Home-theater-designers
Vad får du när du kombinerar en två veckors semester med ett hektiskt arbetsliv? Ett jätteprojekt som väntar på dig när du kommer hem - bara sållar igenom alla dessa mejl! Vänta - varför inte aktivera Out of Office Responder i Outlook och automatisera några av dessa svar åt dig?
Här på MakeUseOf har vi täckt hur man gör detta i Gmail, som Tinas semesterresponsanvisningar och Marks metod för att göra det med ett e -postfilter. Den enda klienten som vi ännu inte har täckt är Outlook. Tyvärr, till skillnad från Gmail, erbjuder den kostnadsfria versionen av Outlook.com inte svarsfunktionen Out of Office. Men om du har Outlook 2010 och ett konto på en MS Exchange -server - som många företag tillhandahåller anställda - har du tur.
Använda Out Of Office Responder I Outlook
Microsoft har gjort det extremt enkelt att konfigurera ett automatiserat system som skickar ut snabba svar till alla som e -postar dig medan du är borta från ditt kontor. Det spelar ingen roll om det bara är under 24 timmar eller under en 2 veckors semester, du kan konfigurera Outlook -klienten så att den svarar exakt hur du vill ha den och för exakt den tid du behöver den.
För att komma till dessa inställningar i Outlook 2010, välj Info under Windows Logo -knappen. Här ser du en stor knapp som läser 'Automatiska svar' med en dörr och en pilikon.
Klicka på knappen Automatiska svar för att starta Outlook's Out of Office -verktyg. Det popup-fönster du ser är mycket mer avancerat än du kanske inser. Vid första anblicken är det ett snabbt sätt att aktivera 'Skicka automatiska svar' och bara skriva in en snabb anteckning som Outlook automatiskt skickar på dina vägnar till alla som e -postar dig.
kan du ändra ditt snapchat -användarnamn
Men vid närmare granskning ser du att det finns mycket mer funktionalitet här än vad som syns.
Först och främst kan du definiera ett specifikt datumintervall för att aktivera autosvarfunktionen, så att när du kommer tillbaka från din semester behöver du inte oroa dig för att komma ihåg att stänga av den!
Du kommer också att märka att det finns två flikar. Den till vänster är att konfigurera ett autosvar endast för personer som e-postar dig från företaget.
På fliken till vänster kan du ställa in ett specifikt svar för alla som e -postar dig från ditt företag.
Konfigurera e -postregler
Du märker det längst ner i det här fönstret, det finns en till synes obetydlig liten knapp märkt 'Regler ...'
Den här knappen är faktiskt ganska betydande eftersom den låter dig definiera hur Outlook automatiskt svarar genom att definiera specifika personer, ord i ämnet eller kroppen, eller om e-postmeddelandet skickades direkt eller CC'd.
Du kan skapa mycket specifika regler här. Du kan till exempel skapa en regel om att om din mamma mailar dig kan du vidarebefordra det e -postmeddelandet till ett personligt konto som du kommer att övervaka under din semester (eller skicka det direkt till papperskorgen, beroende på din relation med din mamma).
Det blir ännu mer intressant när du klickar på knappen 'Avancerat ...'.
Här kan du definiera mer detaljer om vilka meddelanden du vill svara på på ett annat sätt än det vanliga autosvaret. Du kan välja meddelanden över eller under en viss storlek, när de mottogs, deras betydelse och mer.
Skapa off -office -svarare med e -postregler
Saikat gav några tips om hur du använder Outlook -filter tidigare, och Jack gjorde detsamma för Google, Hotmail och Yahoo filter . Om du tänker efter är Out of Office Responder faktiskt en alternativ version av vad du kan göra om du bara klickade på Hantera regler från Outlook -menyn.
Med hjälp av reglerguiden rullar du bara ner till alternativet för att söka efter meddelanden 'mottagna i ett visst dataspann'.
Definiera detta datum som från det ögonblick du åker till semester, till det ögonblick du planerar att återvända hem.
Slutligen, allt du behöver göra är att definiera vilket svar eller åtgärder du vill att regeln ska vidta när inkommande meddelanden uppfyller dessa kriterier, och du har i huvudsak en out -of -responder!
Som du kan se finns det ingen anledning att du inte kan svara på mejl även när du är ledig! Allt du behöver göra är att ta dig tid att berätta för Outlook hur du vill att det ska svara för dig, och folk kommer att tro att du är lika produktiv som du någonsin varit, till och med när du sitter på en strand och smuttar på en margarita.
På vilka kreativa sätt använder du Outlook's Out of Office Responder? Har du några bra tips eller historier att berätta? Dela dem i kommentarfältet nedan!
kan du hämta borttagna meddelanden från facebook
Bildkrediter: robothand [Bruten URL har tagits bort] Via Shutterstock
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Är det värt att uppgradera till Windows 11?Windows har gjorts om. Men är det tillräckligt för att övertyga dig om att byta från Windows 10 till Windows 11?
Läs Nästa Relaterade ämnen- Windows
- Tips för e -post
- Microsoft Outlook
Ryan har en kandidatexamen i elektroteknik. Han har arbetat 13 år inom automationsteknik, 5 år inom IT och är nu Apps Engineer. Han var tidigare chefredaktör för MakeUseOf och talade på nationella konferenser om datavisualisering och har presenterats på nationell TV och radio.
Mer från Ryan DubePrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera