Home-theater-designers
Om du är bekant med produktivitetsgemenskapen eller har läst Cal Newports bok Deep Work har du förmodligen hört talas om termen blockering.
Genom att spendera 15 till 20 minuter varje dag för att förbereda din kalender för nästa, hävdar Newport att du kan få samma arbete utfört på en 40-timmars, tidsblockerad vecka som du skulle göra på en 60-timmars, oplanerad vecka.
Vill du få mer gjort varje dag? Fortsätt läsa, för den här artikeln visar dig hur du gör det med tidsblockering.
1. Tilldela lite planeringstid
Det första du behöver göra är att lägga en kort tid på att bestämma vad du behöver göra innan veckan är över. Bestäm vad som är bra för en vecka.
Börja med att skriva ner mellan tre och fem av de viktigaste uppgifterna du behöver slutföra. Beslutsfattande appar kan hjälpa till att göra det enklare
När du har redogjort för det väsentliga, notera alla andra viktiga uppgifter som inte är lika viktiga som dina prioriteringar.
Relaterad: De bästa alternativen för Google Kalender för tidshantering
Om du arbetar en åtta timmars dag, dela den i olika storlekar. Det skulle hjälpa om du tilldelade var och en av dessa platser till en specifik uppgift eller uppsättning uppgifter. Google Kalender är bra för detta, men en penna och papper kommer också att fungera. Alternativt kan du prova en annan kalenderapp.
2. Var ärlig mot dig själv
Försök inte pressa för mycket på en dag. Det är alldeles för lätt att underskatta hur lång tid en uppgift tar - särskilt om du antar att du kommer att vara 50 procent effektivare än vanligt. Om du är någon som aldrig har spårat sin tid tidigare, tar det lite tid att lära sig.
Du måste veta exakt hur länge du kan fokusera på djupt, svårt arbete. Om du tar ut fyra timmar för djupt arbete men bara kan koncentrera dig intensivt i två timmar, är det två timmar bortkastade som kunde ha spenderats på mindre krävande uppgifter.
När du lär dig mer om hur du arbetar och hur lång tid varje uppgift tar kommer dina tidsblockeringar att bli mer exakta. Och i gengäld blir du mer produktiv.
3. Du kan också blockera reaktivt arbete
Arbetar du i ett reaktivt jobb? Var inte rädd, för tidsblockering kan fortfarande fungera för dig.
Om en stor del av ditt arbete spenderas i inkorgen, schemalägg 30 minuter varannan timme i inkorgen. (Är det här en stor sak? Lägg till lite information i din signatur så att folk vet att du bara kollar e -post några gånger om dagen för att hålla produktiviteten.)
Om du måste ringa hela dagen, istället för att svara i telefonen varje gång den ringer, slå på telefonsvararen och schemalägg ett par perioder under dagen där du svarar på dina meddelanden. Detta minskar avbrott under andra tidsblock, så att du kan få ditt bästa arbete gjort.
4. Ta bort distraktioner
Tidsblockering fungerar utmärkt i teorin. Men i verkligheten kämpar du mot många distraktioner. För att framgångsrikt blockera din tid och hålla dig till ett schema måste du bli av med allt som försöker fånga din uppmärksamhet.
När du koncentrerar dig på en schemalagd uppgift, fokusera på ingenting annat än den schemalagda uppgiften. Stäng Facebook -fliken, sätt telefonen i flygplansläge och ber dina kollegor att inte störa dig. Om du behöver, sätt på ett par hörlurar också.
Relaterad: Gratis appar för påminnelser att ta en paus från skärmarna
Växla inte till andra uppgifter förrän din tid är inne för den nuvarande. Ofta blir du förvånad över hur mycket du får gjort.
5. Var inte för specifik
Människor är notoriskt dåliga på att förutsäga hur lång tid saker kommer att ta. Om vi är för specifika med vår tidsblockering ('30 minuter för att boka en plats för festen'), har vi redan misslyckats när vi inte når det exakta målet.
Håll istället dina tidsblock relativt vaga - men arbeta fortfarande mot ett visst mål.
Till exempel fungerar '30 minuter att organisera festen' bra. Istället för att ha en plats bokad kan det 30 minuter långa blocket resultera i en kort lista med arenor-så åtminstone har du gjort framsteg!
hur man berättar om mobiltelefonen är avlyssnad
Dessa snabba vinster är det som håller dig motiverad på lång sikt.
6. Tidsblockering betyder inte brist på val
Vissa människor ogillar brist på val hela dagen och fruktar att tidsblockering leder till en fullständig brist på alternativ. Men detta behöver inte vara fallet.
En bra idé är att göra ditt block vagt. Du kan namnge dem saker som 'skapa PowerPoint -bilder' eller 'skriva artiklar' om du har många uppgifter att göra på ett område.
Poängen är inte att nödvändigtvis slutföra specifika uppgifter i ett sammanträde. Det är att utvecklas inom områden du behöver, oavsett exakt vilket projekt du ägnar tid åt.
7. Behåll detaljerade anteckningar
När du regelbundet byter från en uppgift till en annan kan det ta lång tid att komma igång med nästa uppgift. För att tidsblockera framgångsrikt måste du vara i rätt sinnesstämning för detta.
app för att titta på filmer med vänner
För att göra detta, överväga att hålla detaljerade anteckningar. Du kan antingen göra detta i din Google Kalender eller på papper. Nämn var du fick senast du arbetade med ett projekt, genombrotten du gjorde och nästa steg för att gå vidare.
Tillbringa de sista minuterna av varje tidsblock för att skriva dessa anteckningar så att du kan gå in i nästa tidsblock med ett klart sinne.
8. Utför regelbundna recensioner
I slutet av varje vecka, månad eller kvartal (beroende på vad som är bäst för dig), granska de olika projekten du har arbetat med för att se om din tidsblockerande metod fungerar för dig och för att lära dig vilka projekt du behöver tilldela fler tidsblock till. Detta är det enda riktiga sättet du lär dig hur du ställer in din tid effektivt.
Under en genomgång, ställ dig själv följande frågor för varje projekt:
- Vad har jag åstadkommit sedan den senaste recensionen?
- Vilka uppgifter måste jag slutföra innan nästa granskning?
- I vilket skede befinner jag mig i vart och ett av mina projekt?
Med denna översikt kommer du att ha en mycket bättre position att fatta beslut för framtiden.
9. Förstå din kroppsklocka
Läs lite om dygnsrytm och ultradian rytm och lär dig att berätta vilka timmar på varje dag som är dina mest produktiva. Schemalägg sedan dina tidsblock därefter.
Många tycker att de är mest kreativa under de tidiga timmarna. Om du vet att du kan fokusera bättre under tidig eftermiddag, organisera dina tidsblock för att få ut det mesta av den tiden för dina högsta prioriteringar i veckan.
10. Var inte för professionell
Allt arbete och ingen lek gör Jack till en tråkig pojke. Se till att du planerar tid för vila och avkoppling i dina dagar.
Avsätt tid att spendera med din älskade. Tid att spendera på egen hand. Dags att träna. Dags att shoppa. Dags att göra ingenting. Annars kan alla dessa viktiga uppgifter falla längs vägen, och du kommer att upptäcka att du är uppdaterad när det gäller arbete, men helt efter i ditt personliga liv.
11. Använd påminnelser som fungerar
Oavsett om det är en kalender-popup, en e-postpåminnelse, en timer på din telefon eller ett gammalt skolur, måste du se till att du ställer in påminnelser som du är säker på att du kommer att följa. Om du är villig att arbeta ytterligare 10 minuter på varje uppgift kommer du snart att hamna efter på andra projekt.
Se till att du vet när ditt tidsblock tar slut, så att du kan komma in i rätt sinnesram för att gå till nästa block.
I grund och botten är tidsblockering en enkel övning för att dela upp din dag i olika delar av tiden. Om vi håller fast vid det hjälper det oss att uppnå allt vi behöver, vilket minskar stressen.
Visst, det finns vissa problem med motivation, förmågan att förutsäga hur lång tid saker kommer att ta och oförutsedda störningar. Men att använda denna metod kan hjälpa oss att minska förhalning och slöseri, skapa effektivare arbetsdagar och ge oss tillbaka personlig tid.
Blockera din tid för att öka din produktion
I en värld av distraktion erbjuder tidsblockering en bra lösning för att få arbete gjort medan du fortfarande njuter av ditt personliga liv. Att behärska övningen kan ta ett tag, men du får mycket mer gjort på kortare tid när du är där.
Det viktigaste är att komma igång. Anteckna dina viktigaste mål, börja långsamt och följ dina framsteg. Så småningom blir du en produktivitetsmästare.
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Tidsblockering fungerar inte? Prova dessa 8 produktivitetstekniker iställetÄven om tidsblockering är en effektiv produktivitetsteknik, är det inte för alla. Här är några alternativ att prova istället.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Google Kalender
- Tidsplanering
- Fokus
- Produktivitetstips
Danny är frilansande teknikförfattare baserad i Köpenhamn, Danmark, efter att ha flyttat dit från sitt hemland Storbritannien 2020. Han skriver om en mängd olika ämnen, inklusive sociala medier och säkerhet. Utanför skrivandet är han en ivrig fotograf.
Mer från Danny MaiorcaPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera