Home-theater-designers
Det kommer en tid då du måste hantera all slags information som lagras i andra typer av filer och ta in den Microsoft excel . Du kan inte springa ifrån en ständigt närvarande textfil. Jag slår vad om att du hittar några av dem varje dag.
Här är några vardagliga exempel:
- En Excel -analys av försäljnings- eller produktinformation som lagras i en textfil.
- Utbyte av data mellan två olika program (kanske från en databas till ett kalkylblad).
- Namn, adresser och e -post -ID som lagras i ett e -postprogram (t.ex. exportera från Microsoft Outlook till Excel ).
Microsoft Excel ger dig alla verktyg för att ansluta till externa datakällor. Låt oss prata om avgränsade textfiler.
Detta är en avgränsad textfil
Som du ser skiljer sig för- och efternamn, företagen de arbetar för och andra detaljer med kommatecken. Detta kommaavgränsad textfil är lätt att skapa i alla textredigerare.
Just nu är det inte användbart. Ta med detta i ett kalkylblad så kan du göra ett mer professionellt dokument.
Till exempel kan du enkelt leta efter dubblettdata och ta bort dem. Då kan du använd kalkylarket för att skapa etiketter och e -postsammanfogning om adresser också ingår i data.
Grundidén här är att importera informationen från en textfil och dela upp dina olika informationsdelar i separata kolumner och namnge varje kolumn med en lämplig rubrik.
Låt oss titta närmare på en avgränsad textfil ...
De tre olika typerna av avgränsade textfiler
Det finns tre vanliga typer av avgränsade filer beroende på hur du separerar (avgränsar) varje värde. Vilket tecken som helst kan användas för att separera de enskilda posterna i en fil.
Till exempel: röret (|) eller ett enkelt utrymme. Du kommer att tycka att dessa tre är de vanligaste typerna av avgränsade avgränsare mellan varje textinmatning.
- Kommaseparerade värden.
- Flikavgränsade värden.
- Kolonseparerade värden.
Textavgränsaren håller varje värde åtskilt från nästa. Alla värden som följer avgränsaren och föregår nästa förekomst av avgränsaren importeras som ett värde. Kom ihåg att värdet mellan den tilldelade avgränsaren kan ha en annan avgränsare, men det behöver ett citattecken (') eller en apostrof (').
Förvirrande? Inte så mycket. Låt oss se hur med ett exempel:
I en textfil med stad- och delnamn kan det finnas vissa värden som 'Albany, NY'.
Microsoft Excel kan läsa kommatecken (,) mellan de två orden som en avgränsare. Att behandla stadens och landets namn som ett värde och importera dem till en Excel -cell vi måste använda dubbla citattecken eller en apostrof som textkvalificering. Om inget tecken anges som textkvalificerare importeras 'Albany, NY' till två intilliggande celler som Albany och NY.
Kort sagt, för att behålla ett värde i en kolumn exakt som det är, kan du infoga värdet i citattecken eller en apostrof.
Som vi kommer att se nedan ger Microsoft Excel dig fullständig kontroll över importprocessen och en förhandsgranskningsruta för att se formatet på data innan det fyller cellerna.
Konvertera från en avgränsad textfil till ett kalkylblad
Det är många online -omvandlare som kan ta en rå CSV -textfil och spotta ut ett XLS -kalkylblad. Zamzar och Konverterad är två utmärkta verktyg.
Men du behöver inte leta efter en online -omvandlare eftersom Microsoft Excel har en inbyggd funktion som gör jobbet mycket bättre.
Låt oss ta ett exempel på en CSV -fil och gå igenom stegen för att konvertera avgränsade textfiler till kalkylblad. Skärmdumpen ovan av ett virrvarr med kommaseparerade värden i en anteckningsfil är ett bra exempel.
Microsoft Excel kan hjälpa till att göra detta förvirrade virvar till snygga rader och kolumner. Du kan sedan arbeta med det och göra det till en vackert formaterad rapport eller förbereda den för utskrift.
Det finns tre sätt att föra data till ett Excel -kalkylblad från en CSV -fil. Börja med den enkla först.
Metod 1: Automatisk import
1. Klicka på Fil fliken och klicka sedan på Öppen .
2. Välj den CSV -fil du vill öppna. Microsoft Excel öppnar textfilen automatiskt och visar data i en ny arbetsbok.
Detta är den mest direkta (och snabbaste) vägen för att öppna en CSV -fil. Microsoft Excel använder standardinställningarna för dataformat för att läsa och importera varje kolumn med data. Men den automatiska importen ger dig inte den flexibilitet du vill ha.
Så, låt oss se det andra sättet som använder en guide.
Metod 2: Återställ guiden Textimport
Med guiden Textimport kan du styra strukturen för data som du vill importera. Den startar automatiskt när du importerar textfiler (dvs. en fil med ett TXT -tillägg).
Öppna Microsoft Excel och bläddra till en textfil (eller ändra tillägget för CSV -filen till TXT).
Microsoft gömde den gamla guiden Textimport i Excel 365 och 2016 (version 1704 och framåt). Men du kan ta tillbaka textimportguiden från Excel -alternativ.
1. Gå till Arkiv> Alternativ> Data .
2. Bläddra ner till Visa gamla dataimportguider sektion.
3. För att importera text eller CSV-filer, välj Från text (äldre) . Klick OK för att stänga alternativen.
4. Nu kan du använda guiden från menyfliksområdet. Gå till Data> Hämta data> Äldre guider> Från text (äldre) . Bläddra till och öppna CSV -filen du vill importera.
Använd denna trestegsprocess för att styra dataformatet.
Steg 1
Så här ser textimportguiden ut i det första steget.
Välj Avgränsad - När objekt i textfilen separeras med flikar, kolon, semikolon, mellanslag eller andra tecken.
Välj Fast bredd - När alla föremål är lika långa och snyggt strukturerade i rymdseparerade kolumner.
Ibland kan rådata ha en rubrikrad. Till exempel:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Använda sig av Börja importera på rad för att välja raden från vilken importen ska börja.
De Fil Ursprung kan lämnas på standard i de flesta fall.
De Förhandsvisning visar värdena som de kommer att visas när de avgränsas i kolumner i kalkylbladet.
Klick Nästa .
Steg 2
Välj den Avgränsare för din fil (komma, i vårt fall). För någon annan karaktär, kolla Övrig och ange tecknet i det lilla fältet. De Förhandsgranskning av data fönstret ger dig en glimt av kolumnuppgifterna.
Välj Behandla på varandra följande avgränsare som en kryssrutan om dina data innehåller en avgränsare med mer än ett tecken mellan datafält eller om din data innehåller flera anpassade avgränsare.
Detta hjälper dig till exempel att hantera filer som kan ha ett extra utrymme före eller efter en annan avgränsare. Du kan hjälpa till att identifiera utrymme som en annan avgränsare och markera den här rutan.
Använd Textkvalificering rullgardinsmenyn för att välja tecknet som innehåller värden i din textfil. Vi pratade tidigare om hur en textkvalificerare kan hjälpa dig att importera några värden till en cell istället för separata.
Använd Förhandsgranskning av data fönster för att kontrollera utseendet.
Klicka på Nästa .
Notera: Guiden skärm ändras vid import av data med fast bredd.
kan du spela ps3 -spel på ps4 pro
De Förhandsgranskning av data fönster kan hjälpa dig att ställa in kolumnbredder. Använd det övre fältet i fönstret för att ställa in en kolumnbrytning representerad av en vertikal linje. Dra en kolumnbrytning för att öka eller minska bredden. Dubbelklicka på en kolumnbrytning för att ta bort den.
I en fil med fast bredd används inga avgränsare för att separera värdena i filen. Data är organiserade i rader och kolumner, med en post per rad. Varje kolumn har en fast bredd, specificerad med tecken, som bestämmer den maximala datamängden den kan innehålla.
Steg 3
Förhandsgranskningsfönstren blir viktigare på den här skärmen eftersom du kan finjustera formatet på data som går in i varje fält med Kolumndataformat . Som standard importerar Microsoft Excel data i det allmänna formatet. Välj kolumnen i förhandsgranskningsfönstret och ställ in lämpligt format.
Till exempel kan du välja ...
- Text för textfälten.
- Datum och datumformatet för alla kolumner som innehåller datum.
- allmän för att konvertera valutor till Excel -valutaformatet.
Använd Avancerad -knappen för att ange typ av decimal och tusentalsplatsavgränsare för numerisk data.
Till exempel om du vill visa 100 000 som 1 000 000. Excel visar siffrorna enligt det format som anges i datorns regionala inställningar.
Klick Avsluta . I slutet Importera data dialogruta dyker upp.
Oroa dig inte för mycket nu. Det ger dig några alternativ för att infoga data i kalkylbladet eller skapa en anslutning med en extern databas. Standardinställningen är att infoga de textavgränsade värdena som en tabell i det aktuella kalkylbladet.
Den 'gamla' gamla metoden är fortfarande det bästa sättet att göra det när din CSV -fil är enkel. Om inte, finns det en ny metod nu som kan passa räkningen för alla textimportbehov.
Metod 3: Använd Get & Transform Data
På fliken Data finns alla verktyg du behöver för att samla in extern data och få den att bete sig som du vill ha den också. Till exempel kan du skapa en pivottabellrapport och uppdatera den när den externa datan ändras.
Det är en överkillning för enkla CSV -filer, men låt oss gå vidare och se hur man tar in kolumner med avgränsade data i Excel.
1. Öppna en tom arbetsbok.
2. Gå till Data fliken på menyfliksområdet. Klicka sedan på den lilla rullgardinspilen under Hämta data knappen (i Hämta och omvandla data grupp). Välja Från Arkiv> Från Text/CSV .
3. I Importera textfil dialogrutan, bläddra till platsen på skrivbordet och välj CSV -textfilen du vill importera. Guiden Textimport visas snyggt med de alternativ du nu kan välja.
Som du kan se kan du ändra teckenkodningen och valet av det avgränsade tecknet eller ange en anpassad avgränsare.
Excel räknar ut avgränsaren genom att som standard analysera de första hundra raderna i datamängden. Du kan ändra detta och låta Excel arbeta med hela datasetet också. Det rekommenderas inte om du har miljontals poster att importera.
4. Klicka på Ladda knappen för att importera dina data till ett nytt vackert kalkylblad.
5. När du importerar data till Excel skapas en dataanslutning. Du kan köra frågor och ansluta kalkylbladet till den externa källan. Varje ändring av den ursprungliga källdatan uppdateras automatiskt i Excel -bladet.
6. Du kan avbryta denna anslutning genom att gå till Data> Frågor och anslutningar för att öppna panelen på sidan.
Högerklicka och välj Radera . Eller håll muspekaren över datakällans filnamn och tryck på Radera i fönstret som kommer upp. Om du är säker, klicka på Radera på nytt.
Att omvandla data ligger utanför ramen för den här självstudien. Så jag leder dig till Microsofts Komma igång med Get & Transform i Excel supportsida för mer hjälp.
De många användningsområdena för avgränsade filer i Excel
Behöver du separera en lista med för- och efternamn och förbereda dem för utskrift? Konvertera den avgränsade textfilen till Excel. Du kan importera eller exportera upp till 1 048 576 rader och 16 384 kolumner. Och avgränsade filer stöds nästan överallt. Använd Excel som tidsbesparare med ovanstående tekniker och tipsen nedan eller lär dig hur man extraherar ett tal eller text från Excel .
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 6 hörbara alternativ: De bästa gratis eller billiga ljudboksapparnaOm du inte vill betala för ljudböcker, här är några bra appar som låter dig lyssna på dem gratis och lagligt.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Kalkylark
- Microsoft excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu är biträdande redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smuts från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär, brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättande färdigheter. Han ser upp efter det saknade Oxford -komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.
Mer från Saikat BasuPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera