Hur man skickar ett e -postmeddelande

Vill du skicka ett mejl och vet inte var du ska börja? Eller kanske du vet hur du skickar e -post men vill ha några tips om hur du tar hand om bättre e -postmeddelanden. Vi är här för att hjälpa.

Hur man skickar ett e -postmeddelande kan låta som en enkel uppgift, men att skicka bra e -postmeddelanden är inte det. Nästa gång du vill kommunicera via e -post kommer du att inse att det tar mer än att känna mottagaren och ett meddelande att dela. Så här skickar du ett bra e -postmeddelande.

Vad kräver du för att skicka ett e -postmeddelande?

Innan vi visar dig hur du skickar ett e -postmeddelande måste du uppfylla specifika krav. För att skicka ett e -postmeddelande behöver du ett konto hos en av de tillgängliga e -postleverantörerna (vi använder Gmail), en internetanslutning, en dator eller en mobil enhet och mottagarens e -postadress.

Hur man skickar ett e -postmeddelande med Gmail

Anta att du inte har ett e -postkonto ännu; skapa ett konto med Gmail eller med ett av de populära alternativen till Gmail. När det är klart kan vi gå vidare till nästa steg och skapa ett e -postmeddelande.

För Gmail, gå till google.com/gmail och ange dina uppgifter för att logga in på ditt e -postkonto.

2. Skapa ett tomt e -postmeddelande

Börja sedan med att skriva ett e -postmeddelande som kommer att skickas senare. Knacka på komponera knappen för att skapa ett tomt e -postmeddelande. Skriv-knappen är tillgänglig till vänster på Gmail-webbplatsen och den hänger längst ned till höger i mobilappen.

3. Ange mottagarens e -postadress

Mottagarens e -postadress är adressen till personen du vill skicka din e -post till. Om det finns mer än en mottagare kan du använda CC eller BCC.

Med CC kommer alla mottagare att se listan över andra mottagare. En mottagare kan inte se andra mottagare av samma e -post i en BCC -lista om de inte ingår i CC.

Om du vill lägga till mottagare i Gmail på webben trycker du på Mottagare fältet, ange ett mottagarmail och välj DC eller BCC att inkludera mer än en mottagare. Om du använder Gmail -appen på mobilen (Android eller iOS) anger du din första mottagare under Till och tryck på pilen nedåt för att visa CC- och BCC-fält.

Var uppmärksam på adressen för att undvika att dela meddelandet med fel part.

4. Skriv ämnet för e -postmeddelandet

E -postens ämne bör sammanfatta vad e -postmeddelandet handlar om. För bättre resultat, se till att ämnet återspeglar innehållet i e -postmeddelandet. Var mycket specifik och koncis.

Dessutom borde ämnet vara catchy för bättre chanser att få mottagaren att öppna din e -post. Att använda e -postakronymer för ämnesrader kan vara till hjälp, men använd dem på lämpligt sätt.

5. Kurera ditt e -postmeddelande

Det är här du måste ange allt du vill att mottagaren eller mottagarna ska veta i detalj. Men innan du häller ut ditt meddelande, börja med en lämplig hälsning.

Till exempel, när du skriver professionella mejl, bör du undvika Dear eller Hej. Håll också ditt meddelande kortfattat, använd korrekt etikett och formatera din e -post korrekt (fortsätt läsa för att få veta mer om formatering).

Det är viktigt att lära sig de olika sätten att skriva professionella e -postmeddelanden, och du kan lita på olika internetverktyg för att hjälpa dig att skriva bättre e -postmeddelanden vid problem.

6. Avsluta med en sign-off

E-postmeddelanden använder sign-offs för att markera slutet på ett e-postmeddelande. Som sådan bör du alltid inkludera en avregistrering. Beroende på typ av e-post bör du överväga vissa kriterier när du skriver en sign-off.

kan du se vem som har blockerat dig på facebook

Tänk på dessa tips när du loggar av ett e -postmeddelande:

Använd ditt fullständiga namn.
Använd en lämplig stängning. Tänk på en av bästa professionella e-postavskrivningar för jobbrelaterade mejl.
Inkludera dina yrkestitlar och annan kontaktinformation. Dessa är inte ett måste, men det skadar inte att inkludera dem.
En signatur kan också vara ett plus.

7. Bifoga filer - om det behövs

Behöver du dela några filer via e -post? Nu är den perfekta tiden att lägga till sådana. Att lägga till filer kan vara nödvändigt för jobbansökningsprocesser där CV och CV är ett måste.

Men innan du bifogar en fil rekommenderas det ofta att meddela mottagaren i e -postkroppen att du har bifogat en fil längst ner i meddelandet.

Hur man bifogar filer i Gmail

I Gmail -appen för mobilen trycker du på gemet högst upp och väljer Bifoga fil eller Infoga från Drive och välj sedan filen som ska bifogas.

Bildgalleri (2 bilder) Bygga ut Bygga ut Stänga

När du blir ombedd på webben klickar du på gemet för att ladda upp en fil som är lagrad på din dator eller klicka på Google Drive för att ladda upp en fil som är lagrad på ditt Google Drive -konto.

Olika e -postleverantörer kan ha begränsningar för den maximala filstorleken för bilagor. För Gmail är 25 MB maximalt, men du kan kringgå gränsen genom att ladda upp dina filer till Google Drive först.

Om du vill skicka mer än en fil, upprepa samma procedur.

8. Formatera och korrekturläs din e -post

Innan du trycker på skicka -knappen, formatera din e -post ordentligt genom att se till att allt är av samma teckenstorlek och typ. Kontrollera att inriktningen är korrekt och indragen. Slutligen se till att meddelandet presenteras på ett sätt som förbättrar läsbarheten.

Med Gmail kan du formatera dina e-postmeddelanden med hjälp av en inbyggd Formateringsalternativ knapp. Välj helt enkelt formateringsknappen (A som är understruken) för att se de olika sätten du kan formatera ditt e -postmeddelande i Gmail. Du kan ändra typsnitt, storlek, fetstil ditt meddelande, understrykning, ändra textfärg, etc.

Slutligen, gå igenom din e -post från topp till botten för att se till att mottagarens adress är korrekt, och e -postmeddelandet är fritt från grammatiska och semantiska fel. Korrekturläsning av e -post innan du skickar kan inte överskattas.

9. Skicka din e -post

Om allt ser bra ut är det dags att skicka din e -post. Knacka på Skicka knappen för att skicka e -postmeddelandet. Men om du vill att e -postmeddelandet ska skickas senare, ta reda på det hur man schemalägger ett e -postmeddelande i Gmail .

Förstå hur du kommunicerar via e -post

Att veta hur man skickar e -post är en stor färdighet eftersom det är ett viktigt kommunikationsmedium. Även om det har gått en väg mot snabbmeddelandeplattformar, är e -post fortfarande vördad, särskilt på arbetsplatser.

Nästa gång du skickar ett e -postmeddelande, ha dessa tips i åtanke.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Så här avbryter du ett e -postmeddelande

Skicka ett mejl av misstag? Var inte rädd - vissa e -posttjänster låter dig skicka dina meddelanden.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Gmail
Direktmeddelande
Tips för e -post
Desktop -e -postklient
E -postappar

Om författaren Alvin Wanjala(99 artiklar publicerade)

Alvin Wanjala har skrivit om teknik i över 2 år. Han skriver om olika aspekter, inklusive men inte begränsat till mobil, PC och sociala medier. Alvin älskar programmering och spel under stilleståndstider.

Mer från Alvin Wanjala

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera