18 Avancerade tips för sidor, siffror och Keynote

18 Avancerade tips för sidor, siffror och Keynote
Den här guiden finns att ladda ner som en gratis PDF. Ladda ner den här filen nu . Kopiera gärna och dela detta med dina vänner och familj.

iWork kanske inte är i samma liga som Microsoft Office, men det är fortfarande en kraftfull kontorsvit att ha på din Mac.





När du väl blir bekant med grunderna i iWork , är du redo att gå vidare till nästa steg, som är att upptäcka vad du kan göra mer i iWork -apparna och hur. Det är där följande tips kommer in. De markerar några av de användbara funktionerna som finns tillgängliga i alla tre iWork -appar (sidor, nummer och Keynote).



Innan vi kommer till dessa iWork -tips vill vi dock påpeka en betydande namnskillnad mellan Pages/Numbers och Keynote.





Se upp för denna Keynote Naming Convention

I Keynote hänvisar Apple till mallar som teman. Men vi kommer att referera till dem som mallar i den här artikeln för att undvika förvirring.

Tänk dock på att du kommer att se ordet tema istället för mall inom menyalternativ och sådant i Keynote. Alternativen själva visas på samma platser som de gör i sidor och nummer; det är bara namnet som skiljer sig åt.



Låt oss nu utforska några praktiska funktioner i iWork -apparna.

1. Ändra språk och regioninställningar

Med iWork -appar kan du ändra språk och regioninställningar för varje dokument. Dessa påverkar hur dokumentet visar numeriska värden, valutor, datum och mer.



Du kommer åt språkinställningarna genom att klicka på Arkiv> Avancerat> Språk och region . Som standard är de inställda på att matcha systeminställningarna som du ser dem under Systeminställningar> Språk och region .

När du byter till ett annat språk och/eller en annan region ser du en förhandsvisning av de uppdaterade dataformaten precis under inställningarna. Slå OK knappen för att spara inställningarna.



Uppdateras dokumentinnehållet automatiskt för att matcha det nya formatet? Inte allt. Du kan behöva prova och göra fel för att ta reda på vad som ändras.

Men alla färska data du anger tar det format som anges av de uppdaterade språk- och regioninställningarna. Av denna anledning är det bäst att justera dessa inställningar så snart du konfigurerar dokumentet.

2. Anpassa autokorrigeringsinställningar

Autokorrigeringsinställningarna som du har ställt in under Systeminställningar> Tangentbord> Text tillämpas på macOS. Visste du att du kan åsidosätta dem för varje iWork -app från Inställningar> Autokorrigering ?

Ja, sidor, siffror och Keynotes inställningar har var och en en speciell flik med flera autokorrigeringsinställningar som du kan justera efter eget tycke. Förutom att ha anpassade inställningar för formatering och stavning får du anpassade listor för textbyte.

3. Ge objekt en makeover med stilar

iWork har förinställda kombinationer av färger, teckensnitt, former och mer som hjälper dig att ändra utseendet och känslan av objekt. Du hittar dessa stilar dolda i Formatera inspektör.

Naturligtvis beror alternativen du ser i inspektören på det objekt du har valt, och namnet på motsvarande flik varierar också. Oroa dig dock inte, eftersom flikarna är superlätta att hitta.

Du får se en Stil flik för textrutor, former och media. Tabellstilar visas under Tabell flik och diagramstilar under Diagram flik. Du ser styckeformat och teckenstilar under Text flik.

Om du vill tillämpa en stil väljer du det objekt du vill sätta ny färg på och väljer bland en av de förinställda stilarna.

4. Skapa anpassade stilar

Med iWork -appar kan du skapa egna stilar. För att lägga till ett, välj ett objekt vars stil du vill spara och klicka på Format> Avancerat> Skapa stil .

bästa stället att köpa högskoleböcker

Föredrar du en genväg med ett klick istället för menyalternativet? Klicka på + knappen som följer de befintliga stilarna i Formatera inspektör. Och där sparas din stil nu som en förinställning!

För stycke-, tecken- och liststilar hittar du Lägg till knappen på en något annan plats. Det finns längst upp till höger i stillistan.

Det är synd att Apple har släppt importfunktionen som du kan ta med anpassade stilar från ett dokument till ett annat. Du kan fortfarande göra det, men det tar lite extra ansträngning, och du kan bara flytta en anpassad stil åt gången.

Först måste du välja det objekt vars stil du vill kopiera och klicka på Format> Kopieringsstil . Då måste du använda Format> Klistra in stil alternativet i dokumentet där du vill återge stilen.

Markera texten som du vill skapa en hyperlänk för och besök Format> Lägg till länk -menyn eller högerklicka på menyn för att komma igång. Du ser att du kan skapa länkar till både webbsidor och e -postadresser.

I Keynote kommer du också att kunna länka till specifika bilder. På samma sätt kommer du att kunna länka till specifika element (kallade bokmärken) i ett dokument i Pages. Naturligtvis måste du ha ett bokmärke på plats innan du kan länka till det.

För att skapa ett bokmärke, välj först det element du vill ha snabb åtkomst till. Sedan, i Bokmärken avsnitt av Dokumentera inspektör, klicka på Lägg till bokmärke knapp. Bokmärket dyker upp i listan precis under knappen.

6. Komprimera filer

Att infoga medieobjekt som foton och filmer i ett iWork -dokument kan öka filstorleken avsevärt. Det beror på att filen lagrar dessa objekt i sin ursprungliga storlek och upplösning även om du har skalat ner dem.

Naturligtvis är det praktiskt när du vill återställa originalversionerna av medieobjekten. Men som en kompromiss måste du hantera en större fil.

Vad sägs om att komprimera filer genom att låta iWork trimma ljud/video och minska bildupplösningen? Klicka på Arkiv> Avancerat> Minska filstorlek gör susen. Var noga med att använda alternativet när allt i dokumentet är på plats och alla medieobjekt har den storlek du vill ha dem.

Därefter får du en meddelanderuta som berättar hur mycket appen minskar filstorleken. Klicka på Minska -knappen för att fortsätta med komprimeringen.

7. Lås objekt

Slutar du ofta med att flytta eller redigera element som du inte menade? Förhindra det genom att fästa objekt på plats med Ordna> Lås alternativ. Du behöver inte göra det här objektet åt gången; låsning fungerar även när du har valt flera objekt.

Med undantag för kommentarfält kan du låsa alla typer av objekt som du ser listade i det primära verktygsfältet i en iWork -app. Det inkluderar textrutor, tabeller, former, bilder och videor.

Kan du inte låsa objekt i Pages? Ibland ser du Låsa alternativet nedtonat i Ordna menyn i sidprogrammet. Prova denna nästa fix för att aktivera den.

Öppna först Formatera inspektör för det valda objektet och växla till dess Ordna flik. Under Objektplacering avsnitt, växla från Flytta med text fliken till Stanna på sidan flik. Det borde få tillbaka Låsa alternativ för det valda objektet.

Om du vill flytta eller redigera ett objekt du har låst måste du först låsa upp det genom att klicka på Ordna> Lås upp .

8. Gruppera objekt

Låt oss säga att du vill flytta några objekt utan att störa deras relativa position till varandra. Eller kanske vill du tillämpa samma stil på dem alla. I sådana fall hjälper det om du kan behandla dessa objekt som ett enda objekt. Det kan du faktiskt när du grupperar dem genom att klicka på Ordna> Gruppera .

För att separera de grupperade objekten och gå tillbaka till att redigera dem individuellt, är allt du behöver göra att välja gruppen och klicka på Ordna> Uppgruppera .

Du kan också gruppera/avgruppera objekt (plus låsa/låsa upp dem) från högerklicka eller Kontrollera -klicka på menyn.

9. Håll ordningsverktygen behändiga

De Formatera inspektör inkluderar en Ordna fliken för att ge dig alternativ för att placera objekt med precision. Men det är tråkigt att byta till det från en av de andra flikarna varje gång.

Varför inte göra Ordna verktyg lättare att komma åt? Ge dem en dedikerad bärbar ruta genom att klicka på Visa> Visa ordningsverktyg . Du kan också sätta Färger och Justera bilden verktyg i liknande popup -rutor genom att klicka på lämplig Show alternativ i Se meny.

10. Gå snabbt till Visa -alternativ

Se det där lilla Se verktygsfältets knapp längst till vänster? Den döljer en användbar meny för att växla synligheten för viktiga element på skärmen som linjaler, kommentarer och Hitta och ersätt låda.

Baserat på iWork -appen du befinner dig i kan du använda det verktygsfältet Se menyn för att få åtkomst till några specialfunktioner också. Till exempel kan du i Pages dölja miniatyrbilder och avslöja ordräkningen från den menyn. I Keynote kan du växla mellan olika layouter och även börja redigera huvudbilder.

11. Dölj mallväljaren

När du öppnar någon iWork-app visar den en uppsättning snygga, tidsbesparande mallar att välja mellan.

Medan mallarna är användbara , kanske du föredrar att börja med ett tomt dokument varje gång. I så fall blir mallväljaren en irriterande popup. Det är lätt att dölja det.

Gå först till appen Preferenser med genvägen Cmd + Komma . Under För nya dokument avsnitt av allmän fliken, välj alternativknappen för Använd mall .

I Sidor och nummer är standardmallen Tom , medan det är Keynote Lutning . Du behöver dock inte hålla dig till dessa. Välj Ändra mall knappen under Använd mall alternativ för att välja en ny standard. Du kan också skapa en ny mall helt och hållet som standard. Vi får se hur vi gör det i nästa avsnitt.

Vill du komma åt mallväljaren när du har gömt den? Ta upp det genom att hålla nere Alternativ nyckel- när du skapar ett nytt dokument. Alternativ + Cmd + N är motsvarande genväg.

12. Skapa nya mallar

Låt oss säga att du har konfigurerat ett iWork -dokument just nu, och nu skulle du vilja använda det som utgångspunkt för framtida dokument. Du kan, när du sparar det här modelldokumentet som en mall. För att göra det, klicka på Arkiv> Spara som mall . (I Keynote ser du Spara tema istället för Spara som mall .)

Klicka på i dialogrutan som visas Lägg till i mallväljaren för att spara mallen på standardplatsen. Det kommer sedan att visas i Mina mallar del av mallväljaren. Om du vill spara mallen på en annan plats klickar du på Spara knappen istället.

13. Skapa platshållare för text och media

Om du arbetar med en anpassad mall måste du välja de befintliga textbitarna varje gång du vill ersätta dem. Du kommer inte att ha det här problemet om textavsnitten i mallen är platshållare. När de är det kan du börja skriva in text direkt utan att behöva markera den befintliga texten först.

På samma sätt, om du definierar platshållare för media, kan du snabbt ersätta dem med färsk media. Allt du behöver göra är att klicka på Lägg till bild knappen längst ned till höger på platshållaren själv (se skärmdump nedan).

Detta visar popup -mediautforskaren från vilken du kan välja den bild eller video du behöver. Du behöver inte bry dig om att ändra storlek på eller omformulera de nya medierna. de antar samma stil som platshållaren.

Som du ser sparar det mycket tid att ha platshållare för text och media och du vill använda dem när du skapar mallar. Att göra det är ganska enkelt.

Markera vilken bit text som du vill definiera som platshållare och klicka på Format> Avancerat> Definiera som textplatshållare . Om du vill ange en bild eller en video som platshållare väljer du Definiera som Media Placeholder alternativ från samma meny istället.

14. Importera färdiga mallar

Du behöver inte skapa anpassade mallar. Varför inte importera några fantastiska från iWorkCommunity ? De är gratis att använda! (Du kan också 'låna' mallar från vänner och familj via e -post.)

iWorkCommunity har mallar för tidrapporter, insamlingar, tidskrifter och många andra typer av dokument. Ladda ner vilken mall du vill och öppna den med relevant iWork -applikation.

Mallen öppnas som en vanlig fil. För att installera det måste du spara det som en anpassad mall som vi såg i avsnittet ovan. När du väl gör det visas det i Mina mallar del av mallväljaren som vanligt.

15. Återställ tidigare filversioner

iWork -appar sparar automatiskt ditt arbete med jämna mellanrum efter att du har sparat en fil en gång genom att namnge den. Du kan visa och återställa någon av de tidigare filversionerna med Arkiv> Återgå till> Bläddra bland alla versioner alternativ. Det tar filversionssystemet på macOS till handling.

Om det finns någon särskild version av filen du vill spara som en återställningspunkt klickar du på Arkiv> Spara eller slå Kommando + S för att spara den versionen manuellt. Det kommer sedan att dyka upp tillsammans med de automatiskt sparade versionerna och du kan återställa det när som helst.

Du kanske vill se till att du har en bra säkerhetskopia innan tar bort dubblettvärden i Numbers , till exempel.

16. Säkerhetskopiera filer till Microsoft Office -format

Om du vill säkerställa maximal kompatibilitet för dina kontorsfiler på de flesta plattformar och programvaruversioner, behåll en kopia av:

  • Siddokument som DOC -filer (Word),
  • Numrerar kalkylblad som XLS -filer (Excel) och
  • Keynote -presentationer som PPT -filer (PowerPoint).

Du kan förlora några filinställningar med detta tillvägagångssätt, men dina data är mer eller mindre intakta och bakåtkompatibla. Låt oss nu se hur vi faktiskt exporterar dessa filer.

Titta under Arkiv> Exportera till -menyn för att hitta motsvarande Microsoft Office -program för att exportera din fil. När Exportera ditt dokument dialogrutan visas, välj det relevanta formatet från Avancerade alternativ sektion.

Tänk på att DOC, XLS och PPT är äldre filformat som Microsoft för länge sedan har ersatt med DOCX-, XLSX- och PPTX -format. Utforska det senare med vår artikel om sällsynta filformat för kontor.

17. Skydda filer med lösenord eller Touch ID

Med iWork -apparna kan du dölja dina filer bakom ett lösenord. Klicka på Arkiv> Ange lösenord för att börja konfigurera en. Var noga med att lägga till ett lösenordstips för enkel återkallelse. Om du vill få nyckelringen att komma ihåg lösenordet för dig, markerar du den här rutan: Kom ihåg det här lösenordet i min nyckelring . Slå Välj lösenord knappen för att sluta låsa din fil.

Om din Mac stöder Touch ID för upplåsning av fingeravtryck kan du använda den funktionen för att låsa upp iWork -filer. Men först måste du konfigurera Pages, Numbers och Keynote för att använda Touch ID. För att göra detta, i Preferenser i varje av dessa appar, markera kryssrutan för Använd Touch ID .

Touch ID fungerar bara tillsammans med ett textlösenord, så du kan inte bara använda Touch ID för att låsa/låsa upp en fil. Du måste konfigurera ett textlösenord för det först, och medan du gör det kan du välja Öppna med Touch ID alternativ.

hur man lägger till appar till vizio smart tv inte i app store

18. Ta reda på vad som är nytt

Vill du veta vad den senaste iWork -uppdateringen har för dig? Klicka på Hjälp> Vad är nytt i i valfri iWork -app för att se höjdpunkterna i en popup -låda. Slå Fortsätta -knappen för att lämna rutan. Om du vill veta om alla de bästa nya funktionerna klickar du på Komplett funktionslista länk för att besöka relevant Apples supportsida.

Dela en iWork -hemlighet eller två själv

Om du släpp Microsoft Office för iWork eller använd båda kontorssviterna sida vid sida är upp till dig. I båda fallen kommer du att spara mycket tid genom att lära dig de bästa tipsen och tricksna för iWork. Börja med att utforska hur du lägger till kryssrutor och reglage i Numbers eller hur du använder formler och funktioner i Numbers.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post En nybörjarguide för att animera tal

Att animera tal kan vara en utmaning. Om du är redo att börja lägga till dialog i ditt projekt bryter vi ner processen åt dig.

Läs Nästa Relaterade ämnen
  • Mac
  • Produktivitet
  • Lång form
  • Longform Guide
  • jag jobbar
Om författaren Akshata Shanbhag(404 artiklar publicerade)

Akshata utbildade sig i manuell testning, animering och UX -design innan han fokuserade på teknik och skrivning. Detta sammanförde två av hennes favoritaktiviteter - att förstå system och förenkla jargong. På MakeUseOf skriver Akshata om att göra det bästa av dina Apple -enheter.

Mer från Akshata Shanbhag

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera