Hur man arkiverar alla gamla e -postmeddelanden i Gmail och når inkorgen noll

Att få för många e -postmeddelanden kan fylla din inkorg med massor av onödiga objekt. Medan du är van vid det lägger det fortfarande lite vikt på ditt sinne. Du är tyngd av att ha så många oöppnade meddelanden, men du vill inte radera några av dem.

Vem vet? Ett oläst meddelande i inkorgen kan rädda din hud i framtiden. Så vad ska du göra för att städa upp din inkorg utan att förlora data? Genom att arkivera! Så här gör du.

Vad är ett arkiv?

Enligt Cambridge lexikon , ett arkiv är en samling historiska register som rör en plats, organisation eller familj. Det definieras också som en datorfil som används för att lagra elektronisk information eller dokument som du inte längre använder regelbundet.

På samma sätt är ett arkiv i Gmail ett arkiv med dina meddelanden som du inte använder regelbundet. Att lägga ett e -postmeddelande i ditt arkiv lagrar det någonstans utom synhåll och ur sinnet. Men det är fortfarande där om du behöver komma tillbaka till det någon dag. Det är som din källare, där du lagrar föremål du inte behöver men kan använda i framtiden.

När du arkiverar ett oläst e -postmeddelande i Gmail lämnar det din inkorg och lagras under All post. Det kommer också att dras av från antalet olästa meddelanden.

För att hitta dina arkiverade e -postmeddelanden, gå till All post i sidofältet. Alternativt kan du skriva i: arkiv i sökfältet i Gmail för att bara visa arkiverade meddelanden.

Vad arkivering gör (och inte gör)

För att förstå dess fördelar måste du veta vad som exakt händer när du arkiverar gamla Gmail -meddelanden.

Arkiverade e -postmeddelanden raderas inte automatiskt . Arkivet är som ett valv. Medan papperskorgen tas bort automatiskt efter 30 dagar, kommer arkiverade e -postmeddelanden att finnas kvar i din Gmail tills du tar bort dem manuellt.
Arkiverade mejl kan sökas . Gmail har en kraftfull sökmotor. När du söker efter något är arkiverade mejl en del av det. Om du vill utesluta dem och bara söka i din inkorg skriver du i: inkorg före söktermen.
Arkiverade mejl räknas som lagringsutrymme . Raderade e -postmeddelanden tas bort från din Gmail -enhet, vilket ger dig mer utrymme. Å andra sidan förbrukar arkiverade e -postmeddelanden fortfarande lagringsutrymme eftersom de fortfarande är en del av din Gmail.
Arkiverade e -postmeddelanden markeras inte som lästa automatiskt . Om du arkiverar ett e -postmeddelande utan att öppna det, förblir det e -postmedlet oläst tills du agerar på det.
Arkiverade mejl kan bläddras . Gmail har inte en 'Arkiv' -flik för att bläddra bland meddelandena du skickade hit. Du kan dock använda All post flik för att se e -postmeddelanden från både inkorg och arkiv tillsammans.
Arkiverade mejl fungerar med etiketter . Du kan lägga till en etikett i ett meddelande och sedan arkivera det. Etiketten kommer fortfarande att finnas kvar. När du klickar på etiketten för att se alla meddelanden märkta med den, kommer det arkiverade e -postmeddelandet också att visas.

Varför 'Markera som läst' inte är tillräckligt

Även om du markerar ditt olästa meddelande som läst kan det minska de irriterande siffrorna, men det är inte lika bra som att arkivera. Detta beror på att din inkorg fortfarande är fylld med röror.

När du arkiverar ett e -postmeddelande som du inte behöver lämnar det din primära e -postskärm. På så sätt kan du fokusera på mer kritiska budskap.

hur man kopierar spellista på spotify

Om du tror att du behöver det e -postmeddelandet i framtiden kan du fortfarande använda Gmails kraftfulla sökfunktion för att hitta det. När allt kommer omkring skulle du inte vilja bläddra igenom hundratals, om inte tusentals, e -postmeddelanden som letar efter något.

Hur man arkiverar ett e -postmeddelande

Oavsett om du använder ditt konto på din smartphone eller dator, är det enkelt och enkelt att arkivera.

På din dator

Det finns tre sätt att göra detta. Det första är att kryssa i kryssrutan av meddelandet du vill arkivera. En rad ikoner visas sedan på den övre raden i inkorgen - klicka på Arkiv -ikonen och Gmail skickar meddelandet till mappen 'Alla e -post'.

Det andra alternativet är att öppna mejlet i fråga. När de har laddats visas samma ikoner som ovan. Välj Arkiv -knappen, så återgår du till din primära inkorg. A Konversationen arkiverad . meddelandet visas längst ned till höger på skärmen och bekräftar processen.

Ett tredje alternativ är att ta bort inkorgsetiketten. Genom att klicka på x på etiketten flyttar Gmail e -postmeddelandet från din inkorg till All post. En konversation har tagits bort från ' Inkorg 'meddelande bör visas i den nedre högra delen av din webbläsare för bekräftelse.

På din smartphone

Bildgalleri (3 bilder) Bygga ut Bygga ut Bygga ut Stänga

Oavsett om du är en Android- eller iOS -användare är arkivering i stort sett detsamma. Öppna Gmail -appen och sedan skjut meddelandet du vill arkivera vänster eller höger.

Alternativt, öppna meddelandet välj sedan Arkiv knappen i den övre högra menyn. Det är den fjärde ikonen från höger. Du bör se meddelandet försvinna från din inkorg och a 1 arkiverad meddelande längst ner när du gör det.

Slutligen kan du trycka på Etiketter avsnitt direkt efter ämnesraden. A Märk som fönstret visas - avmarkera Inkorg etikett och tryck sedan på OK . E -postmeddelandet tas bort från inkorgen och a Byt etikett meddelandet visas längst ner.

Håll din inkorg ren

Om du inte vill besväret med att välja e -post manuellt för arkivet, använd Gmails filterfunktion för att få det gjort automatiskt. Detta är särskilt användbart för kvitton som du inte behöver se men måste behålla.

Här är en steg-för-steg-guide för att göra detta:

hur man uppdaterar anteckningsblock ++

Öppna e -postmeddelandet som du vill arkivera automatiskt.
Välj den i den övre menyn undermeny med tre knappar .
Välja Filtrera meddelanden som dessa .

Ett filter med visas från sökfältet - klicka på Skapa filter .
Sätt en bock på Hoppa över inkorgen (arkivera den) kryssruta.
(Valfritt) Om du vill att dessa meddelanden ska öppnas automatiskt markerar du markera som läst alternativ.
(Valfritt) Om du vill arkivera befintliga meddelanden markerar du Tillämpa också filter på # matchande konversationer .
Klicka på Skapa filter .

Returnerar ett arkiverat e -postmeddelande

Om du av misstag arkiverade ett meddelande du behöver i inkorgen kan du ångra åtgärden genom att trycka på Ångra knappen i meddelandet.

Om du missade det, gå till All post, välj sedan e -postmeddelandet som du vill skicka tillbaka. Välj i den övre menyn Flytta till inkorg .

Om meddelandet du vill ha tillbaka i inkorgen inte är aktuellt kan du hitta det med Gmails sökfält. Upprepa proceduren när du har öppnat e -postmeddelandet.

Hur man arkiverar allt i Gmail

Om du vill börja från en ren platta och arkivera alla Gmail -meddelanden kan du använda Gmails filterfunktion. Du kan också använda andra kommandon för att förfina ditt filter ytterligare.

Ange följande i sökfältet: i: inkorg . Detta returnerar alla e -postmeddelanden i din inkorg.
Om du vill förfina filtret, skriv före: åååå/mm/dd att inkludera alla e -postmeddelanden före ett visst datum. Du kan också använda efter: åååå/mm/dd om du bara vill arkivera en viss period.
När sökningen har returnerat resultat, klicka på kryssruta i den övre menyn.
Ett meddelande som säger Alla 100 konversationer på den här sidan är valda. Välj alla konversationer som matchar den här sökningen Kommer komma.
Klicka på Välj alla konversationer som matchar den här sökningen
Välj den Arkivknapp
TILL Bekräfta massåtgärd fönstret visas. Välja OK .

Beroende på hur många e -postmeddelanden du har tar Gmail lite tid med det här filtret. Men efter ett tag försvinner alla dina mejl från inkorgen och lagras säkert i arkivet. Det är det enklaste steget för att uppnå och behålla inkorgen noll.

Inkorg noll i evighet

Genom att använda de tips och tricks som beskrivs här är Inbox Zero nu lätt att nå. Använd Gmails kraftfulla sökfält och filter för att automatiskt skicka e -postmeddelanden till arkivet, så att din inkorg är ren från skräp för livet.

Förbättra din e -postupplevelse ytterligare genom att lära dig hur schemalägga mejl eller genom att ta med Gmail -appupplevelse till din Mac . Lär dig Gmails hemligheter och var så produktiv som möjligt med dina e -postmeddelanden.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post De 6 mest populära e -postleverantörerna bättre än Gmail och Yahoo Mail

Dessa populära e -postleverantörer erbjuder alla olika fördelar som skiljer dem från Gmail och Yahoo Mail.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Internet
Produktivitet
Gmail
Tips för e -post
Tidsplanering
Googles inkorg
Inkorg noll
Produktivitetstips

Om författaren Jowi moral(77 artiklar publicerade)

Jowi är en författare, en karriärcoach och en pilot. Han utvecklade en kärlek till allt PC sedan hans far köpte en stationär dator när han var 5 år gammal. Sedan dess har han använt och maximerat tekniken i alla aspekter av sitt liv.

Mer från Jowi Morales

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera