Home-theater-designers
För det mesta, söker en Microsoft excel kalkylblad är ganska enkelt. Om du inte bara kan söka igenom raderna och kolumnerna för det kan du söka efter det med Ctrl + F. Om du arbetar med ett riktigt stort kalkylblad kan det spara mycket tid att använda en av dessa fyra sökfunktioner.
När du vet hur du söker i Excel med hjälp av sökningar spelar det ingen roll hur stora dina kalkylblad blir, du kommer alltid att kunna hitta något i Excel!
1. Funktionen VLOOKUP
Med den här funktionen kan du ange en kolumn och ett värde och returnera ett värde från motsvarande rad i en annan kolumn (om det inte är meningsfullt blir det klart om ett ögonblick). Två exempel där du kan göra detta är att leta upp en anställds efternamn efter deras anställdas nummer eller hitta ett telefonnummer genom att ange ett efternamn.
Här är funktionens syntax:
=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])- [uppslagningsvärde] är den information du redan har. Till exempel, om du behöver veta vilken stat en stad är i, skulle det vara namnet på staden.
- [tabell_array] låter dig ange i vilka celler funktionen ska leta efter söknings- och returvärden. När du väljer ditt intervall, se till att den första kolumnen i din matris är den som kommer att inkludera ditt uppslagsvärde!
- [col_index_num] är numret på kolumnen som innehåller returvärdet.
- [range_lookup] är ett valfritt argument och tar 1 eller 0. Om du anger 1 eller utelämnar detta argument letar funktionen efter det värde du angav eller det näst lägsta talet. Så i bilden nedan kommer en VLOOKUP som letar efter ett SAT -poäng på 652 att returnera 646, eftersom det är det närmaste numret i listan som är mindre än 652, och [range_lookup] är som standard 1.
Låt oss ta en titt på hur du kan använda det här. Detta kalkylblad innehåller ID -nummer, för- och efternamn, stad, delstat och SAT -poäng. Låt oss säga att du vill hitta SAT -poängen för en person med efternamnet 'Winters'. VLOOKUP gör det enkelt. Här är formeln du skulle använda:
=VLOOKUP('Winters', C2:F101, 4, 0)Eftersom SAT -poängen är den fjärde kolumnen från efternamnkolumnen, är 4 kolumnindexargumentet. Observera att när du letar efter text är det en bra idé att ställa in [range_lookup] till 0. Utan det kan du få dåliga resultat.
Här är resultatet:
Den returnerade 651, SAT -poängen som tillhör studenten Kennedy Winters, som är i rad 92 (visas i infogningen ovan). Det skulle ha tagit mycket längre tid att bläddra igenom och leta efter namnet än det gjorde för att snabbt skriva ut syntaxen!
Anteckningar om VLOOKUP
Några saker är bra att komma ihåg när du använder VLOOKUP. Se till att den första kolumnen i ditt intervall är den som innehåller ditt uppslagsvärde. Om den inte finns i den första kolumnen returnerar funktionen felaktiga resultat. Om dina kolumner är välorganiserade borde detta inte vara ett problem.
Tänk också på att VLOOKUP bara någonsin kommer att returnera ett värde. Om du hade använt 'Georgia' som uppslagsvärde, skulle det ha returnerat poängen för den första studenten från Georgien och inte gett någon indikation på att det faktiskt finns två studenter från Georgien.
2. HLOOKUP -funktionen
Där VLOOKUP hittar motsvarande värden i en annan kolumn hittar HLOOKUP motsvarande värden i en annan rad. Eftersom det oftast är lättast att söka igenom kolumnrubriker tills du hittar rätt och använder ett filter för att hitta det du letar efter, används HLOOKUP bäst när du har riktigt stora kalkylblad eller om du arbetar med värden som är organiserade efter tid .
Här är funktionens syntax:
=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])- [uppslagningsvärde] är det värde som du känner till och vill hitta ett motsvarande värde för.
- [tabell_array] är cellerna där du vill söka.
- [rad_index_nummer] anger raden som returvärdet kommer från.
- [range_lookup] är detsamma som i VLOOKUP, lämna det tomt för att få närmaste värde när det är möjligt, eller skriv 0 för att bara leta efter exakta matchningar.
Detta kalkylblad innehåller en rad för varje delstat, tillsammans med en SAT -poäng under åren 2000–2014. Du kan använda HLOOKUP för att hitta den genomsnittliga poängen i Minnesota 2013. Så här gör vi:
=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)Som du kan se på bilden nedan returneras poängen:
Minnesotans hade ett genomsnitt på 1014 under 2013. Observera att 2013 inte är i citattecken eftersom det är ett tal, och inte en sträng. 24 kommer också från Minnesota i den 24: e raden.
Här är hur man beräknar det vägda genomsnittet i Excel .
Anteckningar om HLOOKUP
Precis som med VLOOKUP måste uppslagsvärdet finnas på den första raden i din tabellmatris. Detta är sällan ett problem med HLOOKUP, eftersom du vanligtvis använder en kolumnrubrik för ett uppslagsvärde. HLOOKUP returnerar också bara ett enda värde.
3-4. INDEX- och MATCH -funktionerna
INDEX och MATCH är två olika funktioner, men när de används tillsammans kan de göra det snabbare att söka i ett stort kalkylblad. Båda funktionerna har nackdelar, men genom att kombinera dem bygger vi på båda styrkorna.
Först men syntaxen för båda funktionerna:
=INDEX([array], [row_number], [column_number])- [array] är matrisen som du kommer att söka i.
- [radnummer] och [kolumnnummer] kan användas för att begränsa din sökning (vi tar en titt på det om ett ögonblick.)
=MATCH([lookup_value], [lookup_array], [match_type])- [uppslagningsvärde] är en sökterm som kan vara en sträng eller ett tal.
- [lookup_array] är matrisen där Microsoft Excel letar efter söktermen.
- [match_type] är ett valfritt argument som kan vara 1, 0 eller -1. 1 returnerar det största värdet som är mindre än eller lika med din sökterm. 0 returnerar bara din exakta term och -1 returnerar det minsta värdet som är större än eller lika med din sökterm.
Det är kanske inte klart hur vi ska använda dessa två funktioner tillsammans, så jag ska lägga upp det här. MATCH tar en sökterm och returnerar en cellreferens. På bilden nedan kan du se att i en sökning efter värdet 646 i kolumn F returnerar MATCH 4.
INDEX å andra sidan gör motsatsen: den tar en cellreferens och returnerar värdet i den. Du kan se här att när INDEX uppmanas att returnera den sjätte cellen i stadskolumnen returnerar INDEX 'Anchorage', värdet från rad 6.
Vad vi ska göra är att kombinera de två så att MATCH returnerar en cellreferens och INDEX använder den referensen för att leta upp värdet i en cell. Låt oss säga att du kommer ihåg att det var en elev som hette Waters, och du vill se vad den här studenten fick. Här är formeln vi kommer att använda:
kan du återbetala ett ångspel
=INDEX(F:F, MATCH('Waters', C:C, 0))Du kommer att märka att matchningstypen är inställd på 0 här. När du letar efter en sträng är det det du vill använda. Här är vad vi får när vi kör den funktionen:
Som du kan se från inlägget fick Owen Waters 1720, numret som visas när vi kör funktionen. Det här kanske inte verkar så användbart när du bara kan titta på några kolumner, men tänk dig hur mycket tid du skulle spara om du var tvungen att göra det 50 gånger på en stort databas kalkylblad som innehöll flera hundra kolumner!
Låt Excel -sökningarna börja
Microsoft Excel har många extremt kraftfulla funktioner för att manipulera data, och de fyra som listas ovan skrapar bara på ytan. Att lära sig att använda dem kommer att göra ditt liv mycket enklare.
Om du verkligen vill behärska Microsoft Excel kan du verkligen dra nytta av att ha Essential Excel Cheat Sheet nära till hands!
Bildkredit: Cico/ Shutterstock
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Canon vs Nikon: Vilket kameramärke är bättre?Canon och Nikon är de två största namnen i kameraindustrin. Men vilket märke erbjuder den bättre sortimentet av kameror och objektiv?
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Kalkylark
- Microsoft excel
- Sök trick
Ian Buckley är frilansjournalist, musiker, artist och videoproducent som bor i Berlin, Tyskland. När han inte skriver eller på scenen, pysslar han med DIY -elektronik eller kod i hopp om att bli en galet forskare.
Mer från Ian BuckleyPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera