktioner som de som beskrivs här, kan du gå långt för att förbättra din produktivitet.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post En nybörjarhandledning om att skriva VBA -makron i Excel (och varför du borde lära dig)

Om du använder Excel regelbundet är det värt att lära sig att skapa VBA -makron och få tillgång till många fler funktioner och funktioner.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Microsoft Word
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
Microsoft Office -tips
Microsoft Office 2019
Makron

Om författaren Stephen Beale(6 artiklar publicerade)

Stephen Beale är en mångårig teknikförfattare baserad i San Francisco -området. Han har författat många böcker om datorprogram inom publicering och grafisk design, och är en tidigare nyhets- och recensionsredaktör för Macworld. Han driver för närvarande The Steampunk Explorer, en populär webbplats för steampunkentusiaster.

Mer från Stephen Beale

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera