Home-theater-designers
När du fyller i kalkylblad är Excel -autofyllningsfunktioner det mest effektiva sättet att spara tid. De flesta inser inte att de kan automatisera många saker de gör manuellt i Excel.
Till exempel kanske du vill tillämpa en formel på bara varannan eller var tredje rad när du drar ner till autofyllning. Eller kanske vill du fylla i alla ämnen i ett ark. Den här artikeln visar dig fem av de mest effektiva sätten att automatisera kolumnfyllning.
1. Autofyll varannan cell i Excel
Alla som har använt Excel under en tid vet hur de använder autofyllningsfunktionen för att autofylla en Excel -cell baserad på en annan.
Du klickar helt enkelt och håller musen i cellens nedre högra hörn och drar ner den för att tillämpa formeln i den cellen på varje cell under den (liknande kopiera formler i Excel ).
I det fall en första cell bara är ett tal och inte en formel, skulle Excel bara fylla i cellerna automatiskt genom att räkna uppåt med en.
Men vad händer om du inte vill tillämpa Excel -autofyllningsformeln på varenda cell under den? Till exempel, vad händer om du bara vill att varannan cell ska fylla i automatiskt och sammanfoga för- och efternamn, men du vill lämna adressraderna orörda?
Hur man automatiskt fyller i varenda cell i Excel
Du kan göra detta genom att ändra din autofyllprocedur något. Istället för att klicka på den första cellen och sedan dra den ner från det nedre högra hörnet, markerar du de två första cellerna istället. Placera sedan musen i det nedre högra hörnet av de två cellerna tills markören ändras till en ' + '.
Håll nu ned och dra ner det precis som du normalt skulle.
Excel fyller inte längre automatiskt varenda cell baserat på den första cellen, utan fyller nu bara varannan cell i varje block.
Hur andra celler hanteras
Vad händer om de andra cellerna inte är tomma? Tja, i så fall kommer Excel att tillämpa samma regler i den andra cellen i det första blocket som du markerade också på varannan cell.
Till exempel, om den andra cellen har ett '1' i sig, fyller Excel automatiskt varannan cell genom att räkna upp med 1.
Du kan bara föreställa dig hur denna flexibilitet kraftigt kan förbättra hur effektivt du kan fylla i data automatiskt i blad. Det är ett av många sätt Excel hjälper dig att spara tid när du hanterar mycket data.
hur man initierar ssd windows 10
2. Autofyll till slutdata i Microsoft Excel
En sak som människor ofta stöter på när de arbetar med Excel -kalkylblad i en företagsmiljö är att hantera massiva kalkylblad.
Det är lätt nog att dra muspekaren från toppen till botten av en uppsättning med 100 till 200 rader för att autofylla den kolumnen. Men vad händer om det faktiskt finns 10 000 eller 20 000 rader i kalkylarket? Att dra muspekaren ner över 20 000 rader skulle ta lång tid.
Det finns ett snabbt trick för att göra detta mer effektivt. Så här fyller du i stora områden i Excel automatiskt. Istället för att dra hela vägen ner i kolumnen håller du bara ned shift -tangenten på tangentbordet.
Nu märker du när du placerar musen i cellens nedre högra hörn, istället för en plusikon är det en ikon med två horisontella parallella linjer.
Allt du behöver göra är nu dubbelklicka den ikonen, och Excel fyller automatiskt i hela kolumnen, men bara ner till där den intilliggande kolumnen faktiskt har data.
Det här tricket kan spara otaliga timmar som slösas med att dra musen ner över hundratals eller tusentals rader.
3. Fyll i ämnena
Tänk dig att du har fått i uppgift att städa upp ett Excel -kalkylblad, och det vill din chef tillämpa en specifik formel till varje tom cell i en kolumn.
Du kan inte se något förutsägbart mönster, så du kan inte använda 'vartannat x' autofylltrick ovan. Dessutom skulle det tillvägagångssättet utplåna alla befintliga data i kolumnen. Vad kan du göra?
Tja, det finns ett annat knep du bara kan fylla i tomma celler med vad du vill.
I arket ovan vill din chef att du fyller i en tom cell med strängen 'N/A'. I ett ark med bara några rader skulle detta vara en enkel manuell process. Men i ett ark med tusentals rader skulle det ta dig en hel dag.
Så gör det inte manuellt. Välj bara all data i kolumnen. Gå sedan till Hem -menyn, välj Hitta och välj ikon, välj Gå till Special .
I nästa fönster väljer du Blanks .
I nästa fönster kan du ange formeln i den första tomma cellen. I det här fallet skriver du bara Ej tillgängligt och tryck sedan på Ctrl + Enter så att samma sak gäller för varje tom cell som hittas.
Om du ville, istället för 'N/A', kan du skriva in en formel i den första tomma cellen (eller klicka på föregående värde för att använda formeln från cellen strax ovanför den tomma cellen).
När du trycker på Ctrl + Enter , kommer den att tillämpa samma formel för alla andra tomma celler. Rengöring av ett rörigt kalkylblad kan vara ganska snabbt och enkelt med den här funktionen.
varför fungerar inte Netflix på min telefon
4. Fyll med föregående värde -makro
Det sista tricket tar faktiskt några steg. Du måste klicka på en massa menyalternativ - och det är bara att minska antalet klick, eller hur?
Så låt oss ta det sista tricket ett steg längre. Låt oss automatisera det med ett makro. Följande makro söker i princip genom en kolumn och letar efter en tom cell. Om det är tomt, kommer det att kopiera värdet eller formeln från cellen ovanför det.
För att skapa makrot, klicka på Utvecklare menyalternativet och klicka på Makron ikon.
Namnge makrot och klicka sedan på Skapa makro knapp. Detta öppnar ett kodredigeringsfönster. Klistra in följande kod i den nya funktionen.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Tillvägagångssättet i manuset ovan är att göra det flexibelt, så det låter användaren av arket ange vilken kolumn och rad att börja på. Så nu, när du har ett ark som ser ut så här:
När du har fyllt i den tomma cellen med samma formel som cellen ovanför kan du köra ditt makro för att fylla i luckorna i kolumn G.
När du har besvarat uppmaningarna om att starta kolumn och rad fyller det i alla luckor i den kolumnen utan att vidröra befintliga data.
Det fyller i huvudsak kolumnen automatiskt samtidigt som befintlig data lämnas ensam. Detta är inte lätt att göra genom att bara dra musen nedåt i kolumnen, men antingen med hjälp av det menystyrda tillvägagångssättet som beskrivs ovan eller makrometoden som beskrivs i det här avsnittet, är det möjligt.
5. Iterativa beräkningar Makro
Iterativa beräkningar baseras på resultaten från tidigare rader. Till exempel kan nästa månads företagsvinster bero på föregående månaders vinst.
I så fall måste du inkludera den tidigare cellens värde i beräkningen som innehåller data från hela bladet eller arbetsboken. Att uppnå detta innebär att du inte bara kan kopiera och klistra in cellen, utan istället utföra beräkningen baserat på de faktiska resultaten i cellen.
Låt oss ändra det föregående makrot för att utföra en ny beräkning baserat på resultaten från den föregående cellen.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
I det här skriptet tillhandahåller användaren både första och sista radnumren. Eftersom det inte finns någon data i resten av kolumnen har manuset ingen aning om var du ska börja. När skriptet har tillhandahållit intervallet gör det sedan en interaktiv beräkning med det tidigare värdet och fyller i hela kolumnen med de nya uppgifterna.
Tänk på att detta bara är ett alternativt tillvägagångssätt för iterativa beräkningar. Du kan göra samma sak genom att skriva en formel direkt i nästa tomma cell och inkludera den föregående cellen i formeln. När du sedan fyller i den kolumnen automatiskt kommer det föregående värdet att inkludera på samma sätt.
Fördelen med att använda ett makro är att om du ville kan du lägga till lite avancerad logik i den interaktiva beräkningen, vilket du inte kunde göra i en enkel cellformel.
Du kan lära dig mer om fel att undvika när du gör Excel -makron här .
hur du gör att din telefon laddas snabbare
Autofyllning av Excel -kolumner är lätt
Som du kan se kan den metod du väljer när kolumner med automatisk fyllning verkligen minska din arbetsbelastning. Det är särskilt viktigt när du har att göra med kalkylblad med tusentals kolumner eller rader. Efter lite tålamod och övning kommer du enkelt att kunna fylla i formler i Excel automatiskt.
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Så här använder du funktionen RANDBETWEEN i ExcelExcels RANDBETWEEN -funktion returnerar ett nytt slumptal varje gång kalkylbladet beräknar om. Så här använder du det!
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Kalkylark
- Microsoft excel
- Microsoft Office -tips
- Produktivitetstips
Ryan har en kandidatexamen i elektroteknik. Han har arbetat 13 år inom automationsteknik, 5 år inom IT och är nu en Apps Engineer. Han var tidigare chefredaktör för MakeUseOf och talade vid nationella konferenser om datavisualisering och har presenterats på nationell TV och radio.
Mer från Ryan DubePrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera