Tips och mallar för att skapa ett arbetsschema i Excel

Att skapa ett arbetsschema är inte lätt. Oavsett om ditt team av medarbetare är så stort som några dussin eller så litet som en handfull, är det svårt att hitta ett sätt att passa allas timmar, nå minimum och hålla laget nöjt. Lyckligtvis kan Excel hjälpa till att göra det till en massa lättare.

Excel -mallar är fortfarande ett av de mest användbara verktygen i datahistorien. De är bra för hantera uppgifter och projekt , hålla ordning på ekonomin , spåra fitness framsteg, och bara hålla sig organiserade i allmänhet - men schemaläggning är ett område där Excel verkligen lyser.

5 viktiga tips när du gör ett schema

Innan du dyker in i själva schemaläggningsprocessen, tänk på följande. De kommer att underlätta hela processen och minska mängden stress som samlas på dig. Schemaläggning kommer aldrig att bli lätt, men det behöver inte vara en mardröm.

Känn din medarbetares preferenser. Vilken typ av preferenser du kan ta hänsyn till vid schemaläggning kommer att skilja sig från fält till fält (t.ex. detaljhandel kontra lager), men det är viktigt att åtminstone försöka tillgodose dina anställda.

Har vissa anställda en lutning mot morgnar? Eller kanske kvällar? Hur många timmar vill varje anställd ha i veckan? Finns det några tidsbegränsningar, till exempel en ovilja att arbeta söndagar? Har vissa anställda synergi och kompatibilitet?

Du kan inte rymma alla , men det är ett bra mål att skjuta efter eftersom det kan förbättra produktiviteten och atmosfären-men viktigast av allt kommer det att bygga upp förtroende och förtroende går hand i hand med respekt.

Spåra anställdas frånvaroförfrågningar. Som om det inte vore svårt att jonglera med alla dina anställdas preferenser finns det tidskänsliga problem som dyker upp då och då. Till exempel behöver någon några dagar för att ta semester eller sörja en förlorad familjemedlem.

Lyckligtvis kan detta hållas enkelt med ett mångsidigt verktyg som Google Kalender eller ett kalenderplugin för Thunderbird. En kvalitet att göra-lista-app som Todoist (skäl att uppgradera till Todoist Pro), WorkFlowy (vår WorkFlowy -recension) eller Wunderlist (vår Wunderlist recension ) kan fungera bra också.

Gör schemat i förväg. Uppenbarligen kan du inte klara det för långt före tiden om situationer ändras, men undvik definitivt att vänta till dagen innan. En bra tumregel är ungefär en vecka i förväg.

Om bara förhalning var så lätt att slå, eller hur? Alla kämpar för att få saker gjorda till viss del, varför vi har skrivit mycket om anti-procrastination-strategier, att undvika distraktioner på internet och verkligen övervinna förhalningar.

Genom att göra dina scheman i förväg ger du dig själv lite andningsrum om plötsliga förändringar behöver göras.

Tilldela de viktigaste skiften först. Med 'viktigast' menar vi 'icke-förhandlingsbart'. Om någon absolut behöver arbeta ett visst skift, fyll i det först och lägg det i sten. När alla nödvändiga skift är fyllda är det lättare att blanda och matcha de återstående skiften med tillgängliga anställda.

Och tänk alltid på minst en händelse. Helst skulle du skapa flera scheman (t.ex. Plan A, Plan B, etc.) men det kan ta mycket tid, så åtminstone bör du identifiera de anställda som mest sannolikt kommer att falla igenom och ha en reservplan i om de gör det.

Gör schemat lättillgängligt. Att låta dina anställda se schemat i förväg är bra av två skäl: de kan påpeka eventuella fel och de kommer att uppskatta inlägget så att de kan planera sina egna veckor runt schemat.

"inkopplad, laddar inte"

Eftersom vi kommer att använda Excel -mallar för att skapa våra arbetsscheman, är det föredragna alternativet att ladda upp dem direkt till Google Drive. Det kommer att konverteras till Googles kalkylalternativ och låta dig dela det så att andra kan se. Följ dessa tips för samarbetsvilliga Google Kalkylark om du är ny på det.

Och oroa dig inte för säkerheten. Om du inte hanterar regeringens hemligheter är Google Sheets tillräckligt säkra för vanliga användare som du och jag.

Gratis nedladdning av Excel -mallar

Med dessa tips ur vägen, här är en handfull fantastiska Excel -mallar som är utformade specifikt för att hjälpa arbetsgivare att planera arbetstagarscheman för veckan. Det kommer fortfarande att vara hårt arbete, men mycket enklare om du använder någon av dessa mallar.

Mallar finns som XLSX -filer för Excel 2007 och senare versioner.

Omfattande schema för arbetsskift

Detta arbetspass schema av Kalkylblad123 är en av de mer omfattande mallarna som finns. Det är tillräckligt bra för att konkurrera med några av schemaläggningsprogrammen som finns att ladda ner på webben, men på något sätt är den här mallen helt gratis.

När du öppnar den hittar du olika blad för: Personalregister, Arbetsskiftplan, Tidskort, Lönebudget, Närvaro, Beläggning, Inställningar och Hjälp. Hjälpbladet är en minitutbildning som visar hur du kommer igång med schemat.

Ärligt talat rekommenderar vi starkt den här. Vi har ett par andra förslag under det här, men inget är lika bra och du bör bara kolla in dem om det här är alltför komplicerat för vad du vill göra (vilket verkligen är ett giltigt klagomål).

Ladda ner: Schema för arbetsskift

Veckans skiftschema

Det här veckoschemat med Affärsledningssystem kanske inte är så omfattande som ovan, men det är bra för mindre lag. Det är enklare, vilket betyder att det är lättare att lära sig och lättare att använda. Rekommenderas starkt för dem som vill ha en mitten av vägen-schemaläggare.

Den levereras med tre blad: Schema, skift och anställda. Allt du behöver göra är att lista dina anställda och deras timpriser i medarbetararket. Definiera sedan starttid och sluttid för varje tillgängligt skift i bladet Skift. Därefter blir det automatiska schematbladet självförklarande.

Den enda nackdelen är att det bara kan gå upp till 20 anställda och 9 definierade skift, vilket gör det bra för små och medelstora verksamheter, men osannolikt för större företag.

Ladda ner: Anställdas arbetsschema

Dagligt skiftschema

Kanske behöver du inte alla automatiska klockor och visselpipor som följer med de två mallarna som nämns ovan. Kanske föredrar du att göra saker så manuellt som möjligt och allt du behöver är ett riktigt grundläggande schema att pyssla med. Om så är fallet, använd den som tillhandahålls av Vertex42 .

Den här mallen fungerar inte några arbeta alls. Dess enda syfte är att ge dig ett förutbestämt schema som du kan fylla i för hand. När du är klar kan du skriva ut den (eller ladda upp den online) för alla att se, och det är lätt nog att börja om varje vecka.

Ladda ner: Skift schemaläggningsmall

Excel gör ditt liv enklare än en gång

Ändra gärna dessa mallar efter dina behov, om de inte är helt perfekta för dig (så länge du inte omfördelar dem). Om du vill anpassa men inte vet var du ska börja rekommenderar vi att du först lär dig Excel -formler.

Och innan du skriver ut dina färdiga scheman, kolla in dessa tips för att skriva ut Excel -ark för att se till att allt kommer ut ordentligt.

Vilken mall är din favorit? Missade vi några bra? Har du några tips eller tricks för att schemalägga dina anställda? Dela med oss i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: Veckotidskrift av Andrey_Popov via Shutterstock, Schemaläggningsuppgifter av faithie via Shutterstock, Arbetsstation Illustration av faithie via Shutterstock, Tomt schema av xtock via Shutterstock

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Ska du uppgradera till Windows 11 omedelbart?

Windows 11 kommer snart, men ska du uppdatera så snart som möjligt eller vänta några veckor? Låt oss ta reda på.

flytta användarmappen till en annan enhet

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Tidsplanering
Microsoft excel
Projektledning
Kontorsmallar

Om författaren Joel Lee(1524 artiklar publicerade)

Joel Lee är chefredaktör för MakeUseOf sedan 2018. Han har en B.S. i datavetenskap och över nio års professionell skriv- och redigeringserfarenhet.

Mer från Joel Lee

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera