Hur man arkiverar e -postmeddelanden i Outlook

Hur man arkiverar e -postmeddelanden i Outlook

Arkivering av e -postmeddelanden är ett av de bästa sätten att hålla din inkorg avstängd. Om du vill göra detta i Outlook har du tur. Både Outlook för webben och Outlook för skrivbordet låter dig enkelt arkivera dina e -postmeddelanden.





I den här guiden kommer vi att täcka alla de bästa sätten att arkivera dina e -postmeddelanden i Microsoft Outlook på din dator.



Vad är ett arkiv i Outlook?

I samband med Outlook och e -post är ett arkiv i princip alla e -postmeddelanden som du har valt att hålla åtskilda från din inkorg.





I Outlook för webben innebär att arkivera ett e -postmeddelande att flytta e -postmeddelandena från huvudinkorgen i mappen till arkivmappen.

I Outlook för skrivbord innebär det att i princip arkivera ett e -postmeddelande att flytta dina e -postmeddelanden från huvud Outlook PST -filen till en ny PST -fil. Du kan flytta runt denna PST -fil och få tillgång till alla dina arkiverade e -postmeddelanden i den, när som helst du vill.



hur man rensar sökhistorik i Google -appen

Om du precis börjat med Outlook, jämför Outlook för webben mot skrivbordet och se vilken som passar dina behov.

Kan du använda Outlook -arkiv för alla dina e -postkonton?

Det finns två fall där du inte kan använda arkivfunktionen i Outlook.



För det första, om du har ett Exchange Server -e -postkonto och din organisation använder Microsoft Exchange Server Online Archive, kan du inte använda den inbyggda Outlook -arkivfunktionen.

För det andra, om din nätverksadministratör har inaktiverat arkiveringsfunktionen, kan du inte heller arkivera dina e -postmeddelanden.



I båda dessa fall, tala med din organisations nätverksadministratör för att få hjälp.

Hur man arkiverar e -postmeddelanden i Outlook för webben

Arkivera e -postmeddelanden i Outlook för webben är lättare än att göra det i skrivbordsappen. Klicka bara på några alternativ så sparas dina valda e -postmeddelanden.

Så här gör du:

  1. Gå till Outlook.com och logga in på ditt e -postkonto.
  2. Klicka på mappen till vänster där dina e -postmeddelanden finns.
  3. Välj de e -postmeddelanden som du vill arkivera från den högra rutan.
  4. Klicka på alternativet som säger Arkiv i den översta menyraden.
  5. Om du av misstag har arkiverat ett mejl klickar du på Ångra i botten för att vända din handling.

Du kan se alla dina arkiverade mejl genom att klicka Arkiv till vänster.

Om du någonsin vill flytta ett arkiverat e -postmeddelande tillbaka till huvudmappen, hitta det e -postmeddelandet i Arkiv mapp, klicka på e -postmeddelandet, klicka Flytta till högst upp och välj dit du vill flytta e -postmeddelandet.

Relaterad: Hur man arkiverar alla gamla e -postmeddelanden i Gmail och når inkorgen noll

Hur man arkiverar e -postmeddelanden i Outlook automatiskt

I Outlook för skrivbordet kan du arkivera e -postmeddelanden automatiskt eller manuellt. I det här avsnittet kommer vi att täcka hur du använder den automatiska arkiveringsfunktionen i Outlook för skrivbordet.

AutoArchive är namnet på funktionen som automatiskt arkiverar dina e -postmeddelanden i Outlook -appen. Denna funktion skickar dina e -postmeddelanden från dina huvudmappar till arkivet efter att en fördefinierad tid har gått.

Du kan konfigurera olika alternativ i den här funktionen, och följande steg beskriver hur du gör just det:

iphone 6 fast på apple -logotypen
  1. Öppen Syn på din dator.
  2. Klick Fil högst upp och välj sedan alternativ från vänster sidofält.
  3. Klicka på Avancerad alternativ till vänster.
  4. Hitta AutoArkiv i den högra rutan och klicka på Inställningar för automatisk arkivering knapp.
  5. Bock Kör AutoArchive var alternativet överst och ange när funktionen ska köras i din Outlook.
  6. I Standard mappinställningar för arkivering väljer du när ett objekt ska arkiveras. I grund och botten anger du åldern på ditt Outlook -innehåll.
  7. Klick Bläddra och välj målmapp för din arkivfil. Du behöver bara göra detta om du inte gillar standard Outlook PST -katalogen.
  8. Slutligen, slå OK i botten för att spara dina ändringar.

Om du någonsin vill stoppa Outlook från att arkivera dina e -postmeddelanden automatiskt kan du inaktivera funktionen Autoarkivering.

Att göra detta:

  1. Öppen Syn på din dator.
  2. Klick Fil högst upp och välj alternativ till vänster.
  3. Klicka på Avancerad alternativ till vänster.
  4. Klick Inställningar för automatisk arkivering i den högra rutan.
  5. Avmarkera Kör AutoArchive var alternativet överst.
  6. Klick OK i botten.

Hur man arkiverar e -postmeddelanden i Outlook manuellt

För att få mer kontroll över e -postarkiv kan du faktiskt arkivera e -postmeddelanden manuellt i Outlook. Detta låter dig skicka dina huvudsakliga e -postmeddelanden till arkivet när och när du behöver.

Så här använder du den här metoden:

  1. Öppen Syn på din dator.
  2. Klick Fil i det övre vänstra hörnet.
  3. Välj Info fliken till vänster.
  4. Klicka på nedåtpilen för Verktyg och välj Rensa upp gamla föremål .
  5. En dialogruta visas som låter dig konfigurera ditt manuella e -postarkiv.
  6. Överst har du två alternativ som låter dig bestämma vad du ska inkludera i ditt arkiv. Välj den du vill använda.
  7. Välj de mappar du vill lägga till i ditt arkiv.
  8. Välj ålder på dina objekt med hjälp av kalenderalternativet.
  9. Klick Bläddra och välj den mapp där du vill spara din Outlook -arkivfil.
  10. Träffa OK i botten för att börja skapa ett e -postarkiv i Outlook.

När arkivet har skapats kan du flytta den resulterande PST -filen vart du vill.

Så här visar du arkiverade e -postmeddelanden i Outlook

Det är lika enkelt att komma åt dina arkiverade e -postmeddelanden i Outlook för skrivbordet som i Outlook för webben. Du behöver helt enkelt ladda din arkivfil till Outlook, så ser du alla dina arkiverade e -postmeddelanden.

Så här importerar du en PST -arkivfil för e -post till Outlook på din dator:

  1. Lansera Syn .
  2. Klicka på Fil meny högst upp.
  3. Välj Öppna och exportera i vänster sidofält.
  4. Klicka på i den högra rutan Öppna Outlook -datafil när du importerar en PST -datafil till programmet.
  5. Navigera till mappen där din arkivfil sitter, klicka på filen och tryck på Öppen i botten.
  6. Din fil ska laddas i programmet, och du ska då kunna se alla dina arkiverade e -postmeddelanden.

Du kan slå ihop dina Outlook PST -filer om du har flera filer.

Decluttering Outlook genom att arkivera e -postmeddelanden

Om du känner dig överväldigad bara när du tittar på antalet e -postmeddelanden i din inkorg är det dags att bli av med några av dessa e -postmeddelanden genom att arkivera dem. Använd metoderna ovan för att flytta de mindre viktiga e -postmeddelandena till ett arkiv, så att du kan arbeta med dem som behöver din omedelbara uppmärksamhet.

Saken med e -post är att det inte är enkelt att hantera dem, inte ens för proffsen. Det finns dock några tips och tricks som du kan lära dig att hantera e -postmeddelanden mycket mindre överväldigande.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Så här besegrar du din inkorg: 60+ tips för produktivitet och säkerhet via e -post

Bli inte överväldigad av din inkorg! Här är allt du behöver veta för att erövra din e -post en gång för alla.

Läs Nästa Relaterade ämnen
  • Produktivitet
  • Tips för e -post
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office -tips
  • E -postappar
Om författaren Mahesh Makvana(307 artiklar publicerade)

Mahesh är teknisk författare på MakeUseOf. Han har skrivit tekniska guider i cirka 8 år nu och har täckt många ämnen. Han älskar att lära människor hur de kan få ut det mesta av sina enheter.

Mer från Mahesh Makvana

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera