Home-theater-designers
Microsoft Word är fylld med så många funktioner att du kan producera i stort sett vad du vill med den. Men dessa funktioner resulterar inte alltid i den typ av vackra, högkvalitativa och professionella dokumentdesigner som du kan förvänta dig.
Det är en sak att veta allt om Microsoft Word, alla dess invecklingar och finesser och funktioner - det är något helt annat att veta vad som gör ett bra dokument. Här visar vi dig hur du formaterar ett Word -dokument för att det ska se professionellt ut.
1. Håll det enkelt, mindre är mer
Vill du veta hur du får ett Word -dokument att se bra ut? Håll det enkelt och dra nytta av dolda funktioner som Microsoft Word kommer med. Om du kommer ihåg en sak från den här artikeln, låt det vara så, och du kommer att kunna fatta rätt designbeslut i framtiden!
hur man minskar storleken på en jpg
När du skriver ett dokument ska innehållet vara huvudfokus. Det finns riktlinjer för dokumentformatering för att göra innehållet lättare att läsa och smälta. Eliminera frestelsen att införa iögonfallande element som bara tjänar till att distrahera. Maximera blankytan. Håll din ordalydelse stram och se över alla ordriga meningar eller stycken. Enkla och minimala regler överlag.
2. Välj en kontext-lämplig typsnitt
Ditt första stora designbeslut bör vara vilket typsnitt du ska använda. Traditionell kunskap säger det serif teckensnitt är lättare att läsa i tryckta dokument, medan sans serif teckensnitt är bättre för ögonen när de läses på en digital skärm.
Bra exempel på serif-teckensnitt inkluderar Garamond, Georgia, Hoefler Text och Palatino, medan bra exempel på sans-serif-teckensnitt inkluderar Arial, Gill Sans, Helvetica och Lucida Sans.
Hoppa över Comic Sans om du vill undvika ett av de vanligaste presentationsdesignfelen. Och vad du än använder, håll dig till samma typsnitt i hela dokumentet. Om du vill kan du använda ett annat typsnitt för rubriker.
3. Använd standardtypstorlek och färg
Du kan inte lära dig hur du formaterar ett word -dokument för att se professionellt ut utan att vara uppmärksam på textens utseende. Affärs- och akademiska papper använder i allmänhet 12-punkts teckenstorlek , som ger de mest läsbara styckena när de används i kombination med riktlinjerna som diskuteras nedan för sidstorlek, marginaler och radavstånd.
Vissa informationstäta rapporter kan ibland gå ner till 10-punkts teckenstorlek, men aldrig mindre än så.
I allmänhet är det bäst att håll händerna borta från allt som rör färger , särskilt för tryckta dokument. Du måste betala mer för färgbläcket, och det går inte vidare om dokumentet någonsin kopieras. För digitala dokument, reservera färgad text för kritiska varningar och liknande. Föredra att betona att använda fetstil och kursiv text.
4. Använd standard sidstorlek och marginaler
Nästan alla kontorsdokument skrivs ut som standard 8½ 'x 11' sidor, känd som US Letter -storlek (även känd som A4 någon annanstans, som är 210 mm x 297 mm). Detta är den enda storleken som garanterat finns tillgänglig oavsett vilken skrivare du använder.
När det gäller marginaler kräver de flesta stilmanualer och stilguider en 1 'marginal på alla sidor på sidan, vilket ger bästa läsbarhet för radlängder och möjliggör skriftliga kommentarer om det behövs. Men om dokumentet ska bindas i ett bindemedel kanske du vill öka sidmarginalerna till 1½ ' för att rymma ringarna.
5. Justera stycken till vänster
Du kan bli frestad att använda motiverad anpassning eftersom det är det som används i tidningar och romaner och vissa läroböcker, men det är fel val för kontors- och akademiska dokument. Varför är det viktigt att göra ett dokument formellt? Utan formalitet blir ditt dokument oläsligt.
Vad du vill är vänsterjustering för text . Detta ger ojämnhet på höger sida av styckena, men det håller bokstavsavståndet som avsett med vilket typsnitt du använder, och det betyder optimal läsbarhet. Annars kan du hamna med typografiska floder , som är extremt distraherande och helt enkelt ser fula ut.
6. Indrag de första raderna i stycken
Styckena bör inte ha något extra avstånd mellan dem, och de första raderna i styckena bör indragas för att få varje stycke att sticka ut . Det enda undantaget är för stycken som direkt följer en sektionsrubrik, som kan lämnas obegränsad eftersom det omgivande sammanhanget gör det klart att det är ett eget stycke.
En allmän tumregel är att göra indragstorleken samma som teckensnittsstorleken. Se till att du använder Words styckeformningsfunktioner för att hantera indrag snarare än att använda Flik nyckel!
7. Placera bilder mellan stycken
Det kan vara okej att placera bilder inuti ett stycke och låta den omgivande texten flöda runt den, och om din organisation föredrar det på det sättet, fortsätt sedan och gör det. Men generellt sett kan det skada läsbarheten, särskilt i datadrivna rapporter.
behöver du ps plus för att spela fortnite
Det säkraste alternativet, särskilt för grafer och diagram och tabeller, är att placera bilder mellan styckena och håll dem i centrum. På så sätt tävlar dina bilder aldrig om uppmärksamhet med den omgivande texten. Det hjälper också bildtexter att sticka ut.
8. Välj kontext-lämpligt radavstånd
Rätt val för radavstånd (det blanksteg som skiljer en textrad från nästa textrad) beror verkligen på vilken typ av dokument du skriver.
Akademiska uppsatser bör först följa alla akademiska stilguider på plats, föredra sedan dubbelavstånd om det inte finns någon stilguide. Affärs- och kontorsdokument tenderar att vara enstaka för att minimera antal sidor behövs vid utskrift, men digitala dokument kan vara lättare att läsa om de är placerade mellan 120-150 procent.
9. Bryt upp text med rubriker och listor
Ju längre dokument, desto viktigare rubriker blir. Vill du hellre läsa en 20-sidig rapport som inte är annat än en textvägg från ände till ände? Eller en 30-sidig rapport som är organiserad i rätt avsnitt, undersektioner och rubriker? Jag föredrar det senare varje gång.
Listor är också bra för att bryta upp textväggar och dra ögon till viktiga punkter. Använda sig av numrerade listor när man räknar en uppsättning objekt (t.ex. 'de fem attributen för en framgångsrik företagare') eller när man ger steg-för-steg-instruktioner. Annat, punktlistor är bra. Var noga med att undvika överanvändning av listor, vilket försämrar läsbarheten från din Word -dokumentdesign.
Detta är särskilt viktigt när det gäller med Word för att formatera ett manus .
10. Separata sektioner med raster
När du vill lära dig hur du får din rapport att se professionell ut måste du bekanta dig med avsnittsavbrott. I Microsoft Word, avsnitt bryter låter dig differentiera vissa sidor med ändringar i orientering, kolumner, sidhuvuden, sidfötter, sidnummer och mer. Avsnittsavbrott finns i fyra former:
- Nästa sida: Starta nästa avsnitt på följande sida.
- Kontinuerlig: Starta nästa avsnitt på den aktuella sidan.
- Jämn sida: Starta nästa avsnitt på nästa jämna sida.
- Udda sida: Starta nästa avsnitt på nästa jämna sida.
Om ditt dokument är tillräckligt stort för att behöva kapitel är detta det bästa sättet att formatera dem på ett rent sätt. Varje kapitel bör göras med en avsnittsbrytning 'Nästa sida' eller avsnittet 'Jämna sida' eller 'Udda sida' om du ska placera det i en pärm. Vi har visat hur man tar bort sidbrytningar om det behövs också.
Lär dig hur du formaterar ett Word -dokument för att se professionellt ut
Om inte din organisation eller skola kräver en specifik layout och format kan du hoppa över det hårda arbetet med att skapa din egen mall och bara ladda ner en istället. Detta hjälper dig att snabbt uppnå en professionell dokumentdesign.
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 8 viktiga skrivtips för Microsoft WordLär dig hur du använder Microsoft Word effektivt för att bli en professionell författare. Här är några tips för dig!
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Digitalt dokument
- Teckensnitt
- Microsoft Word
- Microsoft Office -tips
Emma är Senior Writer och Junior Editor för Creative -sektionen. Hon tog en kandidatexamen i engelska och kombinerar sin kärlek till teknik med att skriva.
Mer från Emma RothPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera