Home-theater-designers
Microsoft Excel är ett bra allmänt användbart kalkylprogram. Med tanke på hur lätt den är att använda kommer misstag att inträffa samtidigt som du skapar mer komplicerade kalkylblad.
Några av de vanligaste felen inkluderar komplexa relationer, dold information, obegripliga beräkningar eller bara vanliga misstag. För att skapa och underhålla konsekvent bra Microsoft Excel -filer finns det ett par saker du alltid bör tänka på.
Hur förbereder jag ett bra kalkylblad?
Det första du behöver göra är att välja en organisationsstandard innan du börjar utveckla ditt kalkylblad. Om du arbetar i en professionell miljö, kommer denna organisatoriska standard att sätta scenen för alla användare som kommer att använda/arbeta på ditt kalkylblad.
En gemensam standard förbättrar din kommunikation med teamet och sparar tid på utveckling.
hur man använder en bärbar dator som bildskärm
Som sagt, det är avgörande att skapa ditt kalkylblad med framtiden i åtanke. Du måste vara förberedd, eftersom du säkert kommer att stöta på fall som du inte var medveten om när du började konfigurera kalkylarket.
Genom att hålla framtida förändringar i åtanke kan du göra ditt kalkylblad mer hållbart. Detta innebär i sin tur att du slösar mindre tid på att behöva skapa ett ersättningsark.
Relaterad: Hur man arbetar med flikar i kalkylblad i Microsoft Excel
Dra fördel av flera arbetsblad
Du kan bli förvånad över att veta hur många proffs som gör detta misstag! Microsoft Excel erbjuder flera kalkylblad, och det är viktigt att du lär dig hur du använder dem. Du bör börja med att lägga olika typer av data på olika kalkylblad.
Till exempel kan du använda det första par kalkylblad för grundläggande information; följande kalkylblad kan användas för beräkningar, medan det sista bladet ofta används för resultaten och graferna.
Naturligtvis varierar detta också beroende på vilken typ av arbete du utför och vad du är mest bekväm med. Tänk på att flera tabeller per kalkylblad kan orsaka många problem när du försöker sortera ut dem, infoga eller formatera celler.
När du arbetar med ett team kommer det att vara lättare för alla att förstå vad som händer om flera arbetsblad är avsedda för olika delar av arbetet.
Organisera informationsflödet
Informationen ska flyta uppifrån till vänster till nedre högra, och du bör organisera dina kalkylblad för att följa den här strukturen. Din tidslinje bör vara konsekvent i alla dina kalkylblad, eftersom det kommer att göra det lättare för alla att förstå hur kalkylarket fungerar.
När du hanterar informationsflödet, undvik kors och tvärs mönster, eftersom de tenderar att distrahera läsarna. På den noten bör du också undvika alla slags cirkulära referenser.
Märkning av kolumner och rader
Även om ett enkelt kalkylblad utan etiketter kanske inte är förvirrande för dig (som skaparen av kalkylbladet), kan andra användare tycka att det är ganska problematiskt.
Det är därför det är viktigt att du börjar märka dina kolumner och rader med enkla namn. Se till att du konsekvent använder samma namn för samma typer av data.
Vad ska man undvika när man skriver formler?
Om ditt Excel -kalkylblad har många formler finns det ett par saker du kan göra för att det ska se mycket mer professionellt ut. Först och främst, undvik att göra några upprepade beräkningar och beräkna bara formler en gång.
Om du kopierar en formel ökar du risken för fel. För att inte tala om att om du ändrar en formel kommer duplikaten som du gjorde tidigare inte att ändras. Detta kan leda till många förvirrande fel.
Om du behöver använda exakt samma formel igen är det bättre att hänvisa till den första instansen där du var tvungen att använda formeln.
Dessutom bör du alltid undvika att använda fasta tal i formler. Istället är det du ska använda för fasta värden separata ingångsceller och använda referenserna till den här cellen när du använder den i beräkningar.
Ytterligare saker du bör undvika när du gör kalkylblad
En av de viktigaste sakerna att undvika när du använder Microsoft Excel är alternativet att Sammanfoga celler . Detta är sällan en bra idé, och oftare än inte används den bara för att förbättra estetiken. Genom att slå ihop dina tabellceller har du en större sannolikhet för problem med referenser och beräkningar.
hur man tar bort bloatware från Windows 10
En av de största riskerna är om du hänvisar till en sammanslagen cell. När du refererar till en sammanslagen cell kommer alla celler att vara en del av dina beräkningar, medan bara en av dem faktiskt kommer att vara korrekt.
En annan sak du bör undvika är att dölja information, till exempel rader, kolumner och till och med kalkylblad. Detta ökar bara chansen att andra användare missar något viktigt när de arbetar med/på kalkylbladet.
Spara estetiken för slutet
Excel -stylingsalternativ är omfattande, så att du kan justera cellvärdena efter dina önskemål på många sätt. Du kan välja olika gränser, färger, teman och andra funktioner.
Det är inget fel med att vilja ha en specifik design av ditt kalkylblad, men vanligtvis gör det att abstrakt information för betraktaren.
Om du planerar att utforma kalkylarket, försök att hålla det konsekvent i hela dokumentet. En konsekvent och enkel formateringsstil hjälper läsare att förstå ditt kalkylblad mycket enklare!
Dessutom är det också viktigt att skapa en legend och tydliggöra dina källor. Du kan lära dig hur du korrekt skapar en diagramförklaring i Excel på den officiella Microsoft hemsida.
Relaterad: Så här lägger du till Sparklines i Excel
Lär dig hur du får ditt Excel -dokument att se professionellt ut
Att skapa och underhålla konsekvent bra Excel -filer är inte så svårt om du kan de grundläggande tipsen och knepen. Det är inget fel med att vilja utforma ditt Excel -dokument, men försök att lämna stylingen/estetiken för slutet.
hur man överför ångsparar till en annan dator
Först bör du skapa ett tydligt och koncist kalkylblad, från början till slut. Efter det kan du lägga till lite finjustering i ditt Excel-dokument, men försök att hålla det enkelt och konsekvent i alla kalkylblad!
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Så här hittar och tar du bort cirkulära referenser i ExcelHär är vad du behöver veta om cirkulära referenser i Microsoft Excel och hur du hanterar dem när de visas.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Kalkylark
- Visualiseringar
- Microsoft excel
- Microsoft Office -tips
Logan försökte många saker innan han blev kär i att skriva 2011. MakeUseOf ger honom en chans att dela med sig av sin kunskap och producera användbara och faktafyllda artiklar om produktivitet.
Mer från Logan TookerPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera