Home-theater-designers
Mellan kampanjer, nyhetsbrev, aviseringar och allt annat som kommer flygande i din inkorg varje dag är det väldigt lätt att samla för många e -postmeddelanden. Om du inte har tid att hantera det kan du befinna dig i en inkorg med upp till 20 till 30 tusen meddelanden.
Någonstans där inne har du viktiga meddelanden som du inte vill förlora. Men hur tömmer du ur röran utan att slänga ut barnet med badvattnet?
Om du följer processen som beskrivs i den här artikeln kan du komma ner till inkorg noll in minst 30 minuter . Som mest en timme. Vill du prova? Öppna din uppsvällda inkorg och följ med.
Den uppblåsta Gmail -inkorgen
Vi presenterar inkorgen för en mycket upptagen person.
Det är rätt. Nästan 20 000 olästa e -postmeddelanden. Det är bara de olästa. Den totala storleken på mitt e -postkonto innan jag startade den här processen skickade 35 000 meddelanden.
Så det första du ska göra är att hugga av den låghängande frukten.
Släng papperskorgen
Det är självklart att du måste ta ut papperskorgen ofta, inte bara hemma utan också i din Gmail -inkorg.
Klicka på din Skräp i det vänstra navigeringsfältet, klicka på rutan 'välj alla' högst upp i meddelandelistan och klicka sedan på länken 'Alla konversationer' som listades före det första e -postmeddelandet.
Klicka sedan på Radera för alltid .
Nästa, gå efter Gmail -skräppost . I navigeringsfältet, klicka på Skräppost länk och klicka sedan på 'Ta bort alla skräppostmeddelanden nu'.
Känns bra, eller hur? Vi har inte riktigt satt en grov i inkorgen än, men det är en härlig känsla att börja rengöra inkorgen efter att du har tagit ut papperskorgen.
Nu till nästa nivå av lågt hängande frukt.
Social och kampanjer
Om du använder Googles standardstil för Gmail -inkorg ser du det Social och Befordran flikar högst upp i inkorgen.
Klicka på var och en av dessa och bläddra ner genom listan för att leta efter stora mängder dubbletter.
Det här är de skyldiga som fyller din inkorg varje dag.
När du hittar dem öppnar du e -postmeddelandet och hittar Säga upp länk nära toppen eller botten av e -postmeddelandet.
Gå bara igenom de första sidorna i sociala och marknadsföringsinlägg och leta efter stora grupper av dubbletter. Bara att städa upp dina nyhetsbrev kommer drastiskt att minska mängden e -post som fyller din inkorg varje dag.
Lägg inte för mycket tid på att göra detta, för det finns större fisk att steka just nu. När du är klar med den här artikeln vill du gå igenom Sandys artikel om att hantera Gmail -inkorgsångest för att förhindra att du kommer in i den här röra igen.
När du har avslutat prenumerationen på de vanligaste e -postmeddelandena klickar du på Välj alla ikonen högst upp igen och klicka på länken 'Välj alla konversationer' högst upp.
Klicka på papperskorgen för att radera dem alla.
Upprepa samma process på fliken Kampanjer. När du har tagit bort alla dessa har du troligen redan minskat din inkorg med några tusen.
Och du blir bara uppvärmd.
Säkerhetskopiera och ta bort märkta e -postmeddelanden
För flera år sedan var jag en del av ett team som genomförde undersökningar online. Under tiden jag var där samlade jag några tusen e-postmeddelanden --- alla tillämpas med en speciell Gmail -etikett av den inkommande, länkade e -postadressen.
Adressen stängdes 2015 men jag brydde mig aldrig om att ta bort alla dessa e -postmeddelanden.
Du har förmodligen skapat alla typer av etiketter för år sedan. Kanske har du till och med automatiserat processen med filter för inkommande e -postmeddelanden. Alla dessa mejl sitter bara där och slösar på plats.
varför går min hårddisk på 100
Du kan inte bara radera märkta e -postmeddelanden i massor, eftersom du har märkt dem av en anledning. Kanske innehåller de år av forskning, eller så är de ett historiskt arkiv för något arbete du gjort som du bara inte vill förlora.
Säkerhetskopiera viktiga märkta e -postmeddelanden
Lyckligtvis är det väldigt enkelt att säkerhetskopiera alla dessa e -postmeddelanden i bulk med Googles kontoexportfunktion.
Google erbjuder en Ladda ner dina data sida för varje tjänst i ditt Google -konto.
Klicka på Hantera arkiv länk och klicka sedan på Skapa nytt arkiv .
Rulla ner till din kontolista och klicka på Välj ingen att avmarkera alla konton.
Bläddra sedan ner till ditt Gmail -konto och klicka på knappen för att endast aktivera den tjänsten.
Klicka på rullgardinspilen och klicka på Välj etiketter .
Gå ner i listan över etiketter som du har skapat i ditt Gmail -konto och välj alla de du vill ta en fullständig säkerhetskopia av.
Under listan kan du välja det komprimerade filformatet och den maximala arkivstorleken.
Slutligen, klicka på Skapa arkiv knapp.
Google kommer att meddela dig att det har börjat ta ditt arkiv. Det kan ta några timmar eller till och med en dag, men så småningom får du ett uppföljande mejl när arkivet är klart att ladda ner. Nedladdningslänken finns i e -postmeddelandet.
När du har laddat ner och sparat ditt e -postarkiv någonstans säkert är du redo att börja utplåna märkta e -postmeddelanden.
Ta bort märkta e -postmeddelanden och etiketter
Tillbaka i din Gmail -inkorg klickar du på varje etikett så att e -postmeddelandena visas och väljer Allt från listan.
Kom ihåg att välj alla konversationer som du gjorde förut.
Klicka på papperskorgen för att radera alla dessa e -postmeddelanden.
Om du har tur kommer du att stöta på etiketter med tusentals e -postmeddelanden som du kan rensa ur din inkorg nu när du har en säkerhetskopia.
När du har rensat bort alla e -postmeddelanden, glöm inte att ta bort alla de gamla etiketterna. Klicka bara på rullgardinsmenyn till höger om etikettnamnet och välj Ta bort etiketten från listan.
Vid denna tidpunkt borde du redan ha minskat storleken på din inkorg betydligt. Men låt oss inte hålla tillbaka. Vi har några fler knep i ärmarna.
Ta bort gamla e -postmeddelanden
Om du har tiotusentals e -postmeddelanden är oddsen ganska goda att även de mejl som tidigare var viktiga för fyra eller fem år sedan inte är särskilt viktiga längre.
Nu är det dags att verkligen gräva djupt och rent hus. Låt oss bli av med de väldigt gamla mejlen.
För att göra detta skriver du bara in 'äldre än 2y' i sökfältet i Gmail. Du kan ställa in vilken tidsgräns du vill genom att ändra 2 till vilket antal år som du vill behålla e -post.
Kom bara ihåg att oavsett vilken mängd e -postmeddelanden du 'behåller', måste du sortera igenom i slutet för att få ut de verkligt viktiga. Så gör den här tidsramen så liten som du känner dig bekväm med.
Välj Allt mejl och välj alla konversationer , klicka sedan på papperskorgen precis som du har gjort hela tiden.
Därefter borde din e -postinkorg på tiotusentals komma ner till äntligen de enda tusentals vid denna tidpunkt.
Vid denna tidpunkt är det dags att ta ett lite mer selektivt tillvägagångssätt för att städa upp den kvarvarande röra.
Rengör, sortera och organisera
Tänk först på att alla e -postmeddelanden som du faktiskt inte har öppnat efter ett par veckor sedan kommer förmodligen aldrig att öppna.
Du kan snabbt städa upp dem genom att söka efter alla olästa e -postmeddelanden som är äldre än tio dagar.
I sökfältet skriver du bara 'är: oläst äldre än 10d'.
Välj och ta bort alla de listade e -postmeddelandena.
Ett annat tillvägagångssätt för att trimma ner den återstående listan med e -postmeddelanden ytterligare är att söka efter vanliga skräppost- eller reklamämnen. Du kan göra detta genom att skriva sökningar som 'ämne: avtal', 'ämne: giveaway' eller 'ämne: sista chansen'.
Varje sökning bör dyka upp över 100 e -postmeddelanden åt gången. Fortsätt bara torka ut dem.
Avsluta din inkorg
Vid denna tidpunkt bör ditt berg med tiotusentals mejl paras ner till en mycket mer hanterbar storlek. Du har nu koncentrerat din inkorg till mestadels e -postmeddelanden som är viktiga för dig och som du kanske vill behålla.
Börja sedan med att rulla genom de återstående e -postmeddelandena. När du upptäcker viktiga e -postmeddelanden som du vill behålla drar du bara över dem till etiketterna du har skapat för dem (eller skapar nya etiketter om de inte finns ännu).
Det här låter som ett jobb, men visuellt att skanna en sida med e -post i taget borde bara visa några få du faktiskt vill behålla. Sedan kan du välja alla e -postmeddelanden på den sidan och radera dem alla. Detta kommer att utplåna cirka 50 e -postmeddelanden åt gången.
Kom ihåg att när du märker att en upprepad avsändare dyker upp, öppna mejlet och klicka på rullgardinspilen bredvid svarsknappen. Klicka på 'Filtrera meddelanden så här' i listan.
Välj sedan alla och ta bort listan över matchande e -postmeddelanden som dyker upp.
Genom att märka, filtrera och ta bort stora block av e -postmeddelanden har du listan med drygt 1 000 e -postmeddelanden ner till den mirakulösa inkorgen på nolltid.
Det är en fantastisk känsla att se den 'tomma' lappen i inkorgen, särskilt när du har gått år utan att se den!
Låt inte odjuret växa
Nu när du har tagit dig tid att äntligen få kontroll över det gigantiska odjuret i en inkorg igen, är det viktigt att det inte växer för stort igen. Det bästa sättet att göra det är att studera alla funktioner som Gmail har för att hålla saker organiserade och effektiviserade.
Du kan lära dig mer om dessa funktioner i vår Power User Guide för Gmail, och du kommer aldrig att behöva gå igenom den här processen igen.
Bildkredit: Nomadsoul1/ Depositphotos
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 5 tips för att ladda dina VirtualBox Linux -maskinerTrött på den dåliga prestanda som erbjuds av virtuella maskiner? Här är vad du bör göra för att öka din VirtualBox -prestanda.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Internet
- Produktivitet
- Gmail
- Tips för e -post
- Googles inkorg
- Inkorg noll
Ryan har en kandidatexamen i elektroteknik. Han har arbetat 13 år inom automationsteknik, 5 år inom IT och är nu Apps Engineer. Han var tidigare chefredaktör för MakeUseOf och talade på nationella konferenser om datavisualisering och har presenterats på nationell TV och radio.
Mer från Ryan DubePrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera