10 Google Docs -tips som tar sekunder och sparar tid

Ända sedan 'Google' blev ett verb gör vi mycket för att få den grammatiken för våra onlineliv. Vi söker med Googles syntax, vi lever inne i Gmail, och ibland blir vi produktiva med Google Drive och dess appar som Google Docs.

Av alla verktyg på Google Drive är Docs som textredigerare det första valet för vardagliga uppgifter. Det är därför varje Google Doc -tips som sparar tid är som gulddamm.

Här är tio tips som inte tar dig mer än några sekunder att lära dig.

vad man ska göra med gamla bildskärmar

Låt oss börja med att lansera Google Dokument ...

Gå direkt till Google Dokument från App Launcher när du är inloggad på andra Google -produkter. Klicka på App Launcher och du hittar dokument i Mer avsnitt om det inte syns i standarduppsättningen ikoner.

Men visste du att det finns ett ännu snabbare sätt att starta apparna?

1. Använd .Nya webbadresser som Google Drive -genvägar

Google har utnyttjat den nya toppnivådomänen för att ge oss några nya genvägar. Skriv bara in dessa i din webbläsare för att starta ett nytt dokument, kalkylblad, bild eller formulär.

http://doc.new: Öppna ett nytt Google -dokument
http://sheets.new: Öppna ett nytt Google Kalkylark
http://deck.new: Öppna en ny Google -presentation
http://site.new: Skapa en ny webbplats för Google -webbplatser

Små variationer verkar också fungera. Du kan till exempel skriva 'docs.new' istället för 'doc.new' för att öppna ett dokument. Vill du ha snabb åtkomst till dessa genvägar? Spara dem bara som bokmärken i webbläsaren.

2. Sök snabbt på Google Drive

De Snabb åtkomst rad överst på Google Drive -gränssnittet visar alla nya filer. Det föreslår också de som du oftast använder. Dubbelklicka på valfri fil för att öppna den.

Men du kan också söka efter en specifik fil eller mapp i Google Drive eller startskärmarna i Dokument, Kalkylark och Presentationer genom att ange ett ord eller en fras i sökrutan högst upp. En rullgardinsmeny visas med föreslagna resultat och dokumenttyper.

Det finns också en liten nedrullningspil bredvid rutan som öppnar kraftfulla filter för en djupgående sökning.

Typ: Mappar, dokument, PDF -filer, foton, PDF -filer etc.
Ägare: Någon, ägs av mig, ägs inte av mig, ägs av någon, specifik person
Plats: Var som helst, My Drive, Delat med mig.

Utöver detta kan du använda filtren i dialogrutan för att ytterligare förfina din sökning. Till exempel, Föremålsnamn söker bara efter filens titel. Plockar en av Uppföljning alternativ får du filerna med åtgärdsposter som tilldelats dig, eller med förslag i filer du äger.

Precis som Google Sök kan du använda booleska operatörer (t.ex. 'ELLER') för att utöka omfattningen av din sökning.

Till hastighet genom sökningen , ange en fras eller ett exakt citat relaterat till filen du vill öppna. Google Drive öppnar dokumentet och markerar det sökord du använde.

Tips om hastighet: Tryck / (snedstreck) för att gå till sökrutan.

Googles supportsidor har komplett lista över sökalternativ inuti Google Drive. Och glöm inte att söka i papperskorgen också!

Google Docs skiljer sig inte från någon annan kontorsvit. Det kan vara enklare än Microsoft Word, men menyn innehåller fortfarande många kommandon. Tryck Alt + / för att komma åt sökfunktionen för menyer. Skriv in det du letar efter och presto --- funktionen öppnas.

Menysökrutan är också ett fantastiskt sätt att upptäcka andra redigeringsverktyg som Google Dokument har att erbjuda. Notera länken till Kortkommandon i menyn.

4. Använd Google Keep With Google Docs

Google Keep är ett smidigt litet verktyg för att skriva ner snabba anteckningar i farten. Ett av de bästa tricksna för Google Keep är att använda Google Keep för att ta tag i text i valfritt foto och göra det till digital text. Men visste du att du med ett enda klick kan skapa ett Google -dokument från en Google Keep -anteckning?

Tack vare denna export kan du utöka, redigera och polera dina idéer på Google Dokument. För studenter och författare är denna sömlöshet en trevlig tidsbesparande funktion.

5. Visualisera ord du använder mest med ett Word Cloud

Ett word cloud är ett intressant verktyg för att visualisera information. Författare, studenter och akademiker kan använda word cloud eller ett taggmoln för att snabbt komma till temat för ett dokument. Ordmoln hjälper oss också att se de ord vi använder (eller missbrukar) oftare.

I Google Dokument använder du Tag Cloud Generator för alla dokument som har 50 ord eller mer. Det kostnadsfria tillägget Google Drive kan hittas och installeras från Tillägg (meny)> Hämta tillägg ...

Gå till tillägget från menyn. Taggmolnet visas på en liten panel till höger. Om du fortsätter skriva, använd den blå Uppdatera molnet knappen för att skapa taggmolnet igen.

Du kan ladda ner ordet moln som en bild. Molngeneratorn fungerar också med kalkylblad.

6. Sök och infoga med ett klick

Med Utforska verktyg behöver du inte lämna det dokument du arbetar med för att söka efter information. Att öppna en sökning i en annan webbläsarflik är en tidsåtgång i sig.

Gå till Verktyg> Utforska .

Det inbyggda Utforskningsverktyget som hjälper dig att söka, infoga och citera extra information i Google Doc eller Google Slide som du arbetar med. Du kan lägga till och citera citat med ett klick. Skriv in ämnet för en offert eller välj ett ord från dokumentet.

Citeringsformat som följs är --- MLA, APA, och Chicago . Som du kan se från skärmdumpen ovan är infogning av citat med rätt citat bara en del.

Verktyget kan också användas för att citera en mängd olika data --- inklusive statistiska data i tabeller . Användningen av sökalternativen är självförklarande --- om en del data ligger begravd i din Google Drive, använd Kör filter för att söka efter informationen eller bildsökningsfiltret för rätt illustrationer.

Kom ihåg att när du sätter in ord är det lätt att kontrollera ditt ordantal på Dokument .

hur man stoppar hackare på din telefon

7. Tillämpa formatering på flera textval

De Måla format verktyg i Google Dokument hjälper dig att replikera ett specifikt format till någon annan del av innehållet. Välj och formatera vilken text som helst. Klicka på Paint Roller -ikonen i verktygsfältet och markera texten som du vill använda formateringen på. Originalformatet kopieras till den andra texten.

Men vad händer om du vill formatera text som finns på flera platser i ditt dokument?

Enkel--- dubbelklicka på ikonen Paint roller istället för ett klick. Markera flera textval och kopiera samma formatering till varje markering.

8. Ta tag i royaltyfria bilder

Google Dokument innehåller Google Bildsökning för att snabbt hitta och infoga foton i dina dokument. Processen är enkel och intuitiv.

Välj Infoga> Bild eller klicka på Bild knappen i verktygsfältet i Dokument.

Välj ett av följande uppladdningsalternativ:

Ladda upp från datorn
Sök på webben
Kör
Foton
Efter URL
Kamera

När du väljer Sök på webben , Kör , eller Foton , en låda på höger sida av skärmen öppnas. Du kan också dra och släppa bilder direkt från lådan till ditt dokument.

Google anger att bilderna endast är tillgängliga för personligt eller kommersiellt bruk i Google Drive och måste användas i enlighet med deras programpolicy.

hur man tar bort aviseringar på facebook android

Också: Alla bilder som sätts in från webben e sparas i ditt dokument. Även om den ursprungliga källfilen tas bort från webben kommer ditt dokument inte att visa en tom platshållare.

9. Få någons uppmärksamhet i en kommentar

Samarbetsvilliga Google Dokument drivs av kommentarer. Google Dokument har ett snabbt sätt att märka personer individuellt så att de meddelas om eventuella kommentarer du gör på ett dokument. Välj punkten i dokumentet för kommentaren. Välja Infoga> Kommentar . Skriv en i rutan för kommentarer @ eller + underteckna och börja sedan skriva namnet på personen du vill meddela.

Google Dokument väljer automatiskt namnet från din Gmail -kontaktlista och informerar dem med ett e -postmeddelande. Om personen inte har direkt åtkomst till dokumentet måste du ange behörighetsnivån för användaren.

10. Använd genvägar för matematisk ekvation

Google Docs ger en mycket praktisk Ekvationsredaktör . Gå till Infoga> Ekvation . Du kan inte bara enkelt skapa ekvationer med de symboler, operatörer, variabler och pilar som tillhandahålls utan också samarbeta om dem med dina teammedlemmar. Google Docs använder LaTeX -syntaxen.

Ekvationsfältet gör det enklare att infoga symboler och matematiska operationer.

För att starta en ekvation, välj Ny ekvation . Detta skapar en platshållare i ditt dokument. Välj de symboler du vill använda genom att bara hålla muspekaren över dem och sedan välja de som är nödvändiga.

Dricks: För att snabba igenom processen kan du också använda genvägar för automatiseringsekvationer .

Om du till exempel skriver ' alfa' i en ekvation följt av ett mellanslag eller en parentes, konverterar Google Dokument din skrivning till en alfa. Du kan enkelt lägga till superscript och subscripts genom att trycka på knapparna '^' respektive '_'. Ange ' frac' för bråk.

Googles support har fullständig lista över ekvationsgenvägar .

Glöm inte tangentbordsgenvägarna i Google Dokument

Kortkommandon för Google Docs kan vara den ultimata tidsbespararen --- Hit Ctrl + / (snedstreck) på tangentbordet för att visa den omfattande listan som Google Drive har ställt upp för snabbare dokumenthantering.

Många av Gmail -genvägarna och de för Drive är liknande. Med Google Drive kan du också skapa dina egna genvägar.

Gå till Verktyg> Inställningar> Automatisk ersättning .

Du kan använda fälten för att automatiskt infoga regelbundet använda ord, e-postadresser, förkortningar och till och med felstavade ord med rätt versioner.

Det är också värt att välja Identifiera länkar automatiskt och Identifiera listor automatiskt i dialogrutan Inställningar.

Få saker gjort med Google Dokument

Du kan hävda att det ultimata hastighetstipset är att använda Google Drive -mallar. När du dyker ner i djupet kan varje liten funktion hjälpa dig att skapa professionella dokument med Google Dokument. Rätt hastighetstips hjälper dig att göra det så mycket snabbare.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 12 videosajter som är bättre än YouTube

Här är några alternativa videosajter till YouTube. De har alla en annan nisch, men är värda att lägga till dina bokmärken.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Google Dokument
Tangentbordsgenvägar
Google Drive

Om författaren Saikat Basu(1542 artiklar publicerade)

Saikat Basu är biträdande redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smuts från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär, brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättande färdigheter. Han ser upp för det saknade Oxford -komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.

Mer från Saikat Basu

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera