Home-theater-designers
Vi skickar och tar emot e -post varje dag. Ändå gör vi pinsamma misstag som vi inte riktigt kan ångra. ' Så att skriva ett effektivt e -postmeddelande som håller din läsares handling samtidigt som du är medveten om utmaningarna i vår värld kan vara svårt.
Med det i åtanke har vi sammanställt några viktiga regler du behöver veta när du skickar e -post till människor. Följ dessa enkla regler för att enkelt skriva bättre e -postmeddelanden.
1. Överväg hälsningar och sign-offs igen
Hoppas du har en bra vecka! brukade vara ett underbart sätt att starta ett mejl. Inte längre! Med tanke på hur osäkert livet är, kan detta bli som slarvigt och alltför fristående.
Detsamma gäller sign-offs som hälsningar, bästa önskningar eller hurra-som fungerade helt bra förut men kan låta tillbakadragen från verkligheten ibland.
Så varför inte hålla det enkelt och äkta? Gå efter sign-offs som Stay Safe, Var försiktig eller Med vänliga hälsningar. När det gäller hälsningar, hoppas att allt är bra eller hoppas att du och dina nära och kära skyddar kan vara bra utgångspunkter.
2. Inkludera en tydlig ämnesrad
Den här e -postregeln är lika gammal som e -posten själv. Det beror på att människor ofta bestämmer om de vill öppna ett e -postmeddelande baserat på ämnesraden.
Med allt vårt arbete nu online är behovet av att prioritera det viktiga och ignorera det som inte är avgörande. Därför, om du fortfarande lämnar ämnesraden tom, är chansen stor att din e -post ignoreras.
Den ideala ämnesraden har mindre än 10 ord. Välj en som tar upp dina problem och kommunicerar vad e -postmeddelandet handlar om. Förslag till luftfartsprojektet, mötet omplanerat eller snabba frågor om din presentation är några bra ämnesradsexempel som du kan ta led av.
3. Använd en professionell signatur
Ha ett förutbestämt signaturblock som du använder för att svara på e-postmeddelanden på alla dina personliga enheter. Det bör ha ditt namn, din företagstitel och din kontaktinformation.
Detta ger din mottagare en bra uppfattning om vem du är och hur du kan kontakta dig om behovet uppstår. När det gäller teckensnitt och storlek på din professionella signatur, se till att det är samma som resten av e -postmeddelandet.
Också, avsluta dina mejl med förtroende men gå inte överbord med ord eller personliga detaljer.
4. Presentera dig själv om du träffas för första gången praktiskt taget
Vi har alla stött på situationer där vi har fått maila någon vi inte har träffat. Att få ett mejl från en främling kan vara konstigt. Och det uttrycker det lätt.
Så, ta en minut att presentera dig själv för e -postmottagaren. Kontext är kritiskt, och första intryck spelar fortfarande roll. Så lägg till en rad som, Hej! Detta är Tracy från Multiseon Pvt. Ltd, och jag skickar mejl eftersom du har uttryckt ditt intresse för att köpa våra elektroniska produkter.
Eller, när du presenteras för någon via e-post, kan du också släppa en rad som säger hur härligt det är att e-träffa dem.
5. Skriv medkännande mejl
Vi kan inte betona vikten av denna. Livet är hårt. Mest av allt är det mycket osäkert.
Missade de en deadline? Dök de inte upp för det schemalagda Google Meet? Innan du skickar ett allvarligt e -postmeddelande - stanna upp och tänk efter. Vad händer om det finns en medicinsk nödsituation?
Var därför medkännande och fråga om allt är bra med dem. Ett mejl som Vi saknade dig på mötet idag. Bara att checka in för att se att allt är okej. kan bygga relationer som står sig över tid.
6. Komprimera/ändra storlek och namnge bilagor när du kan
Vi pratar inte mycket om denna e -postregel, för när vi skickar ut stora bilagor antar vi automatiskt att vår mottagare har tillräckligt med utrymme. Stora filer tar längre tid att ladda ner och kan bli irriterande på nolltid.
Därför gör det till en punkt att komprimera eller ändra storlek på dem. Om du delar för många filer samtidigt är det bra att lägga till en artig anteckning som berättar vad bilagorna är till för.
Ge också namn på dina bilagor innan du skickar dem. Skickar du ditt CV? Byt namn på filen som Tracy_Mackenzie_CV och börja på höger fot.
7. Använd inte e -post som en annan snabbmeddelande -app
Anledningen till att vi alla älskar snabbmeddelanden är att det är omedelbart.
Men när du blandar de två och använder e -post som ett substitut för snabbmeddelanden riskerar du att bli irriterande och oprofessionell.
Därför måste du veta när du ska skicka ett e -postmeddelande och när du ska följa upp det med ett annat. Gör inte misstaget att skicka för många uppföljande mejl eftersom de kanske arbetar hemifrån. Ring inte heller någon som ber dem att kolla ett mejl.
Om det är brådskande, använd ett annat kommunikationssätt.
8. Använd humor för att läka, men sparsamt
Medan många använder humor för att lätta stämningen i dessa extraordinära tider, är problemet med att använda humor i e -postmeddelanden att det kan slå tillbaka.
Om du vill använda humor i ett mejl, gör det bara om du känner personen väl. Du vill inte bli respektlös eller oförskämd om någon är i en allvarlig situation. Dessutom kan det som låter roligt kanske inte läsas roligt.
Ord till de vise: Om du är i tvivel är det bäst att lämna det.
Ställ in svar på kontoret och förbättra din balans mellan arbete och privatliv
När du skickar e -post till människor i dessa dagar bör du också tänka på timmarna. I och med att arbetsstilar från hemmet får ökad dragkraft har gränserna mellan arbete och våra personliga liv suddats ut. Svar från kontoret gör det lätt att förstå när någon är tillgänglig för ett möte eller svarar på ett e-postmeddelande.
hur man kontaktar amazon om varan inte levereras
Kolla in din e -postklients inställningar och konfigurera autosvar när du är borta eller inte vid ditt skrivbord. Till exempel kallar Gmail det Vacation Responder, medan Microsoft Outlook använder Out of Office -svar.
Vi hoppas att dessa gyllene regler för att skriva effektiva mejl och rätt e -postvanor hjälper dig att spara tid och skapa rätt svar.
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Undvik dessa 6 misstag för bättre e -post och textkommunikationFörbättra dina kommunikationskunskaper genom att undvika misstag som att använda för många emojis eller skriva in alla mössor.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Tips för e -post
Gargi är författare, berättare och forskare. Hon är specialiserad på att skriva övertygande innehåll om alla saker på Internet för kunder i länder och branscher. Hon är en doktorsexamen med ett diplom i redigering och publicering. Utanför jobbet är hon värd för TEDx -shower och litteraturfestivaler. I en idealvärld är hon alltid en minut ifrån att bege sig till bergen.
Mer från Gargi GhosalPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera