Hur man skapar en samarbetsinkorg i G Suite

När ditt team behöver hantera samma inkommande e -postmeddelanden kan du använda Collaborative Inbox från G Suite för att lägga till flera användare till samma konto. Funktionen gör att flera teammedlemmar kan behålla samma inkorg samtidigt.

hur tar jag bort google sökfältets historik

Så här skapar du din egen samarbetsinkorg, använder alla funktioner, tilldelar teammedlemmar och ger specifika behörigheter allt från ditt G Suite -konto.

Vad är en samarbetsinkorg i G Suite

Den gemensamma inkorgen i G Suite tillåter en grupp individer att komma åt, underhålla och hantera samma e -postinkorg. Detta kan vara till hjälp för företag och organisationer som behöver hela sitt marknadsförings- eller säljteam för att svara på liknande mejl.

Det är ett bra sätt att öka produktiviteten genom att uppmuntra online teamarbete samarbete genom Googles verktyg för att skapa ett effektivt arbetsflöde.

Till exempel, om dina säljare hela tiden får mejl om potentiella partnerskap, kan du tilldela alla att övervaka samma inkorg. Vem som helst kan svara och hantera e -postmeddelandena som kommer in.

Du kan också skapa en samarbetsinkorg om du arbetar på en skola som tar emot mejl från föräldrar så att alla lärare kan svara på dessa mejl. Varje medlem som har rätt behörighet kan göra anspråk på ett e -postmeddelande för sig själv eller tilldela det till en annan gruppmedlem.

Google Workplace är inte det enda samarbetsverktyget som kan kombineras med Gmail, men det är det mest effektiva om du redan har G Suite.

Du kan använda det här verktyget för att märka specifika e -postmeddelanden, vilket hjälper till att organisera din inkorg och gör det lättare att söka efter äldre e -postmeddelanden. Om du säljer produkter hjälper andra att hitta dem genom att märka alla e -postmeddelanden med de specifika produkterna.

Innan du kan ha en samarbetsinkorg måste du skapa en Google -grupp och lägga till medlemmar.

Hur man skapar en Google -grupp och lägger till medlemmar

För att börja hantera och komma åt din samarbetsinkorg måste du först skapa en grupp. Detta gör att du kan börja lägga till medlemmar i din samarbetsinkorg.

Logga in Google -grupper .
Klick Skapa grupp .
Stiga på info och välj inställningar.
Klick Skapa grupp .

När du har konfigurerat din grupp kan du börja bjuda in personer till gruppen via e -post, lägga till dem direkt i din grupp eller godkännande av personer som sökte.

Att skicka en inbjudan skickar den direkt till mottagarnas inkorg för att bekräfta att de vill gå med i gruppen. För att direkt lägga till en medlem i gruppen krävs deras e -postadress. Det kommer att lägga till medlemmen efter inlämning.

Genom att skapa din grupp och lägga till medlemmar kan du få en fullt fungerande samarbetsinkorg. Det enda som håller dig tillbaka är behovet av att slå på funktionen.

Så här aktiverar du samarbetsfunktioner

För att skapa en samarbetsinkorg för dina befintliga medlemmar måste du först aktivera samarbetsfunktioner. Men innan du följer stegen nedan, se till att du har aktiverat konversationshistorik för Google Grupper.

Logga in Google -grupper .
Klicka på gruppens namn .
Klick Gruppinställningar .
Under Aktivera ytterligare funktioner i Google Group > Välj Samarbetsinkorg .

När samarbetsfunktionerna är konfigurerade måste du tilldela behörigheter till varje medlem för att göra det lättare för dem att hantera kontot.

Hur man tilldelar behörigheter till medlemmar i samarbetsinkorg

Genom att tilldela gruppmedlemmar behörigheter gör du att ditt team kan ta konversationer, tilldela konversationer, markera konversationer som avslutade, markera konversationer som dubbletter och markera konversationer som ingen åtgärd behövs.

Du kan tilldela en grupp olika behörigheter beroende på gruppens standardroller (ägare, chefer, medlemmar), alla i organisationen, alla på webben eller anpassade roller.

Logga in Google -grupper .
Klicka på gruppens namn.
Klick Gruppinställningar .
Klicka på växeln till Sätta på behörigheter.
Flytta reglaget och välj vilka användare som får behörigheter .

Du kan också skapa undantag i dina behörigheter för att utesluta specifika medlemmar från dina behörighetsinställningar.

hur man laddar ner live streaming video

Hantera din G Suite -samarbetsinkorg

En samarbetsinkorg låter dig tilldela olika medlemmar till en grupp och ge dem specifika behörigheter så att de kan hantera din e -post effektivt.

Varje gruppmedlem har tillgång till hela inkorgen och kan tilldela olika konversationer olika medlemmar. Nu när ditt team har skapats måste du tänka på att hålla alla på kontot säkra.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Google lägger till nya säkerhetsfunktioner i G Suite

Allt från stöd för BIMI -standarden i Gmail till nya säkerhetsfunktioner i Chat ingår i denna G Suite -uppdatering.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Gmail
Samarbetsverktyg
Tips för e -post
Googles inkorg
Distansarbete
Användargrupper

Om författaren Raul Mercado(119 artiklar publicerade)

Raul är en innehållskännare som uppskattar artiklar som åldras väl. Han har arbetat inom digital marknadsföring över 4 år och arbetar på Camping Helper på fritiden.

Mer från Raul Mercado

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera