Så här kontrollerar du skräppostmeddelanden i Gmail med mallar och filter

Många digitala marknadsförare och online -företagare måste svara på samma typ av mejl flera gånger om dagen. Processen kan vara både överväldigande och tidskrävande.

hur man överför musik från gammal iPod till dator

I sådana situationer kan svarsmallar vara till nytta. Några filter i Gmail hjälper dig också att bli mer effektiv med skräppost.

I den här artikeln visar vi dig hur du använder svarsmallar och Gmail -filter för att effektivt bekämpa skräppost.

Vad är Gmail -mallar och hur kan du använda dem?

Du kan spara förskrivna e -postmeddelanden på ditt konto och återanvända dem istället för att skriva dem från grunden. Du kan spara 50 olika svarsmallar samtidigt med ett Gmail -konto. Så att skapa några generiska mallar för målgruppen gör e -postkommunikation mer produktiv.

Om du har etablerat auktoritet inom en specifik nisch kan du få hundratals e -postmeddelanden från personer som ber om att skriva gästinlägg. Du kan skapa en mall och använda den istället för att svara på varje e -post ett efter ett.

För ovanstående scenario, låt oss skapa ett mall -e -postmeddelande som berättar för människor att du inte accepterar gästinlägg. Innan du skapar en svarsmall, aktivera mallinställningarna i Gmail.

1. Logga in på ditt Gmail -konto.

2. Gå till Inställningar> Se alla inställningar .

3. I Avancerade flikar , rulla ner till Mallar sektion.

4. Aktivera Mallar .

5. Klicka på Spara ändringar .

När du har aktiverat mallinställningar är nästa steg att skapa och spara svarsmallen.

Relaterad: Hur man automatiskt vidarebefordrar SMS till din e -post på Android

Hur man skapar en svarsmall

Följ stegen nedan för att skapa en svarsmall.

1. Öppna ditt Gmail -konto.

2. Klicka på Komponera att skriva ett nytt meddelande.

3. Förklara din policy om att inte acceptera gästinlägg i e -postmeddelandet. (Gör det allmänt, så det gäller alla som ber om ett gästinlägg i någon nisch eller kategori)

4. När ditt svar är klart klickar du på tre prickar längst ner till höger i skriv -e -postrutan.

5. Gå till Mallar> Spara utkast som mall> Spara som ny mall .

6. Spara mallen efter att du har angett namnet i popup-fönstret. (Välj ett beskrivande namn här, eftersom mallen kommer att använda samma namn som ämnet för e -postmeddelandet).

Så här bekräftar du att en mall har skapats.

Klicka på Komponera på nytt.
Välj tre prickar längst ner till höger.
Gå till mallar .

Här hittar du en lista över dina sparade mallar i ditt Gmail -konto. Mallen kopieras till skriva e -post rutan när du klickar på den.

Om du måste svara manuellt på hundratals e-postmeddelanden kommer processen fortfarande att vara tidskrävande, även om du har skapat en e-postmall. Det är här användningen av filter för att skapa automatiska svar är till nytta.

Du kan skapa ett filter som lägger in e -postmeddelanden som innehåller specifika ord i skräppostmappen, till exempel 'gästinlägg', 'baklänk' och 'acceptera artikel'. Genom att använda det här filtret kan du också ställa in automatiserade svar för sådana skräppostmeddelanden.

Låt oss se hur du kan göra det.

Använda en mall för att skapa ett automatiserat svarsfilter

Öppna samma Gmail -konto med svarsmallen.
Klicka på kugghjulsikon för inställningar i det övre högra hörnet.
Gå till Alla inställningar> Filter och blockerade adresser .

4. Klicka på Skapa ett nytt filter . (Du kan också importera ett befintligt filter sparat i ditt system i .xml -format)

Du kan filtrera e -postmeddelanden baserat på en e -postadress, ämnesrad och innehålla eller utesluta vissa ord eller storlekar. Det lämpligaste filterkriteriet för att inte acceptera gästinlägg är att inkludera några ord som är nära besläktade med ämnet. Låt oss lägga till några ord till Inkludera orden alternativ för filtret.

5. När du har angett kriterier klickar du på Skapa filter .

Här måste du bestämma vad du tänker göra med e -postmeddelandet som innehåller ett meddelande som exakt matchar dina kriterier.

6. Kontrollera Hoppa över inkorgen (arkivera den) rutan så att dessa e -postmeddelanden inte kommer att störa din inkorg.

7. Kontrollera också Skicka mall rutan och välj samma svarsmall, Gästinlägg inte tillåtet .

8. Klicka på Skapa filter efter att ha markerat rutorna.

Du kommer nu att se det nyskapade filtret i din filterlista. I framtiden kommer e -postmeddelanden som innehåller orden 'gästinlägg, gästinlägg, bakåtlänk, acceptera artikeln, skriv för en blogg, skriv på webbplatsen' inte längre att nå din inkorg.

vad betyder standard på en telefon

Dessutom kommer det att skicka svarsmallen till avsändaren som svar på deras e -post. Således kommer inte din inkorg att bli rörig och inte heller måste avsändaren vänta på ditt svar.

Ställ in filter för att inte missa viktigt e -postmeddelande

När du har konfigurerat filtret, håll koll på de arkiverade e-postmeddelandena för att se till att affärsrelaterade e-postmeddelanden inte filtreras bort.

Du kanske filtrerar ett e -postmeddelande som innehåller ordet acceptera inlägg, men det kan vara ett erbjudande du missar på grund av filtret. Du kan undvika detta scenario genom att inkludera några ord som varumärke, affär eller marknadsföring i ditt Gmail -filter.

Relaterad: Så här konfigurerar du Gmail på din iPhone

Skapa oberoende filter där det behövs

Du kan exportera det nyskapade svarsfiltret och sedan importera det till det nya Gmail -kontot om du har flera webbplatser med olika kontaktmeddelanden. Du måste dock aktivera och skapa en svarsmall separat för det e -postmeddelandet.

Det bästa alternativet för att skapa filter om du planerar att använda svarsmallen är att skapa dem från grunden.

Låt inte användarna veta att svar är automatiserade

Nämn inte att det är ett automatiskt svar i din e -post. Genom att undvika detta kommer människor inte att lura Gmail -filtret genom att hoppa över eller stava fel målord, så deras e -post når dig istället för att gå till skräppost.

Det är också en bra idé att regelbundet kontrollera din inkorg och svara på e -postmeddelanden som kan vara till nytta för dig.

Kontrollera skräppost med Gmail -filter och svarsmallar

Med Gmail -filtret och den allmänna svarsmallen kan du svara på skräppost utan att behöva bläddra igenom dem. Du sparar både tid och energi på det här sättet. Du bör också testa Gmail -webbläsartillägg som förbättrar din e -postkommunikation utöver Gmail -filter.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post De 7 bästa Microsoft Edge -tilläggen för att få ut det mesta av Gmail

Rätt Gmail -tillägg på Microsoft Edge kan förbättra din kommunikation. Här är sju tillägg för att öka produktiviteten i din inkorg.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Gmail
Tips för e -post
Skräppost

Om författaren Shan Abdul |(46 artiklar publicerade)

Shan Abdul är civilingenjörsexamen. Efter avslutad utbildning har han börjat sin karriär som frilansskribent. Han skriver om att använda olika verktyg och programvara för att hjälpa människor att bli mer produktiva som student eller yrkesutövare. På fritiden älskar han att titta på YouTube -videor om produktivitet.

Mer från Shan Abdul

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera