Så går du papperslös med onlineverktyg på kontor och hem

Överberoendet av papper på kontor skadar miljön. Bortsett från det kan det vara krångligt att säkra känsliga kontorsdokument. Som ett resultat kan missionskritiska filer exponeras för alla, inklusive en slumpmässig besökare.

Genom att ta bort papper från kontoret kan du undvika alla sådana risker. Här är några online -appar och tips som du kan använda för att göra ditt kontor mer papperslöst.

1. Verktyg för besökarhantering

Byt från en pappersbaserad besöksloggbok till ett online besökarhanteringssystem. Innovativa och robusta verktyg för besökarhantering kan administrera hela processen för att hantera kontorsbesökare.

Lobbyspår låter dig hålla koll på alla besökare samtidigt som du tar foton och skriver ut märken samtidigt. Det kommer också med funktioner som att meddela värdar, hantera nödutrymning och varna säkerhetspersonal.

Proxyclick är en molnbaserad lösning som hjälper dig att kontrollera människors flöde. Verktyget är anpassningsbart och följer ett integrerat tillvägagångssätt för att hålla skrivborden effektiva och känsliga data säkra.

2. Bokföringsappar

Att hantera din kontorsbokföring på papper kan också vara hektiskt, tidskrävande och förvirrande. Med hjälp av bokföringsappar kan du göra processen papperslös, snabb och enkel.

Sage Accounting är en redovisningsapp du kan använda även utan någon bakgrund inom redovisning. När du väl ansluter det till ditt bankkonto blir transaktionsflödet sömlöst. Du kan hålla reda på försäljning, inköp och kassaflöde genom den enkla rapporteringsfunktionen.

QuickBooks är ett annat onlinebokföringsverktyg som låter dig hantera självutvärdering av moms, skatter och anställdas löner. QuickBooks POS är en utökad utgåva som låter småföretagare köra butiksdiskar papperslösa.

3. Projekthanteringsappar

Om du planerar att använda papper under en projektledningsfas kan det lätt kosta dig stora pengar. För att hålla alla teammedlemmar på samma sida måste du skriva ut flera kopior av samma fil. Du kan dock undvika sådana utgifter och bli miljövänlig genom att använda uppgifts- eller projekthanteringsverktyg.

Verktyg för projektledning Asana har ett intuitivt användargränssnitt som alla kan använda för att tilldela och spåra uppgifter. Appen hjälper dig med fildelning i realtid, kommentering av uppgifter och generering av digital rapport.

ClickUp är ett annat projekthanteringsverktyg som låter dig integrera många appar från tredje part. Det erbjuder också en arbetsbelastningsvy som hjälper dig att hålla reda på den enskilda resursens arbetsbelastning.

Relaterad: Vad är ClickUp? De bästa funktionerna för projektledning

4. Att göra-lista-verktyg

Slösar du fortfarande bort klisterlappar för att skriva ner dina uppgifter? Du bör bli av med det och välja att göra-lista-appar.

Todoist låter dig lista alla uppgifter på ett organiserat sätt. Det låter dig också lägga till avsnitt och deluppgifter för att kategorisera dina uppgifter. Du kan också lägga till prioritetsnivåer och favorittaggar i den här appen.

Any.do ger dig åtkomst till din att-göra-lista var som helst på vilken enhet som helst. Det kommer också att påminna dig om att utföra viktiga uppgifter vid den angivna tiden.

5. Noteringar

När du har gjort anteckningsförfarandet papperslöst kan du spara kostnaden för anteckningsblock och pennor. Dessutom behöver du inte spendera tid på att leta efter anteckningsblocket i ett rörigt skrivbord före ett möte.

Med en anteckningsapp som Evernote , kan du hålla all viktig information tillgänglig på alla enheter tack vare dess online-synkroniseringsfunktion. Du kan också anpassa formateringen av anteckningarna och lägga till bilder, ljudfiler och dokument till dem enligt ditt val.

Enkelt låter dig lägga till, visa, redigera och publicera anteckningar i Markdown -format. Du och ditt team kan dela alla anteckningar i en grupp för samarbete och idéer.

6. Verktyg för dokumentskanning

Om du har bestämt dig för att gå papperslös bör du göra digitaliserade kopior av dina befintliga pappersdokument i din strategi.

Använda sig av Adobe Scan på din smartphone för att konvertera ett pappersbaserat dokument till en PDF-fil. Appen hjälper dig också att hantera filstorlekar förutom att erbjuda funktioner som beskära, rotera, kommentera, signera och färgredigera.

ABBYY FineReader PDF är en avancerad dokumentskanner som stöder mer än 190 språk och sparar dem i 12 olika filformat. Förutom att skanna både tryckt och handskriven text kan du lägga till kommentarer och signaturer.

Borta är de dagar då du var tvungen att göra tryckta kopior av din rapport och fördela dem bland mottagarna. Med hjälp av onlinefildelningsapparna kan du lagra filerna i molnet och dela åtkomst med endast behöriga mottagare.

Låda låter dig spara och dela filer och dokument i molnet, i enlighet med branschens efterlevnad och datasekretesspolicyer. Det gör samarbete mellan teammedlemmar sömlöst.

Du kan också använda Google Drive för att säkert lagra kontorsfiler och dela dem med endast avsedda mottagare. Dessutom låter verktyget dig organisera filer med olika mappar.

8. Kalenderappar

Kalenderappar har blivit en oskiljaktig del av yrkeslivet. Alla typer av företag kan dra nytta av att använda en kalenderapp istället för att notera mötena i en pappersbaserad dagbok.

Kalendert är en online schemaläggningsapp där du kan schemalägga dina möten professionellt och effektivt. Du kan automatisera påminnelsen och uppföljningsprocessen med den här appen.

Google Kalender är en populär onlinekalender där du kan färga kalenderposterna för att organisera kalenderhändelserna. Dess förslagverktyg hjälper till att automatiskt fylla i posterna för att spara tid. Du kan enkelt redigera schemat för alla onlinemöten i den här onlinekalendern.

Relaterat: Tips för att undvika förhalningar och uppfylla tidsfrister

9. Digitala avtal och e-signaturverktyg

Nu är det dags att släppa ut tryckta juridiska dokument. Gå till en värld av digitala avtal och e-signaturer för att spara papper och förbättra arbetets effektivitet i ditt team.

Föreslå är en online-plattform som låter dig göra, spåra, skicka och e-signera alla typer av kontrakt, förslag och avtal. Du kan använda fördefinierade förslagsmallar från innehållsbiblioteket i den här appen.

PandaDoc låter dig effektivisera din avtalshantering genom att enkelt skapa, redigera och signera dokument. Det erbjuder tjänster som förslag, offert, kontrakt och formulär - allt i digitalt format utan papper.

10. Faxapps online

Även om du planerar att ta bort alla fax är det kanske inte möjligt om klienterna insisterar på att använda dem. Än, online -faxapparna kan hjälpa dig att ta bort papperet från faxet. Dessa appar omdirigerar faxen till datorn, smarttelefonen eller vilken annan enhet du vill. Således kan du också automatisera faxet och spara tusentals pappersark varje år.

RingCentral är ett online -faxprogram som låter dig hantera inkommande och utgående fax online samtidigt som det ger stora besparingar. Du kan också använda HelloSign att skicka och ta emot fax med bibehållen konfidentialitet och säkerhet.

Bli grön genom att byta ut papper mot onlineverktyg

Du kan nu rita en tydlig bild i ditt sinne för att planera att gå papperslös på kontoret eller hemma, var du än arbetar. Det tar inte lång tid att implementera en papperslös arbetsplatspolicy när ovanstående onlineappar står till din tjänst.

varför krom tar så mycket minne

Att bli av med papper är ett av många sätt att rensa arbetsytan och öka produktiviteten.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 10 sätt att öka produktiviteten genom att rensa din arbetsstation

Ta reda på hur en rörfri arbetsstation hjälper dig att arbeta uppmärksamt och slutföra uppgifterna i tid.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Onlineverktyg
Digitalt dokument
Organisationsprogramvara

Om författaren Tamal Das(100 artiklar publicerade)

Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått stor erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb i ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för 3 år sedan. Medan han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och titta på Netflix/ Prime Video.

Mer från Tamal Das

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera