Home-theater-designers
Medan de flesta PC -användare skulle påstå sig vara skickliga i Office -programvara som Ord och Excel, paketets längre räckvidd är kanske lite mer skrämmande. Åtkomst och liknande bitar av databasprogramvara kan vara en särskilt ovänlig programvara att komma igång med - men de utgör mycket mindre utmaning om du vet vad du gör.
Den här guiden tar dig igenom de grundläggande stegen för att skapa din databas, fylla den med information och använda sökfrågor för att få tillgång till den i ett ögonblick. När du väl förstår grunderna kommer du på god väg till äkta Access -behärskning.
Skapa en databas
När du öppnar Access kommer du att presenteras med en mängd olika alternativ och mallar. Välj Tom skrivbordsdatabas för att komma igång och välja ett filnamn och en plats på hårddisken för att den ska sparas i. Jag ska skapa en databas över de böcker som jag äger, men samma begrepp kan användas för en e -postlista, din telefonbok eller andra ändamål.
Den första kolumnen i min databas kommer att innehålla titeln på varje bok, så jag ska använda Klicka för att lägga till -knappen för att ange att detta är en Kort text post - du bör välja vilken typ av post som passar ditt projekt. Därefter byter du namn på kolumnrubriken till något lämpligt. Det är värt att byta namn på din första tabell från standard 'Table1' också vid denna tidpunkt.
Gör samma sak för alla de olika kolumnerna som du vill inkludera. I mitt fall var det en annan kort textpost för författarens namn, en nummercell för utgivningsåret och en kryssruta Ja/Nej för om boken i fråga var en inbunden upplaga eller inte. Jag har också ställt in ett datum tillagt fält, som vi automatiserar på ett ögonblick. Om du behöver redigera någon datatyp efter skapandet, gå till Fält fliken på menyfliksområdet, markera önskad kolumn och ändra den via Data typ rullgardinsmenyn.
hur man överför filer från en google -enhet till en annan
Byt nu till Designvy med ikonen längst ned till höger på skärmen. För att automatisera en tidsstämpel väljer du önskat fältnamn, väljer datumformat via rullgardinsmenyn och anger = Nu () i Standardvärde fältet nedan. Detta kommer automatiskt att fylla i cellen med datumet då posten lades till när ett nytt objekt matas in i databasen. Samma metod kan användas för att fastställa andra standardvärden, oavsett om de är en standardtextinmatning eller en formel som den här.
Upprätta en primärnyckel
Om du skapar en databas som kommer att växa och växa är en primärnyckel avgörande - men det är en bra vana att komma in även om du arbetar i mindre skala. Förvirring kan uppstå när två objekt delar samma namn, men en primärnyckel säkerställer att det finns en annan unik identifierare tillgänglig hela tiden.
Access 2013 skapar som standard ett ID -fält som sedan automatiskt fylls i med en numerisk identifierare. Du kan dock ange en annan primärnyckel om du känner behov. För att göra det, högerklicka helt enkelt på önskat fältnamn i designvyn och välj Primärnyckel. Detta måste dock vara en verkligt unik post för att säkerställa att saker fungerar som de ska.
Lägga till data med formulär
Om du vill mata in mycket data i ditt Access -dokument är det väl värt att skapa ett formulär . Navigera först till Skapa fliken i menyfliksområdet och klicka på Form . Det skapar en standardlayout för dig, som du sedan kan redigera genom att dra enskilda komponenter till rätt position.
För att testa ditt formulär, använd alternativet Visa till vänster på menyfliksområdet för att växla till Blankettvy . Här kan du lägga till en post genom att fylla i de olika fälten - gör det nu för att se till att allt fungerar som avsett. För att kontrollera dina framsteg, gå tillbaka till tabellen från formuläret och välj Databladvy . Om din första post visas som avsett, gå tillbaka till ditt formulär och spara ditt arbete.
Andra metoder för inmatning av data
Ett formulär är ett bra sätt att standardisera datainmatning, särskilt om mer än en användare kommer att använda databasen. Det är dock inte det enda sättet att fylla i en fil i Access. Den enklaste metoden är att helt enkelt lägga till poster manuellt i databladvyn.
Alternativt kan du importera en fil som innehåller befintlig data. Access 2013 ger stöd för ett antal filtyper, inklusive Excel -kalkylblad , CSV -filer, XML- och HTML -dokument. Om du vill importera data från en källa väljer du fliken Extern data från menyfliksområdet och väljer önskad filtyp. Access leder dig genom de nödvändiga stegen för att importera den till din databas.
vad betyder smiley face $
Det är värt att notera att Access gör en åtskillnad mellan import och länkning av data. Den förstnämnda är den rätta metoden om din data inte kommer att ändras, men den senare tillåter att ett separat dokument kontinuerligt uppdateras, vilket återspeglar dessa ändringar i Access. Beroende på dina behov kan det spara tid.
Använda frågor
När din databas är tillräckligt befolkad är det dags att börja dra nytta av att ha mycket information organiserad. Frågor är en enkel men kraftfull metod för att snabbt och effektivt sortera igenom din databas. För att illustrera deras användning, här är en enkel fråga som kommer att söka i min databas efter böcker från en viss tidsperiod.
Om du vill skapa en ny fråga navigerar du till Skapa fliken i menyfliksområdet och välj Frågeguiden , sedan Välj Enkel frågaguide . Välj önskad tabell, liksom fälten som du är intresserad av - i mitt fall är detta både utgivningsår och titel, så jag vet vilken post jag tittar på.
På nästa skärm, bestäm om du vill se detaljvyn med alla fält i varje post, eller bara en sammanfattning. Välj sedan Slutför för att avsluta processen. Du kommer att presenteras med den data du valde, och du kan använda rullgardinsmenyn i kolumnrubriken för att minska sakerna ytterligare. Jag letar efter böcker skrivna på 1970 -talet, så jag ska klicka på rullgardinsmenyn och sedan navigera till Nummerfilter> Mellan .
Jag satte sedan en övre och nedre gräns för mina data och fick en lista över de böcker som släpptes mellan 1970 och 1980. Samma metod kan naturligtvis användas för att matcha textsträngar, kryssrutor eller någon annan typ av information som du kan ha gått in i din databas.
Har du några tips för att komma igång med Access? Kämpar du med en särskild aspekt av databasskapande och behöver lite hjälp? Låt oss veta om dina råd och problem i kommentarfältet nedan.
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Är det värt att uppgradera till Windows 11?Windows har gjorts om. Men är det tillräckligt för att övertyga dig om att byta från Windows 10 till Windows 11?
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Engelsk författare för närvarande baserad i USA. Hitta mig på Twitter via @radjonze.
Mer från Brad JonesPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera