Home-theater-designers
Excel är en fantastiskt användbart kalkylprogram, men det finns inget värre än att skapa ett perfekt kalkylblad och skriva ut det bara för att se det komma ut på nio pappersark, inklusive en enda rad på den sista. Vad hjälper ett vackert utformat kalkylblad om det ser fruktansvärt ut på papper?
Lyckligtvis kan du justera kalkylarket och programinställningarna för att få allt på en sida och få den sidan att se så bra ut som möjligt. Om ditt kalkylblad är för stort för en enda sida kan du använda dessa inställningar för att fördela det över ett antal sidor på ett bättre sätt.
Förhandsgranska innan du skriver ut
Detta är ett viktigt steg - du kan ta bort många problem innan du skriver ut om du bara vet om dem. Om du skriver ut och kontrollerar hur bra det fungerade kan du sluta slösa mycket papper med att försöka få den sista raden eller kolumnen på papperet.
Beroende på din version av Excel kan du behöva klicka Arkiv> Förhandsgranska utskrift , Arkiv> Skriv ut> Förhandsgranska utskrift , eller bara Arkiv> Skriv ut för att se hur ditt kalkylblad kommer att se ut när det kommer ut ur skrivaren. Om det ser bra ut, fortsätt och skriv ut. Om inte, prova några av de strategier som anges nedan!
Använd sidlayoutvyn
Sidlayoutvyn visar hur ditt dokument kommer att skrivas ut medan du arbetar med det. Det är inte en bra vy för att arbeta med ditt kalkylblad, men det kan hjälpa dig att göra justeringar för att se till att dina kolumner och rader får ut det mesta av det utrymme du har. För att aktivera vyn, gå till Visa> Sidlayout .
Nu ser du ditt kalkylblad som det skulle skrivas ut. Genom att göra justeringar med hjälp av verktygen nedan i den här vyn får du en bättre uppfattning om huruvida de har fungerat bra eller inte. (Samma funktion är tillgänglig i Word och kan hjälpa dig skapa professionella dokument där med.)
Ändra sidorienteringen
Om ditt kalkylblad är bredare än det är högt, hjälper en horisontell orientering dig att passa mer av det på en sida. Ett högre kalkylblad kommer sannolikt att dra nytta av en vertikal orientering. Om du vill välja vilken riktning ditt kalkylblad använder öppnar du Utskriftsformat -menyn och välj Porträtt eller Liggande under fliken Sida.
ljudet fungerar inte på windows 10
Ta bort eller dölj rader eller kolumner
I stora kalkylblad finns det ofta rader eller kolumner som är överflödiga, innehåller gammal information eller som helt enkelt inte behöver skrivas ut i en viss situation. Dessa rader och kolumner tar upp värdefulla fastigheter på sidan och kan göra det mycket svårare att få ditt kalkylblad att passa snyggt.
Om du kan radera en del av den informationen, använd bara det bekanta markera> Redigera> Radera sekvens för att bli av med dem. Om de innehåller information som du tror att du kan behöva igen någon gång senare kan du dölja dem genom att högerklicka på raden eller kolumnrubriken och välja Dölj . För att se data igen markerar du raderna eller kolumnerna på vardera sidan av den dolda datan, högerklickar på etiketten och väljer Ta bort .
Använd sidbrytningar
Precis som i ditt favorit ordbehandlingsprogram kan du infoga sidbrytningar för att se till att kalkylarket är uppdelat mellan flera sidor där du vill att det ska vara, istället för där Excel bestämmer att det är bekvämt. Använd bara Infoga> Sidbrytning för att berätta för Excel var du ska dela upp ditt dokument.
Ändra utskriftsområdet
Om ditt kalkylblad har en enorm mängd data och du bara behöver skriva ut en del av det kan du skriva ut bara den del av kalkylarket som du väljer. Markera de celler som du vill skriva ut och klicka på Skriva ut . Ändra Skriv ut vad: alternativ till Urval och förhandsgranskningen uppdateras så att den endast innehåller den data du har valt.
Om du tenderar att skriva ut samma urval regelbundet kan du ställa in ett permanent utskriftsområde som omfattar just det avsnittet så att du inte behöver välja det varje gång. För att göra detta, välj det område du skriver ut ofta och gå sedan till Arkiv> Utskriftsområde> Ange utskriftsområde . Nu blir detta urval standardutskriftsområdet för ditt kalkylblad. För att bli av med den inställningen, använd Arkiv> Utskriftsområde> Rensa utskriftsområde .
Ändra sidmarginaler
Om du bara behöver lite mer utrymme för att passa ditt kalkylblad på en sida kan du lösa ditt problem genom att lägga till lite extra utrymme i sidmarginalerna. Du kan öppna dialogrutan Sidinställning antingen från Arkiv> Sidinställningar eller med knappen Sidinställning i utskriftsdialogrutan. Lägg till en bråkdel av en tum till varje marginal och kontrollera förhandsgranskningen igen.
Det är lätt att gå överbord med att lägga till utrymme i marginalerna för att passa så mycket som möjligt på en sida. Kom dock ihåg att text som går hela vägen till kanten av ett papper inte bara är estetiskt obehagligt utan också kan vara svårläst. Var förnuftig med den här!
Slå in text och ändra storlek på kolumner
Excel används vanligtvis för numeriska data, men det kan också vara väldigt användbart för text. Om du har mycket text i dina celler kan de verkligen sträcka ut ditt kalkylblad och göra det svårt att få plats på en sida, eller till och med på flera sidor; du kan sluta med ett konstigt utskriftsschema som får ditt dokument att se ut så här:
En del av texten är avskuret, och de celler som inte är avskurna går alldeles för långt till höger. För att begränsa bredden på kalkylarket till bredden på en enda sida kan du begränsa kolumnernas bredd och använda textinpackning för att se till att du inte tappar någon av de data som du vill skriva ut. Gå först till Format> Celler> Justering och se till Wrap Text är aktiverad.
Nu, när texten i en cell är bredare än kolumnbredden, kommer texten att gå ner till nästa rad. Härifrån kan du justera bredden på dina kolumner genom att dra i kanten på en rad eller kolumnrubrik för att ändra storlek på den.
Du kan också dubbelklicka på rad- eller kolumnetiketterna för att automatiskt göra dem så breda som nödvändigt, som visas i videon nedan. För att se till att dina kolumner passar på en sida som du vill att de ska använda sidlayoutvyn som nämns ovan.
Skala ditt kalkylblad
Om inget annat har gjort jobbet kan du skala kalkylarket så att det passar in på en enda sida (eller ett visst antal sidor). I Utskriftsformat , klicka på alternativknappen bredvid Anpassat för: och välj antalet sidor som du vill att kalkylarket ska skriva ut på. Om du väljer ett mindre antal 'breda' sidor skalas dokumentet horisontellt, och om du väljer ett mindre antal 'höga' sidor skalas det vertikalt. Du kan också välja en procentuell skala.
Om du använder skalningsalternativet kan du begränsa storleken på ditt dokument när det läggs på papper, men det kan också göra din text väldigt liten och svårläst. Kontrollera förhandsgranskningen och se till att du inte skalar så långt att det är omöjligt att läsa någon av dina data. Skalning är verkligen användbart när du försöker skriva ut Excel -diagram också.
Gör din utskrift lättare att läsa
När du har lyckats få ditt kalkylblad på ett acceptabelt antal sidor, gå ett steg längre och gör det så lättläst som möjligt. Genom att justera några andra utskriftsinställningar kan du optimera utseendet på din utskrift. Här är ett par du borde veta om.
Skriva ut rutnät och rad- eller kolumnrubriker
I Utskriftsformat -menyn (nås via utskriftsdialogrutan eller Arkiv> Sidinställningar ), klicka på fliken Ark och välj Gridlines under Skriva ut sektion. Du kan också välja Rad- och kolumnrubriker för att lägga till dessa etiketter i din utskrift.
Lägga till sidhuvud och sidfotinformation
Excel kan automatiskt lägga till användbar information i sidhuvudet och sidfoten i ditt dokument för att göra det lättare att läsa. I Utskriftsformat -menyn, klicka på Sidhuvud/sidfot fliken och använd rullgardinsmenyerna för att lägga till information som sidnummer, filnamn och författarnamn i sidhuvudet eller sidfoten. Om ditt kalkylblad är riktigt långt kan denna information hjälpa till att hålla sidorna lättare organiserade.
Du kan också lägga till anpassad text genom att klicka på Anpassa rubrik eller Anpassa sidfot .
Nöj dig inte med dåligt utskrivna kalkylblad
Det kan vara frustrerande att försöka få ditt kalkylblad att se bra ut när du skriver ut det - särskilt om du måste få det på en enda sida. Men med några justeringar av inställningar och format på ditt dokument kan du skapa en fin utskrift! Glöm inte att lära dig andra tips för Excel -framgång på kontoret medan du är på det också.
Har du några andra tips för att skriva ut kalkylark från Excel? Dela dem nedan!
Bildkrediter: affärsman med frågetecken av Dooder via Shutterstock
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Är det okej att installera Windows 11 på en inkompatibel dator?Du kan nu installera Windows 11 på äldre datorer med den officiella ISO -filen ... men är det en bra idé att göra det?
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Utskrift
- Microsoft excel
Dann är en innehållsstrategi och marknadskonsult som hjälper företag att skapa efterfrågan och leads. Han bloggar också om strategi och innehållsmarknadsföring på dannalbright.com.
Mer från Dann AlbrightPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera