Hur man skapar professionella rapporter och dokument i Microsoft Word

Hur man skapar professionella rapporter och dokument i Microsoft Word
Den här guiden finns att ladda ner som en gratis PDF. Ladda ner den här filen nu . Kopiera gärna och dela detta med dina vänner och familj.

Om Microsoft Office hade varit ett land hade det varit det tredje mest folkrika landet i världen. 1,2 miljarder människor att använda en enda uppsättning appar är upprörande. Och de 'talar' 107 språk!





Men just nu pratar du och jag på engelska och vi kommer att prata om det mest populära verktyget i Microsoft Office -arsenalen - Microsoft Word 2016 .



jag är administratör varför behöver jag behörighet windows 10

Denna dokumentredigerare används för att skriva en mängd olika dokument. Från en enkel ansökan till nödvändigt CV. Från en vanlig hinklista till ett kontormemo. Vi tror att vi kan arbeta med Word. Men det är när vi sätter oss ner för att skriva en seriös professionell rapport, vi upptäcker ett viktigt faktum.





Professionell rapportskrivning behöver en annan uppsättning färdigheter.

Så fråga dig själv detta - kan du ta språnget från ett enda dokument till en lång rapport? Känner du till alla Microsoft Word -funktioner som hjälper dig att hantera detta storskaliga dokumentprojekt? Kan du samarbeta i arbetet med andra teammedlemmar?



Du kan vara student, småföretagare eller kontorsarbetare ... du måste skapa en rapport eller ett professionellt formaterat dokument av något slag. Denna MakeUseOf -guide hjälper dig att uppdatera dina tekniker och vässa din designmetod.

I den här guiden:

Skriva en rapport - Introduktion | Rapportchecklistan



Användbara Microsoft Word -verktyg - Klistra in special | Forskare | Frys delar av ditt dokument

Arbeta med layout och design - Intro | Omslag | Innehållsförteckning | Sidhuvud och sidfot | Sidnummer | Font Styling | Paragraf Styling | Sidbrytningar | Stilar och teman | Bildtexter | Snabba delar | Sidgränser



Referenser och samarbete - Index | Bibliografier | Korsreferens | Kommentarer

Slutför din rapport - Underskrifter | Vattenmärken | Skrivskyddad | Skriv ut till PDF

Nästa steg - Slutsats

Skriva en rapport

Rapportskrivning involverar forskning och publicerar sedan resultatet av den analysen. I yrkesvärlden är utseendet eller utseendet på det du publicerar av största vikt. Det iögonfallande slutresultatet kan förstöra ditt rykte och förbättra ditt personliga varumärke.

Stegen nedan hjälper dig genom expertfunktionerna i Microsoft Word 2016. Lägg mycket tid på en plan. Börja med dessa riktlinjer ...

Steg 1: Bestäm syftet

Innan du börjar rapporten måste du först veta varför du skriver den i första hand. Rapporter är av många slag men de är antingen avsedda att informera eller övertyga. Det kan vara avsett att beskriva en teknisk process, dela bakgrundsinformation eller visa framsteg i ett projekt.

Fråga dig själv - Vad och Varför . Detta hjälper dig att destillera syftet till den enda huvudpunkten och hålla dig till det istället för att ramla vidare med onödiga detaljer.

Steg 2: Identifiera din publik

Den andra viktiga övervägningen är att utvärdera din publik. Kommer de att kunna förstå vad du pratar om? Finns det olika läsarnivåer som kommer att läsa rapporten? Läsarens kunskap om ämnet kommer i hög grad att påverka den information som du behöver inkludera.

Bestäm dig för den primära publiken och skriv sedan rapporten på lämplig teknisk nivå. Den sekundära publiken kan stödjas med kompletterande information i slutet av rapporten.

Steg 3: Känn ditt ämne

Du måste veta vad du pratar om. Så undersök ämnet och inkludera all relevant information för att bevisa din poäng. Se till att du kommer till en slutsats baserad på fakta och inte personliga åsikter. Informationen måste vara korrekt, aktuell och refererad.

Använd också en mängd olika resurser som tidskrifter, tidningsartiklar, böcker, webbplatser, broschyrer, rådata, årsrapporter och tal för att stödja din poäng. Håll dig inte till Wikipedia.

Steg 4: Beskriv rapporten

Du har gjort undersökningen. Det finns massor av information som väntar på att skrivas ut och skrivas ut. Men vänta! Drunkna inte innan du kommer in i vattnet. Förbered den slutliga konturen av rapporten som kommer att vara diagrammet över vägpunkter för att hjälpa dig navigera från början till slut. Konturen är ritningen. Det ger dig en fågelperspektiv av landet och visar dig också var du behöver fylla i detaljerna.

Strukturen för en idérapport kan innehålla följande element:

  • Titelsida
  • Sammanfattning
  • Innehållsförteckning
  • Introduktion
  • Rapportens kropp
  • Slutsats
  • Rekommendationer
  • Bilaga
  • Bibliografi och referenser

Microsoft Word Dokumentöversikt är en kraftfull funktion som kan hjälpa dig att organisera ett dokument redan innan du börjar fylla det med forskning. Utnyttja idémallar och tankemappar för.

Steg 5: Skriv, redigera, korrekturläs och slutför

När du har strukturerat din rapport är det dags att fylla i rubrikerna med innehåll. Jag tycker personligen att det är bäst att ta itu med lite av varje avsnitt och sedan lägga upp det med information. Du kan göra det om du vill, eller avsluta varje avsnitt när du går ner i rapportstrukturen. Se till att du fokuserar på att presentera dina idéer och använda stödjande bevis snarare än stavning och grammatik först. Beskriv ditt argument och skriv några meningar som kastar dina huvudsakliga idéer. Om du hittar något värt att citera, citera det.

När majoriteten av din text är skriven är det nu dags att läsa igenom den och se till att den flyter bra. Se till att du läser läsarens förståelse med övergångsord som 'Denna information visar ...', 'Med andra ord ...', 'Likadant ...' och markera relevanta och viktiga punkter.

Slutligen, lägg tid på att korrekturläsa, kontrollera grammatik och stavning och dubbelkolla all relevant information och dess logiska flöde. Det är bäst att lämna minst en dag för att kontrollera och korrekturläsa ditt arbete. Försök inte att redigera det direkt efter att du tror att du är klar, eftersom du kommer att missa att läsa det du har skrivit. Sov lite och korrekturläs nästa dag.

Rapportchecklistan

Innan du går och skickar in eller lämnar in din rapport som du har arbetat så hårt med, se till att du har gjort följande:

  • Kompletterade titelsidan med titeln, ditt namn, datum, vem rapporten är till för och en möjlig beskrivning av vad rapporten handlar om.
  • Innehållssidan har lämpliga rubriker och sidnumren är korrekta.
  • Se till att inledningen täcker nyckelpunkter, rapportens omfattning och det mål den vill uppfylla.
  • Du har lagt till bildtexter ovanför tabeller och under bilder/grafer.
  • Presenterar innehållet i rapporten informationen på ett tydligt sätt, logiskt, sakligt, stannar kvar på ämnet, är det viktigt?
  • Anger resultatet i slutsatsen, gör om huvudidéerna och innehåller ingen ny information?
  • Är rubrikerna och underrubrikerna tydligt märkta?
  • Är citat relevanta, aktuella och korrekt refererade?
  • Har du använt sidbrytningar där det är lämpligt?

Låt oss nu starta Microsoft Word och ta dig igenom funktionerna som hjälper dig att sammanställa utkastet till din rapport och presentera det som ett professionellt dokument.

Användbara Microsoft Word -funktioner för rapportskrivning

Ta dessa som bitstora tips och bemästra dem en efter en.

Microsoft Word är en stor haubits med många muttrar och bultar. Låt oss fokusera på de viktigaste färdigheterna och de verktyg du behöver för att planera, förbereda och presentera den professionella rapporten. Microsoft Word -funktionerna som vi kommer att täcka nedan är också produktivitetsgenvägar som gör ditt jobb enklare.

Dricks: Använd Microsoft Word 2016: s 'Tell Me' -assistent för att lära dig mer om nya funktioner i Office -paketet.

Låt oss börja med tre preliminära verktyg ...

Använd Paste Special

För de flesta av oss, när vi behöver kopiera text eller en bild till Word, går CTRL+V -genvägen bra. Men ibland kanske vi vill klistra in de kopierade data i ett annat format, till exempel Excel -data som en bild. Med Klistra in special kommando kan du kasta eller ange formatet när du klistrar in en bild, presentationsdata, tabell eller objekt från något annat program i Word.

Du kommer att arbeta mycket med Excel -tabeller och diagram i ett professionellt dokument.

Om du bara kopierar vad du vill och klickar på klistra in, kommer du att märka att det kommer att infoga data som tabeller. Men om det är ett stort område av celler du vill klistra in, och du inte vill redigera det, kanske du vill klistra in det som en bild, med det extra alternativet att redigera det.

I Microsoft excel: Markera och markera de celler som du vill kopiera> Tryck på CTRL+C.

I Microsoft Word: Gå till Hem> Klistra in> Klistra in special . Välj Klistra in special och välj från dialogrutan Microsoft Office Excel -kalkylbladobjekt .

Du kan ändra storlek på data som det var en bild, och om du dubbelklickar kan du redigera värdena. Du kan ändra tabellen eller diagrammet och göra om det. Och om du uppdaterar data i diagrammet eller tabellen i Excel kan du automatiskt uppdatera diagrammet i Word.

Försök också högerklicka på snabbmenyn. Menyn Paste Special dyker upp:

Det finns fler alternativ för att importera data från Excel till Word . De Microsoft Office Support sidan beskriver dem också i detalj.

Använd forskaren

Ja, det finns Google och Wikipedia. Men att ständigt byta från Word till din webbläsare kan hämma din produktivitet. Office 2016 ger kraftfull forskningsintegration till detta grymma arbete. Forskaren kan inte bara hjälpa dig att hitta innehåll från Microsoft Word utan också hjälpa dig att snabbt lägga till citat. Den använder Bing -kunskapsdiagrammet för att hitta rätt innehåll för ditt dokument.

Gå till Band> fliken Referenser och c Välj Forskare . En ruta öppnas till höger med sökalternativen.

Skriv ett nyckelord för ämnet du vill söka efter och tryck på Retur.

Resultatfönstret visar en lista över källor som du kan använda i ditt dokument. Välj ett ämne att utforska i detalj.

Lägg till ämnet i ditt Microsoft Word-dokument med ett klick på plustecknet längst upp till höger. Du kan också klicka på plustecknet på valfritt resultat för att ange källan i ditt forskningsdokument. Citatkällan hjälper dig att stödja din forskning med webbkällor och böcker.

Som vi kommer att se senare är en kommenterad bibliografi en av de tuffaste delarna av ett dokument. Forskaren är en intelligent assistent som kliver in.

Frys en del av ditt Word -dokument

Låt oss ta för givet att din professionella rapport kommer att bli ett långt och komplext arbete. Du kan dela upp Word -fönstret i två rutor så att du kan se två olika delar av ett dokument samtidigt. Det är en värdefull tidsbesparing när du vill kopiera och klistra in delar från en plats till en annan eller hänvisa till en del av dokumentet medan du arbetar på en annan.

Gå till Band> Fliken Visa> Dela .

För att ta bort delningen, klicka på Ta bort Split i samma flik.

Windows -gruppen ger dig flera alternativ för att ändra hur du arbetar med två eller flera dokument. Funktionerna är självförklarande.

Klicka på för att rulla båda dokumenten samtidigt Synkron rullning i fönstergruppen på fliken Visa. Du kan också klicka på Se sida vid sida att lägga två delar av dokumentet bredvid varandra.

Dricks: Använd delad vy för att visa två olika layouter - till exempel utskrift och kontur. Ställ in delningen. Klicka sedan i rutan som du vill ändra och välj sedan en annan layout på fliken Visa.

Arbeta med layout och design

Presentationen av en rapport är det som får någon att läsa en rapport i första hand, och det är därför det är avgörande att din rapport presenteras väl. Om du hade valet att välja mellan fyra rapporter, vad väljer du då?

  1. En handskriven rapport.
  2. Ett dokument tryckt i svartvitt.
  3. En rapport tryckt på vanligt A4 -papper i färg.
  4. En rapport tryckt i färg, med en catchy titelsida, snyggt avgränsad och smidig?

Du hämtar den fjärde rapporten eftersom den kommer att dra dig mot den bara genom det visuella utseendet.

Framsidan är inte den enda anledningen. En väl utformad rapport är lättare att läsa. Det är också lättare att skanna när du inte har tid att läsa. Det är därför du behöver lägga lite tid på dina sidhuvuden och sidfötter, och de olika stilarna och teman. Kort sagt - formateringen av varje element i rapporten.

Formatering kan verka som en svår syssla, men det är en rolig övning som kommer att utöva alla dina kreativa muskler. De viktigaste sakerna kommer att vara de färdigheter du kan tillämpa på allt i Microsoft Office framöver. Och den tid du kommer att spara med alla produktivitetstips som lärt dig här.

Microsoft Word 2016 har en rik uppsättning funktioner. Det här är bara några av de sätt som din rapportdesign kan skilja sig från resten och vara professionell. Så, låt oss bryta ner layout och designkunskaper.

Det här avsnittet kommer att täcka dessa funktioner steg för steg:

  • Börja med en omslagssida
  • Gör en innehållsförteckning
  • Skapa din sidhuvud och sidfot
  • Lägg till sidnummer

(Formatera innehållet)

  • Välj rätt typsnitt
  • Styla styckena
  • Kontroll av sidbrytningar
  • Använd stilar och teman
  • Bildtexter
  • Använd snabbdelar
  • Dekorera med sidgränser

1. Börja med en omslagssida

Den första sidan är den första kontaktpunkten med din läsare. Det är också din möjlighet att göra ett positivt intryck. Låt inte din brist på konstnärliga färdigheter vara en ursäkt eftersom Word tar upp jobbet med sitt inbyggda galleri med titelsidor. Allt du behöver göra är att gifta dig med tema i rapporten.

Microsoft Word 2016 erbjuder dig 16 förformaterade mallar och tre till på Office.com.

Gå till Infoga> Sidgrupp> Försida .

Omslaget visas som standard i början av dokumentet.

Eftersom det bara finns 16 'officiella' mallar som erbjuds kan du upptäcka att alla dina andra kamrater har samma omslag. Så varför inte anpassa det och göra det lite mer unikt.

Du kan utforma en titelsida (eller omslag) i Microsoft Word som kan vara ett original i stapeln. Spara den som en mall eller ändra enkelt designen i farten.

2. Gör en innehållsförteckning

Casual läsare skannar. Bra läsare skannar först och dyker sedan djupt. En innehållsförteckning ger vägpunkter som hjälper båda. När det är ett långt och komplicerat dokument, skulle du inte hellre kolla markens läggning innan du går till avsnittet som intresserar dig?

Tänk på en innehållsförteckning (TOC) om ditt dokument är mer än 10 sidor långt. Du bör först se till att du inte behöver ordna om alla sidor i ditt dokument innan du skapar TOC.

I Microsoft Word behöver du inte skriva hela innehållsförteckningen för hand. Det finns en Innehållsförteckning automatiskt verktyg under Referenser flik som tar din kontur och designar den åt dig. Du kan också enkelt hålla det uppdaterat när du vill ändra något.

Det finns också mallar du kan ladda ner och anpassa den till innehållets art. Till exempel kommer en TOC för en avhandling att se annorlunda ut än för ett företags årsrapport.

Vi har en komplett handledning om hur man skapar en innehållsförteckningssida i Word .

Kärnan i det är detta:

Skapa konturen och använd rubrikstilar för att organisera hierarkin. Använd det automatiska TOC -verktyget på rubrikstilarna. Word 2016 söker efter dessa rubriker och infogar sedan innehållsförteckningen i ditt dokument. Sedan kan du automatiskt uppdatera din TOC om du gör ändringar i ditt dokument.

För mer praktisk kontroll kan du också använda Manuell innehållsförteckning stil. Word infogar platshållartext och du måste infoga och formatera varje innehåll i listan.

Sidhuvuden och sidfötter är viktiga i rapporter eftersom huvudsyftet är att ge information om rapporten på varje sida. De är de vanliga visningsområdena för sidnummer. Dokumentets rubrik bör innehålla rapportens titel och eventuellt namnet på vem som skapade den. Titeln på det aktuella avsnittet är till hjälp.

Sidfoten, å andra sidan, bör innehålla sidnummer, datum för publicering och annan administrativ information som krävs. Observera att vissa stilguider har speciella riktlinjer för sidhuvuden och sidfötter .

Låt oss börja med rubriken i ditt dokument och ge det ett unikt utseende.

Välj Föra in och välj sedan antingen Rubrik eller Sidfot från gruppen. Det inbyggda galleriet visar dig flera alternativ du kan välja mellan.

Sidhuvudet och sidfoten infogas i ditt dokument med platshållartext eller tabell. De Sidhuvud- och sidfotsverktyg öppnas på menyfliksområdet för andra formateringsarbeten som datum, tid eller bild.

Ange din text och välj sedan Stäng sidhuvud och sidfot .

Du kan börja med en tom sidhuvud och sidfot. Om du har designkunskaper, använd Sidhuvud- och sidfotsverktyg att designa din egen. Behärska sidhuvudet och sidfoten om du vill skapa anpassade brevhuvuden för din organisation. Du kan använda varumärkeselement som företags- eller organisationslogotyper längst upp och snyggt formaterade fotnoter längst ner

Låt oss försöka med och ändra en av de inbyggda rubrikerna. jag valde Kille från galleriet.

Det sista utseendet tog två minuter att sätta ihop med enkla texteffekter och en ikon från Microsoft Office -ikongalleriet.

Sidhuvudet och sidfoten är på plats. Men hur vet du var du befinner dig i dokumentet? Infoga sidnummer som nästa viktiga skylt.

4. Lägg till sidnummer

Sidnummer ser bäst ut i sidfoten (till skillnad från sidhuvudet som på bilden ovan). Du kan lägga till ett grundläggande sidnummer från Infoga> Sidnummer knappen på menyfliksområdet. Du kan också lägga till den från Design fliken som visas när du lägger till sidhuvudet och sidfoten.

Du har mycket kontroll över sidnummer. Välj bland ett stort antal nummerformat och anpassa dem efter dina behov. I det här fallet lägger vi till numret i sidfoten, men du kan placera dem högst upp eller till och med vid marginalerna. I det här exemplet har jag placerat sidnumret längst ner till vänster. Men jag skulle vilja ändra standardutseendet och formatet.

Till exempel: Användning av en 'sida X med XXX' ger en bättre indikator på ett långt dokument.

Välj sidnummer. Gå till Infoga> Snabbdelar . Välj i rullgardinsmenyn Fält . Du kan också nå dialogrutan Fält från fliken Sidhuvud och sidfot.

Välja NumPages från den långa listan med fältnamn. Från rutan till höger kan du välja ett specifikt format. Jag valde vanliga 1, 2, 3. Klicka OK , och antalet sidor visas. Allt du behöver göra är att lägga till din text, till exempel sida X i XXX, och ändra utseendet på siffrorna med de vanliga textformateringsverktygen som finns tillgängliga på fliken Hem.

Det ser nu ut så här:

Utforma utseendet på valfritt sidnummer i ditt dokument och Word uppdaterar alla återstående automatiskt. Sidnummer är de vanligaste elementen i en sidfot, men det kan också innehålla all annan information som sidhuvudet. Från alternativen i gruppen Infoga kan du lägga till datum och tid, dokumentinformation, bilder och mer till din sidhuvud eller sidfot.

Därefter ska vi formatera innehållet.

Den visuella dragningen av din professionella rapport kommer tillsammans med den 'försköning' du tillämpar på innehållet. Formatering är också ett viktigt steg för ett dokument som flyter bra. Så du måste fokusera mycket energi på att välja rätt typsnitt, styckeutrymme och färger.

Oroa dig inte. Även de konstnärligt utmanade kommer att hitta den här delen lätt eftersom Microsoft Word levereras med standardteman och visuella stilar. Låt oss börja med det mest grundläggande elementet i ett dokument.

5. Välj och stil rätt teckensnitt

Din val av teckensnitt i en professionell Word -rapport inte bara avgör hur texten sticker ut utan också hur den skrivs ut. Du vill ha båda för maximal effekt.

Du kan använda ett teckensnitt (dvs. teckensnittets visuella utseende) på antingen ett helt dokument eller på specifika delar av ett dokument. Alla val av teckensnitt är tillgängliga från fliken Hem. Gå till Hem> Teckensnitt .

Standardteckensnittet i Microsoft Word 2016 är Calibri. Se bortom det eftersom du har många andra att välja mellan. Om du väljer Times New Roman kan du anses vara lat, om du väljer Windings, ja ... Jag tror inte att jag behöver förklara det. Så se till att du väljer ett teckensnitt som är lätt att läsa och passar rapporten. För att spela det säkert, välj bland en av dessa professionella Google-teckensnitt ; de är tillgängliga gratis.

Dricks: Baskerville och Georgia är bra alternativ till den överanvända Times New Roman

Prova olika teckensnittsparning för brödtexten och rubriker (och underrubriker). Flera webbplatser gillar FontJoy och TypeWolf hjälper dig att experimentera med teckensnittsparningar. Du kan ladda ner och använd anpassade teckensnitt för. Men kom ihåg tumregeln-använd aldrig mer än tre olika typsnitt i ett dokument.

För den extra pizazz, prova en släpp lock för att förbättra din text .

6. Styla styckena

Om du vill ha dina rader dubbel eller åtskilda, måste du ändra styckenas format. Genom att ändra avståndet kan du göra ett dokument lättare att läsa eller ge intrycket av att det är längre och att du har lagt mer arbete på det.

För att ändra stycket för hela dokumentet är det bäst att du väljer varje textblock; annars, om du använder rubriker i din rapport, kommer de också att ändras. Ett annat bättre alternativ är om du anpassar den specifika stil du använder för att formatera stycket.

För att göra detta, gå till Hem > Stilar . Högerklicka på den stil du vill ändra och välj Ändra . Klicka på Format> Stycke som finns längst ner i dialogrutan. Ändra nu avståndet, indragningen och inriktningen för stycket. Klick OK för att stänga dialogerna.

När du vill ändra en mindre del av dokumentet , välj vad du vill ändra. Högerklicka på den markerade texten och välj Paragraf . Samma dialogruta som ovan visas.

7. Kontroll av sidbrytningar

En sidbrytning - med sitt namn - delar upp ett kontinuerligt textblock på två sidor. Sidbrytningar är viktiga strukturella element för långa dokument. Word infogar automatiskt en sidbrytning i slutet av sidan. Men i ett långt dokument kan du placera sidbrytningar där du vill ha dem.

Klicka på för att infoga en manuell sidbrytning Infoga> Sidbrytning. (Kortkommando: CTRL + Enter)

En sidbrytning ser ut så här när du klickar på Visa gömma kommandot i Styckegrupp .

Men vad händer om du vill hålla ihop ett gäng rader på en sida eller kolumn och inte ha dem åtskilda på grund av en sidbrytning? Layouten är i din kontroll. Klicka på den lilla pilen som du ser längst ned till höger i gruppen Stycke.

I Avsnittsruta, klicka Linje- och sidbrytningar. Välj bland dessa fyra pagineringsalternativ:

  • Änka/föräldralös kontroll placerar minst två rader i ett stycke högst upp eller längst ner på en sida.
  • Fortsätt med nästa förhindrar avbrott mellan stycken du vill hålla ihop.
  • Håll linjerna ihop förhindrar sidbrytningar i mitten av styckena.
  • Sidbrytning innan lägger till en sidbrytning före ett specifikt stycke.

Vi har också visat hur man tar bort sidbrytningar när det är nödvändigt.

8. Använd stilar och teman

Stilar och teman är kanske två av de mer underutnyttjade funktionerna i Microsoft Word. Men jag tycker att du ska använda dem vid varje tillfälle för att spara mycket tid.

Men vad är skillnaden mellan ett tema och en stil? Microsoft säger:

Teman ger ett snabbt sätt att ändra färg och teckensnitt. Om du vill ändra textformatering snabbt är Word -format de mest effektiva verktygen.

Så när teman styr det allmänna utseendet med färg, effekter och teckensnitt - börja med ett bra tema för ditt dokument först. Sedan , använd stilar för att gräva i de specifika delarna du vill ändra utseende för.

För Teman: Gå till Design flik. Välj ett tema från galleriet. Du kan se förhandsgranskningar av hur färgkombinationen är.

För Stilar: Välj den del av texten du vill ändra. Gå till Stilar grupp på Hem flik. Du kan se förhandsgranskningar av hur de ser ut. Välj den stil som passar ditt innehåll. Välj till exempel en rubrikstil för rubrikerna i ditt dokument. Eller en speciell stil för alla citat. Du kan också ändra en befintlig stil och skapa nya stilar från grunden.

9. Bildtexter

Varje bild, diagram eller illustration behöver en bildtext för att tydligt beskriva det. Det är en enda textrad, vanligtvis under en grafik. Bildtexter är också en viktig referens när du behöver nämna dem på ett annat ställe. Många dokument utelämnar denna lilla detalj.

Det är lätt att lägga till en bildtext. Högerklicka på bilden du vill lägga till en bildtext till. Välj Lägg till bildtext .

Lägg till bildtexten i dialogrutan och konfigurera de återstående alternativen. Bildtexter kan automatiskt refereras till i Word.

10. Använd snabbdelar

Professionella dokument kan bli repetitiva. Det är därför du bör börja använda snabbdelar för pannor som du återanvänder hela tiden. Till exempel, låt oss säga att det finns en kontraktsklausul som du inkluderar med varje dokument. Eller lite introduktionsinformation. Istället för upprepad kopiering och klistra in, spara dem som snabbdelar och återanvänd dem igen och igen.

Quick Parts är också en typ av byggsten . Du kan se galleriet med alla återanvändbara innehållsblock i Byggstenarrangör .

Spara och återanvänd dina egna snabbdelar i två steg:

  1. Välj frasen, meningen eller andra delar av ditt dokument som du vill spara i galleriet.
  2. Gå till Infoga> Textgrupp> Snabbdelar> Spara markering i snabbdelgalleri . Ändra namnet och lägg till en beskrivning om du vill. Klick OK .

Lika enkelt kan du återanvända det sparade innehållet.

Placera markören där du vill infoga ett urval från Quick Parts Gallery. Gå till Infoga> Textgrupp> Snabbdelar . Klicka sedan på meningen, frasen eller andra sparade markeringar som du vill återanvända.

Du kommer att märka tre andra kategorier i menyn Snabbdelar.

Automatisk text: Word 2016 har behållit det gamla Automatisk text funktion. Det fungerar som Quick Parts för alla textblock som du använder mycket. Exempel: En anteckning du vill använda med varje dokument.

Dokumentegenskap: En uppsättning konstanta egenskaper som du kan inkludera i varje dokument. Exempel: Företagsnamn eller författare.

Fält: Det här är fördefinierade element som uppdateras automatiskt. Exempel: Datum, tid, sidnummer etc.

Kom ihåg att poster för dokumentegendom ibland kan innehålla information som du inte vill dela med alla. Så håll ett öga på dessa fält och ta bort dolda personuppgifter när det behövs.

11. Dekorera med sidkanter

Sidgränserna ser bra ut inte bara på flygblad och inbjudningar. Om de görs rätt kan de lägga till en touch av klass i ett dokument. En mängd olika linjestilar och -bredder och konstgränser finns tillgängliga på menyn Design på menyfliksområdet.

Gå till Design> Sidgränser.

I Gränser och skuggning låda, använd Sidgräns flik för att designa din gräns.

Inställningarna är självförklarande. Prova Shadow eller 3D med rätt färger för att lägga till en subtil men elegant kant. Konststilarna med sina utklippsgränser kan vara för tuffa för professionella dokument.

Använd de fyra hörnknapparna i Förhandsvisning fönster för att välja sidorna på sidan för att rita gränser. Klicka på dessa knappar för att ta bort eller lägga till kanter som du vill.

Placera markören på den första sidan i ett dokument om du bara vill sätta en kant runt den första sidan. Du kan också sätta gränser runt vissa sidor i ett avsnitt. Placera markören i avsnittet - antingen på den första sidan i det avsnittet eller på en efterföljande sida.

Referenser och samarbete

En Word -rapport kan verka som en oöverskådlig syssla. Det är som att organisera en miljon högar hö i snygga små stackar. Tanken är att veta exakt vilken stapel som har stiftet du letar efter. Dessa funktioner är avsedda att göra det enklare.

1. Skapa ett index

När du skriver stora dokument som en rapport som innehåller mycket information kanske en innehållssida inte räcker. Ett Index ska visas i slutet av dokumentet, med sidnummer till sökord och information i rapporten. Skapa ett index för att hjälpa läsaren att hänvisa till rätt information med bara sidnumret.

Skapa ett index om ditt dokument har mer än 20 sidor. Microsoft Word 2016 låter inte processen överväldiga dig. Den har i princip två delar:

  • Välj de ord eller information som du vill inkludera i indexet.
  • Placera indexet på rätt plats i ditt dokument.

Du kan bläddra igenom det färdiga dokumentet och markera de ord eller fraser som du vill inkludera i indexet eller markera dem när du går. Välj i vilket fall texten du vill använda som en indexpost eller klicka där du vill infoga posten.

1. Klicka Referenser > Markera post .

2. Redigera texten i Markera indexpost dialog ruta. Du kan också lägga till en underpost som ytterligare definierar huvudordet du använde i indexet. Du kan lägga till flera nivåer och alla visas indragna under huvudposten.

3. Under alternativ , kan du också skapa en korsreferens till en annan huvudpost. En läsare kan använda denna för att hänvisa till relaterad information någon annanstans i samma dokument.

4. Använd sidnummerformatet för att bestämma hur sidnumren ser ut i indexet.

varför fungerar inte min pekskärm

5. Klicka Markera för att markera indexposten. Klicka på för att markera den här texten överallt där den visas i dokumentet Markera alla .

6. Upprepa processen för alla ord och fraser som du vill inkludera i indexet.

Du har nu byggt ditt index. Sätt i den på rätt plats mot slutet av dokumentet.

1. Klicka på sidan där du vill infoga indexet.

2. Klicka Referenser> Infoga index .

3. Index dialogrutan visas. Här kan du välja att formatera textposter, sidnummer, flikar och ledartecken.

4. Välj utseende från de olika formaten i listan och markera förhandsgranskningsfönstret till höger. Kom ihåg att förhandsgranskningsfönstret inte visar dig det faktiska indexet. Det är bara en 'simulering' av hur det kommer att se ut.

5. Klicka OK . Ditt index är nu klart.

Ibland kan du behöva lägga till fler poster i indexet efter att du har infogat det på sidan. Markera posten och gå till Referenser> Uppdatera index att inkludera de nya omnämnandena.

Lägg också till en rubrik för indexet eftersom Word inte gör det automatiskt.

2. Skapa bibliografier

Ditt dokument är nästan klart. Nu måste du tillgodoräkna dig allt annat forskningsarbete och idéer som du har refererat till i ditt dokument. Det är dags för en bibliografi.

En företagsrapport kanske inte behöver en bibliografi men en akademisk uppsats är inte klar utan en. Litteraturlistan är ett av de mest noggranna arbetena i en akademisk rapport. Du måste ha alla dina citat i ordning innan du sätter dig ner för att rama in bibliografin. Bestäm också citatstilen (vanligtvis MLA, VAD , eller Chicago-stil ) enligt riktlinjerna för ditt ämne.

Tveka inte att dra nytta av citerings- och bibliografi-generatorer från tredje part för att konstruera detta avsnitt.

Men Microsoft Word 2016 har en komplett verktygsuppsättning för att göra denna process så smärtfri som möjligt. Så gå till den punkt i dokumentet där du vill placera bibliografin. Det är bra om du har minst ett citat att inkludera, men även om du inte gör det kan Word 2016 använda en platshållare och fylla i källorna senare.

Klick Referenser> Bibliografi .

Word erbjuder några bibliografistilar som bara skiljer sig åt i rubriknamn. Välj lämplig stil och infoga sedan citat från knappen i Citations & bibliografi grupp .

Bibliografiverktyget har några steg till det. För korthetens skull, kommer jag att hänvisa dig till det utmärkta Microsoft Office -hjälpsida som är en steg-för-steg-guide.

Vissa akademiska uppsatser kommer att be dig om det skapa en kommenterad bibliografi . Det är en mer utarbetad version av en bibliografi med en lista med citat till tidskrifter, böcker, artiklar och andra dokument följt av ett kort stycke. Paragrafen är en beskrivning av källan och hur den stöder ditt papper.

3. Korsreferens

Du kan använda en korsreferens för att hjälpa läsaren att navigera genom ett långt dokument. När som helst i ett dokument kan du be läsaren att återgå till en rubrik, sidnummer, bild, diagram, fotnot, slutnot och stycke. En korsreferenslänk är ett snyggt sätt att koppla samman relaterad information. Läsaren måste bara klicka på länken för att gå till den informationskoden.

Så här börjar du:

1. Välj platsen för korsreferensen och skriv texten som berättar för läsaren om den. Till exempel: 'Se diagram 3 för framtida trender.'

2. Gå till Infoga> Korsreferens .

3. I Typ av referens Klicka på rullgardinsmenyn för att välja vad du vill länka till.

4. Alternativen i Infoga referens till rullgardinsmenyn ändras enligt ditt val ovan.

5. I För vilka fältet, gå igenom alternativen och berätta för Word den exakta informationen att länka till.

6. Kontrollera Infoga som hyperlänk för att skapa hyperlänken för den refererade informationen.

7. Klicka på Föra in att inkludera korsreferensen i dokumentet.

Kommer du ihåg att vi nämner bildtexter? Du kan göra korsreferenser till ekvationer, figurer, grafer och tabeller om du använde bildtexter under dem.

Word kan inte skapa en korsreferens för något som inte finns. Word meddelar dig om dessa fel och uppdaterar korsreferenserna automatiskt när du ändrar sidnumret eller texten för det refererade objektet.

4. Använda kommentarer

En professionell rapport kan vara ett ensamt jobb eller så kan du ta hjälp av ett team för att förbereda det första utkastet. Den ödmjuka Kommentar är ett av de mest underutnyttjade verktygen i ett Word -dokument. Den visas som en rektangulär ballong i marginalen eller i granskningsrutan.

Du kan använda kommentarer som små 'klister' eller självanteckningar. Lämna små anteckningar till dig själv i marginalerna när du skriver, redigerar och reviderar dig igenom en rapport eller ett manuskript. Var kreativ - lägg till extra länkar till andra resurser, använd dem för tips och tips, länka till olika delar av ett dokument eller skapa en feedbacklänk för dina läsare. Och när du slutför kan du enkelt ta bort alla kommentarer i Word .

Microsoft Word 2016 är också ett förbättrat samarbetsskrivande verktyg. Kommentarer spelar en stor roll för att kommunicera feedback i ett team. Så här fungerar kommentarsystemet ...

1. Markera texten du vill lägga till en kommentar till eller klicka på i slutet av ett textblock.

2. Gå till Infoga> Kommentar . Skriv din kommentar i rutan. Kommentarer visas i markeringsområdet till höger. Utskriftslayoutvyn är vanligtvis det bästa sättet att se kommentarerna bredvid texten.

3. Gå till Recension flik och se fler alternativ för kommentarer. Denna flik visar också alla kontroller för spåra ändringar och kommentarer i ett samarbetsdokument. Använd markeringsalternativen för att visa eller dölja kommentarerna. Till exempel: Ingen markering kommer att dölja kommentarerna och markeringsområdet till höger.

Slutför din rapport

När huvuddelen av din rapport är klar och sparad är det dags att slutföra rapporten. När jag säger slutföra menar jag inte korrekturläsning. Det borde också göras. Nu måste du vidta säkerhetsåtgärder för att skydda rapporten från obehöriga ändringar och plagiat.

Dessa säkerhetsåtgärder kommer att ge din elektroniska fil en extra nivå av äkthet innan du delar den.

Detta avsnitt kommer att omfatta:

  • Underskrifter
  • Sätt in vattenmärken
  • Gör dokumentet 'skrivskyddat'
  • Lösenordsskydda ditt dokument
  • Skriv ut ditt dokument till PDF

1. Underskrifter

Du kan lägga till textsignatur för en personlig touch i rapporten. Men en enkel text signatur behöver ingen autentisering. En digital signatur är det bättre sättet att skydda ditt dokument från obehörig åtkomst. En digital signatur bekräftar att dokumentet kom från undertecknaren och inte har manipulerats på något sätt.

Låt oss skapa en signaturrad i Microsoft Word 2016.

Placera markören i dokumentet där du vill skapa en signaturrad.

1. Gå till Föra in > Text grupp > Signaturlinje och klicka Microsoft Office Signature Line .

2. Den Signaturinställning dialogrutan visas. Fyll i fälten enligt anvisningarna. Om du skickar dokumentet till någon annan för signering, lägg till instruktioner för undertecknaren i fältet reserverat för det ( Instruktioner till undertecknaren ). Signatören kan också lägga till syftet med signeringen om Låt signatören lägga till kommentarer i dialogrutan Sign är kontrollerad.

3. Klicka på OK och dokumentet kommer nu att visa en platshållare för signaturen.

Ange en signatur:

När du behöver signera ett dokument med en digital signatur, gå till signaturraden och högerklicka på den.

Du kommer att uppmanas att signera med ett digitalt ID. Om du inte har en kommer Microsoft att berätta att du får en från en signaturtjänstpartner.

Om du inte har ett digitalt ID kan du bara infoga en textrepresentation av en signaturrad . Du kan använda en skriftlig signatur eller en bild som inte kräver autentisering.

2. Sätt in vattenstämplar

En Microsoft Word -vattenstämpel är en 'falsk' men fortfarande användbar visuell indikator för dokumentets status. Till exempel kan du använda ett vattenmärke som säger 'Utkast' för att skilja det från den slutliga versionen av dokumentet. Eller använd vattenstämpeln för att föreslå att dokumentet är 'upphovsrättsskyddat' eller 'konfidentiellt'.

Märket 'Utkast' är det vanligaste. Men Microsoft Word ger dig flera andra vattenmärken att välja mellan.

1. Gå till Design > Sidbakgrund och välj Vattenstämpel . Vattenstämpelknappen aktiveras endast i utskriftsvyn.

2. Du kan välja en bild eller ett textvattenmärke från galleriet. Både horisontella och diagonala versioner finns tillgängliga. Dialogrutan ger dig alla anpassningsalternativ för det slutliga utseendet på vattenstämpeln. Prova olika teckensnitt, layouter, storlekar och färger.

3. Du kan skriva din egen text i textfältet för att skapa ditt egna vattenmärke.

4. Välj OK för att applicera vattenstämpeln på ditt dokument. Word tillämpar automatiskt vattenstämpeln på varje sida utom titelsidan.

3. Gör dokument till skrivskyddade

En professionell rapport till sin karaktär borde inte behöva redigeras av dess läsare. Att konvertera dokumentet till en PDF är ett sätt. Men du kan också tillämpa några ytterligare begränsningar i Microsoft Word och förhindra oavsiktlig ändring eller utelämnande av något slag.

Det finns tre sätt att skydda ett dokument.

Först - Gör ditt dokument ”skrivskyddat”.

Detta säkerställer att ditt dokument bara kan läsas eller kopieras. Det hindrar inte någon från att kopiera filen och göra ändringar i kopian.

1. Gå till Fil flik> Info > Skydda dokument > Markera som Final.

2. När läsare öppnar ett dokument kommer en stapel ovanpå att uppmana läsarna att behandla detta dokument som skrivskyddat. Men de kan klicka på 'Redigera ändå' för att öppna dokumentet i redigeringsläge.

För det andra - Lösenordsskydda ditt dokument.

Skydda ditt dokument från oönskade redigeringar med ett lösenordsbarriär.

1. Under Skydda dokument , välj Kryptera med lösenord . Skriv ett lösenord och klicka OK .

2. I Bekräfta lösenord skriv in lösenordet igen och klicka sedan på OK . Dokumentet öppnas med läsaren uppmanad att ange ett lösenord.

Microsoft använder AES (Advanced Encryption Standard), 128-bitars nyckellängd, SHA1 (en kryptografisk hash-algoritm som genererar en nästan unik 160-bitars nyckel för att ersätta klartext) och CBC (chifferblockskedja) för att ge en hackare en brunn -förtjänt huvudvärk.

Tredje - Begränsa redigering.

Denna kontrollfunktion hjälper dig som författare att bestämma vilka delar av dokumentet andra kan redigera och vilka som ska låsas ut. Tänk på det som en studsare som släpper in VIP: erna men annars spärrar dörren för vanligt folk.

1. Gå till Recension > Begränsa redigering .

2. Under Redigera begränsningar , kontrollera Tillåt endast denna typ av redigering i dokumentet , och se till att listan säger Inga ändringar (skrivskyddad) .

Inga ändringar (skrivskyddad) är standardbegränsningstypen. För en annan begränsningsnivå för dokumentet, klicka på menyn och välj bland Spårade ändringar, Kommentarer eller Fyll i formulär.

3. För att frigöra vissa avsnitt från redigeringsblockaden väljer du sektionerna för redigering utan begränsningar. Klicka på för att välja mer än ett område CTRL när du väljer området med musen.

4. Du kan kontrollera Alla under Undantag (valfritt) i panelen Begränsa redigering. Eller klicka Fler användare ... och tillåter endast specifika användare att ändra sektionerna. De tillåtna områdena kommer att markeras med hakparenteser.

5. Klicka Ja, börja verkställa skydd .

Skriv nu ett unikt lösenord i rutan som öppnas. Du måste skriva det igen för att bekräfta det.

Lösenordet är valfritt. Men det säkerställer att ingen bara kan klicka Stoppa skyddet och redigera dokumentet. Om du fortfarande är paranoid, fortsätt och kryptera ditt Microsoft Word -dokument som vi gjorde i den andra processen ovan.

4. Skriv ut din rapport till PDF

Det bärbara dokumentformatet har många fördelar. Inte minst är dess plattformskompatibilitet på alla datorer. Ditt dokument är klart och nu måste du dela det eller skicka det för att skrivas ut. Många professionella rapporter - till exempel ett juridiskt dokument - måste behålla formatet som avsett.

Spara eller konvertera en kopia till PDF. Microsoft Word 2016 behöver inga tillägg från tredje part.

Gå till Fil > Exportera > Skapa PDF/XPS .

Kom ihåg att ditt Word -dokument kan innehålla känslig information som du inte vill inkludera i PDF -filen. Ta bort det innan du publicerar till PDF. I Publicera som PDF eller XPS fönster, välj alternativ . Välj sedan Dokumentera och tydlig Dokument egenskaper . Ställ in alla andra alternativ du vill och välj OK .

Bläddra till var du vill spara filen och klicka på Publicera .

Nästa steg...

Du är nära mållinjen. Rapporten är redo att överlämnas till dina läsare. Men det är ett sista jobb kvar.

Vänd på sidorna och kontrollera (igen) att din rapport är läsarvänlig. Närma dig det med läsarens öga. Har du organiserat dina tankar och skrivit övertygande? Flyter informationen bra med diagrammen och illustrationerna? Kan de skumma igenom och snabbt hitta informationen? Är texten läsbar? Använd läsbarhetspoängen för att mäta läsbarhetsnivån för dina dokument som ett sista steg.

Du kanske också har märkt att vi inte täckte vissa aspekter av Microsoft Word. Till exempel, Microsoft Word -tabeller är ett viktigt verktyg för datavisning. Eller den listornas makt inom informationshantering.

Microsoft Word är mer än ett kvartssekel gammalt och fullt med små funktioner. På MakeUseOf har vi täckt varenda vrå av detta odjur. Så använd våra resurser för att lära dig mer om denna programvara gratis. Varje ny funktion i Microsoft Word lärt dig kommer att göra ditt liv enklare.

Få din rapport att lysa

Som författaren Nathaniel Hawthorne sa,

Lättläst är jävligt svårt att skriva

Stämmer inte detta också för professionell rapportskrivning? När allt kommer omkring, om ingen får välja, kanske ingen vill läsa den. Att skriva en affärsrapport och använda den för att kommunicera är två olika saker. Microsoft Word är bara ett verktyg - det är ditt jobb att engagera sig.

För några alternativ, kolla in de bästa ordbehandlare online . Och för mer hjälp med professionellt skrivande, ta en titt på hur man ber om ursäkt i ett mejl och menar det .

Vilka är de bästa metoderna för att skriva professionella affärsrapporter? Berätta för oss i kommentarerna.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Är det värt att uppgradera till Windows 11?

Windows har gjorts om. Men är det tillräckligt för att övertyga dig om att byta från Windows 10 till Windows 11?

Läs Nästa Relaterade ämnen
  • Produktivitet
  • Microsoft Word
  • Lång form
  • Longform Guide
Om författaren Saikat Basu(1542 artiklar publicerade)

Saikat Basu är biträdande redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smuts från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär, brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättande färdigheter. Han ser upp efter det saknade Oxford -komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.

Mer från Saikat Basu

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera