Excel vs. Åtkomst - Kan ett kalkylblad ersätta en databas?

Excel vs. Åtkomst - Kan ett kalkylblad ersätta en databas?

Eller ska du använda båda? Microsoft Access och Excel har både datafiltrering, sortering och sökning, men vilket program passar dina arbetskrav och hur får du det bästa av två världar?





Förstå vad varje verktyg är till för

Tabellen ovan bör ge dig en översikt över de viktigaste jämförelserna mellan att använda Microsoft Access eller Excel för dina datakrav. I en idealisk värld använder vi alla Microsoft Excel och Access omväxlande, en för sina avancerade matematiska beräkningar och statistiska jämförelser, den andra för dess förmåga att organisera och visa flöden av data på ett strukturerat sätt.



Viktiga frågor innan du väljer

Du bör ställa dig själv dessa nyckelfrågor innan du börjar med en programvara över den andra:





  • Hur vill du organisera dina data?
    • Upprepande? Duplicering?
    • Åtgärdsspårning/händelsehantering?
  • Lagrar och hanterar du, eller lagrar och analyserar du?
  • Hur mycket data har du?
    • Text?
    • Numerisk?
  • Behöver du formatera för delbar utmatning?

Excel är för dataanalys

Excel utmärker sig med numerisk data, dess lagring och de många permutationer av analys du kan behöva för att avslöja alla mönster, trender eller felaktiga namn i dina data. Inlärningskurvan för Excel är ganska kort - eftersom det kan verka extremt skrämmande till att börja med, men du kommer snabbt att böja pivottabeller för eget bruk på nolltid.

varför använder Google så mycket minne

De senaste versionerna kommer helt fylld med mallar , praktiska genvägar och ett mycket vänligt GUI, men det finns överväganden att göra. Excel är ett utmärkt verktyg när du använder några kalkylblad åt gången, men när du börjar skala upp storleken på din databas, till exempel med en statlig datauppsättning, börjar Excel krypa under belastningen.



Att upprätthålla ett massivt Excel -kalkylblad med tusentals, om inte tiotusentals poster blir allt svårare och i takt med att dina data utvecklas kan behovet av att uppdatera dina formler, sammanfattningsintervall och makron leda till att fel uppstår i dina data.

Excel -resurser

Här är några utmärkta online-resurser, självstudier och mallar för att ge dig övertaget när du ska ta tag i Excel:



  • Lär dig Excel utan att spendera en slant - referenslista för Excel -självstudier, som täcker bokstavligen allt du behöver genom en av länkarna
  • Mallar för Excel - Microsoft Office butik för Excel -mallar. Excel 2013 har en utökad lista när du öppnar programvaran - leta efter fler alternativ!
  • Chandoo.org - massor av gratis information som täcker alla inlärningsnivåer
  • MrExcel -liknande Chandoo, har tusentals praktiska videor och handledning
  • Youtube: Howcast Tech - bra introduktionsserie, på väg mot några mellanliggande Excel -verktyg

Chandoo, MrExcel och YouTube -serien från Howcast Tech är särskilt bra, var och en erbjuder enastående självstudier som täcker i stort sett alla verktyg du kan stöta på i Excel, briljanta resurser för ödmjuka nybörjare ända till Excel -savants bland oss.

Åtkomst utmärker sig vid datahantering

Microsoft Access är ett något annat djur än Excel. Där Microsoft Excel har fokus på numeriska, potentiellt engångssekvenser, tillhandahåller Access en lagringslösning för information som kan återkallas och refereras till på flera platser. Jag ska erkänna inlärningskurvan för Access är problematisk på vissa ställen, men när du väl har lärt dig grunderna i programvaran hittar du dessa färdigheter relativt utbytbara med nästan vilken databasprogramvara som helst.



Den kanske största enskilda skillnaden mellan Microsoft Access och Excel är metoden för lagring av poster. Microsoft Access -poster är gratis att ändra när som helst. Bilden ovan visar Microsoft Access (överst) och Excel (nedtill) för jämförelse. Observera att när du använder Microsoft Access får varje enskild post ett specifikt ID -nummer - den första kolumnen - så att du kan sortera, filtrera och fråga hela din databas. Och din databas är just det - en digital lagring av information. Att lägga till mer information, ändra, ta bort, filtrera och fråga efter det påverkar inte den befintliga posten, inte heller formlerna, sammanfattningsintervallen, tabellerna och rapporteringen som du redan har konfigurerat. När du använder en massiv datamängd i Excel finns det en möjlighet att utföra någon av de ovan nämnda uppgifterna kan gå sönder något, någonstans.

Ett steg längre än Excel

Microsoft Access går ett steg längre än Excel när det gäller ren datalagring, med specifika interna verktyg för att säkerställa datakvaliteten:

  • Använd uppslagslistor och valideringsregler för enskilda fält på tabellnivå
  • Formulär kan lägga till ytterligare regler i din Access -tabell under datainmatning
    • Lyhörd för användarval och fördefinierade händelser
  • Referensintegritet mellan tabellerna upprätthålls konsekvent av Microsoft Access - se till att alla dina data är vettiga, nästan hela tiden

Aggregationer av enorma databaser är också relativt enkla i Microsoft Access. Frågor och filtrering kan ske oavsett lagringsläge med Microsoft Access som erbjuder kraftfulla dataanalyslösningar - men ingen pivottabell!

Microsoft Access -resurser

I likhet med våra Microsoft Excel-erbjudanden, här är några fantastiska onlineresurser, självstudier och mallar för att ge dig övertaget när du tar dig an Access:

  • Enkel åtkomst med mallar - officiell MS Office -handledning för att använda Access -mallar för att påskynda ditt arbete
  • Introduktion till Access 2010 -mallar - en introduktion till val och implementering av Access -mallar
  • GCF Lär dig gratis - 14 delstudier som spänner över datainmatning till datapresentation och mycket mer
  • Allt åtkomst - absolut massiv lista över Access -frågor och självstudier
  • Baycon Group [Bruten URL borttagen] - ingående handledning som sträcker sig från att ange dina data till avancerade frågetabeller

Och vinnaren är...

Varken!

Åh, vilken cop-out, förlåt ... men jag hoppas att vi har illustrerat varje programvara så att ditt nästa datalagrings-/analysbeslut blir enklare. Du kan importera Microsoft Access-data till Excel och vice versa på ett antal sätt, vilket ökar potentialen för båda programvarorna. Lösningarna från Microsoft Access och Excel ger ett spektrum av datahanteringstekniker som utvecklas vid sidan av vårt datakrav.

spel att spela på google home

Det översta fältet illustrerar de import- och exportalternativ som finns tillgängliga via Microsoft Access> Externa data flik. Den andra visar liknande exportalternativ via Excel> Data flik. Båda dataflikarna ger användarna en utökad tvärfunktionalitet som ger dig det bästa av två världar: överlägsna matematiska beräkningar, formatering och tabeller, tillsammans med utmärkt datahantering, analys och reportage.

Känsliga läsare kommer att notera bristen på en Excel-exportflik.> CTRL+C eller CMD+C!

Att förstå vad varje verktyg kan göra för dig och för din data kan göra en enorm skillnad, så använd båda till din fördel genom att läsa och titta på några av handledningarna för att få lite praktisk erfarenhet av dessa kraftfulla datavärktyg.

Missade vi något? Vilka är dina favoritalternativ för Microsoft Access och Excel? Låt oss veta nedan!

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Så här ändrar du utseende och känsla på ditt Windows 10 -skrivbord

Vill du veta hur du får Windows 10 att se bättre ut? Använd dessa enkla anpassningar för att göra Windows 10 till din egen.

Läs Nästa Relaterade ämnen
  • Windows
  • Produktivitet
  • Microsoft excel
  • Microsoft Access
Om författaren Gavin Phillips(945 artiklar publicerade)

Gavin är Junior Editor för Windows och teknik förklarad, en regelbunden bidragsgivare till den riktigt användbara podden och en vanlig produktgranskare. Han har en BA (Hons) samtidsskrivning med digitala konstpraxis från Devons kullar, liksom över ett decennium av professionell skrivarupplevelse. Han njuter av stora mängder te, brädspel och fotboll.

Mer från Gavin Phillips

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera