Home-theater-designers
År 1971 skickades det första e -postmeddelandet någonsin från en dator till en annan. Nu, 269 miljarder e -postmeddelanden skickas varje dag.
Det är omöjligt att föreställa sig hur många av dessa e -postmeddelanden som är onödiga. Hur många tjänar bara för att orsaka mer förvirring. Att bränna upp ännu mer uppmärksamhet och tålamod hos sina mottagare.
Men en sak är säker: om fler människor började svara på e -postmeddelanden effektivt, skulle vi alla vara bundna till våra inkorgar lite mindre tätt och vår e -postångest skulle vara lite mindre försvagande.
Den mest uppenbara lösningen här är inte bara 'inline -svar', utan inline -svar ordentligt . Inline -svar är där du svarar inom e -postens huvuddel, snarare än att skriva ditt eget e -postmeddelande från grunden.
Inline -svar är något de flesta av oss redan gör då och då. Men vi borde svara direkt långt oftare. Och vi borde göra det med några regler i åtanke för att hålla de komplicerade e-posttrådarna organiserade och lätta att följa.
Vi svarar på fel e -post
Motsatsen till inline -svar är det som ofta kallas 'toppinlägg'. Det är här du trycker på svar på ett e -postmeddelande och bara börjar skriva högst upp i textrutan. Så här består majoriteten av e -postmeddelanden idag. Men om du inte har att göra med extremt enkla e -postkonversationer kan toppinlägg orsaka alla möjliga problem.
Först och främst, när du lägger upp högsta post, blir det ett stort krångel att hänvisa tillbaka till det ursprungliga e -postmeddelandet, vilket innebär att du söker igenom e -post efter e -post för att hitta det du letar efter. Du måste sedan rulla tillbaka till e -postmeddelandet du skriver för att kanske omskriva det du just hittat, ur sitt sammanhang och ofta saknar viktiga punkter.
Ibland kan en mottagare svara på din e -post i en helt ny e -posttråd, vilket innebär att din konversation nu sker i två eller flera separata trådar.
Om du är i en gruppkonversation blir det ännu rörigare. Håller reda på vem som svarar på vad, när och vad svaren var på de där svar blir en nästan omöjlig bedrift.
Inline -svar är lösningen
Istället för att göra ett högt inlägg då borde vi svara i kö - det vill säga i brödtexten i det ursprungliga e-postmeddelandet. I Outlook och Apple Mail kan du se det ursprungliga meddelandet så snart du trycker på svar. I Gmail trycker du bara på de tre punkterna längst ned på skrivskärmen för att visa konversationen.
Dricks: Om du vill ta bort den vertikala citatraden från ditt svar i Gmail markerar du hela e -postmeddelandet och klickar sedan på indrag mindre knapp.
Inline -svar löser problemet med att behöva bläddra igenom massor av meddelanden eftersom det ursprungliga e -postmeddelandet är inkluderat och sökbart i det senaste meddelandet du får i den konversationen. Det betyder att allt hålls i sitt sammanhang.
Dessutom behöver du inte slösa tid på att sammanfatta andras svar eller kopiera-klistra in utdrag av mejl bara för att dina egna svar ska vara meningsfulla. Med inline -svar finns allt för alla att referera till när som helst.
Och för trådar som involverar flera personer är det enkelt att skilja vem som sa vad och som svar till vem (om det görs korrekt).
Inline -svar korrekt
När de flesta svarar inline skriver de helt enkelt sina svar tillsammans med texten de vill svara på, och de gör det fet eller rött.
Detta är långt ifrån idealiskt. Så snart någon öppnar ett e -postmeddelande i klartext kan de inte se denna formatering. Och så snart det finns mer än ett par personer i en tråd kan det bli rörigt snabbt.
Så här är en snabbguide ordentligt inline -svar som är skalbart och kommer att hålla förvirring till ett minimum.
1. Lita inte på formatering
Som nämnts kanske en mottagare i vissa fall inte kan se den formatering du inkluderar i ett e -postmeddelande (t.ex. kan de föredra vanlig text). Om någon är färgblind kan de ha svårt att följa trådar som innehåller flera färger.
hur man använder diskrensning windows 10
Använd för all del formatering för att göra svaren lättare att hitta när du skannar ett e -postmeddelande. Men lita inte på enbart på det.
2. Förord svarar med ditt namn
Istället för att förlita dig på formatering, vänja dig med att föregå alla dina svar med ditt namn och, om du behöver vara särskilt organiserad, datumet. Be alla mottagare att göra detsamma.
För närvarande, i Gmail, har du inget annat val än att skriva ditt namn manuellt. Detsamma gäller för den ständigt intetsägande Apple Mail-appen.
Om du använder Outlook finns det dock en funktion för att automatiskt föregå dina svar med ditt namn. För att göra detta gå till Arkiv> Alternativ> E -post . Gå sedan till Svar & Vidarebefordra , kolla Förordskommentarer med och skriv ditt namn i textrutan. När du svarar i brödtexten i ett e -postmeddelande visas ditt namn automatiskt inom parentes.
Mailbird har också detta alternativ som standard.
3. Använd radbrytningar
När du lämnar ett inline-svar bör detta vara på en ny rad, snarare än infogad mitt i meningen eller i slutet av ett stycke.
Detta gör det mycket lättare för andra människor att svara på dina kommentarer och gör att skanning av konversationen som sker runt varje punkt blir mycket mer strömlinjeformad.
4. Inryck på flera nivåer
När flera punkter adresseras i ett e -postmeddelande kommer du att ha flera trådar i ett enda meddelande.
För att hålla dessa organiserade bör du dra in trådade svar så att det är uppenbart vilka kommentarer som rör varje punkt. Jag tycker personligen att använda vinkelparenteser (>) de mest intuitiva karaktärerna här, eftersom punktpunkter kanske inte visas i e-postmeddelanden.
Detta kommer att spara dig mycket ansträngning när du försöker ta reda på vilken del av konversationen du behöver vara uppmärksam på.
5. Last Resort: Använd ett bättre verktyg
Ingen låtsas att inlinesvar är den perfekta lösningen här. Men om du inte har något annat val än att använda e -post, ta dig tid att skriva e -postmeddelanden som är effektiva och effektiva. Baserat på ovanstående skäl är inline -svar det bästa sättet att hålla projekten framåt. Det hjälper också alla att hänga med i flera konversationer i e -posttrådar utan att behöva slösa tid på att titta igenom långa listor över tidigare e -postmeddelanden.
Om du tycker att ens inline -svar blir för komplexa, eller om dina kollegor inte kan vana sig att svara på rätt sätt, kan det dock vara dags att leta efter ett annat verktyg.
Kommunikationsverktyg som t.ex. Slak , Yammer , och Kura göra komplexa lagkommunikationer enklare. I stället för att fortsätta kämpa med e -post kan det vara dags att testa en av dessa.
Sprid ordet
När du antar dessa enkla inline -svarsregler kommer många mottagare att uppskatta hur effektivt detta e -postbeteende är och börja efterlikna ditt tillvägagångssätt naturligt.
Om de inte naturligtvis kopierar din tankeväckande e -postetikett, drar du dock upp dem. Skicka dem den här artikeln. Beskriv hur du vill att de ska svara och förklara att det kommer att spara massor av missförstådda meddelanden, bortkastad tid och förlust av sammanhang.
Det finns verkligen ingen nackdel.
Tror du att dessa regler hjälper dig att hålla koll på komplexa e -posttrådar? Finns det några andra inline -svarstips som du tror skulle vara till hjälp?
Bildkredit: sangoiri/ Depositphotos
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post En nybörjarguide för att animera talAtt animera tal kan vara en utmaning. Om du är redo att börja lägga till dialog i ditt projekt bryter vi ner processen åt dig.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Gmail
- Tips för e -post
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale har en filosofiexamen från University of York, Storbritannien. Han har arbetat som chef för sociala medier och konsult i över fem år, samtidigt som han har hållit workshops i flera länder. Under de senaste två åren har Rob också varit teknikförfattare och är MakeUseOfs Social Media Manager och Newsletter Editor. Du brukar hitta honom resa runt i världen, lära sig videoredigering och experimentera med fotografering.
Mer från Rob NightingalePrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
ansluta min telefon till min datorKlicka här för att prenumerera