Hur man gör en e -postsammanfogning i Word

Med hjälp av sammanslagning kan du anpassa massmeddelanden och brev med hjälp av platshållare. Allt du behöver är en databas med kontakter och en mall för e -post eller brev till dem.

I den här artikeln kommer vi att visa dig hur du skapar en Microsoft Word -e -postkoppling med hjälp av en Excel -databas. Stegen är tagna från Microsoft Word och Excel 2016, men processen är densamma för alla utgåvor.

Hur man gör en e -postkoppling från Excel

Sammanfogningen använder datakällor från en databas och placerar dem i respektive platshållare för att anpassa dina massmeddelanden. Dessa databaser kan vara allt från listan nedan:

1. Öppna din Microsoft excel kalkylblad.

2. Skapa en manuell kontaktlista i Ord när du använder e -postkoppling.

3. Välj kontaktdata från Microsoft Outlook -appen.

Du har två uppsättningar alternativ att välja mellan:

hur man spelar telefonspel på PC

Gmail -kontakter i en kompatibel fil.
Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel -arbetsbokdatabas är mest föredragen när du behöver använda e -postkoppling i Word. För sammanslagning använder du Excel för att skapa en databas som Word kommer att använda senare.

Om du inte har en Excel -fil med kontaktuppgifter kan du använda den Exempel på Excel -fil för teständamål .

För att undvika inkonsekvenser i dina massmeddelanden eller brev måste du justera din Excel -fil enligt nedan:

Den första raden ska bara ha kolumnrubriker med början från cell A1 . Word använder dessa kolumnrubriker som Slå ihop fält när du använder Microsoft Word -brevfletning.
Du bör redigera kolumnrubrikerna så att de matchar platshållarnamnen som du kommer att använda i e -post- eller brevmallsdokumentet.
Du måste se till att kalkylarkfilen innehåller kontaktdata som en post per radmönster. Till exempel i den nuvarande handledningen, varje tillgänglig kontaktinformation för kunden James Butt är tillgänglig mellan celler A2 och J2 .
Numerisk data för alla kontakter, till exempel postnummer, rabattprocenter, milsträckor, valutor, etc., bör vara i lämpligt nummerformat.
Om du vill göra några ändringar markerar du cellen eller ett cellintervall som innehåller siffrorna.
I Fliken Hem , inom Band , Klicka på rullgardinsmeny Förutom allmän .
Gör alla tillägg innan du länkar Word -dokumentet för sammanslagning till Excel -databasfilen. När du har gjort alla ändringar, spara Excel -filen.
Excel -databasfilen för dina kontakter ska finnas i datorns lokala lagring.
Se till att alla data finns i det första bladet i Excel -arbetsboken.

Hur man gör en e -postsammanfogning i Word

När du har skapat databasen i Excel måste du öppna e -post- eller brevmallen som du vill skicka till många mottagare. Följ stegen som beskrivs nedan:

1. På Band , Klicka på Utskickfliken .

2. I Starta gruppfunktionsgrupp måste du klicka på Starta Mail Merge .

3. Du kommer att se sex olika typer av dokumentkopplingar. Klicka på Brev eller E-postmeddelanden .

Relaterad: Så här skriver du ut etiketter med e -post i Microsoft Word och Excel

4. På Starta Mail Merge grupp, klicka på Välj Mottagare . Du ser alternativ som Skriv en ny lista, Använd en befintlig lista och Välj från Outlook -kontakter.

5. Du kan välja något av ovanstående tre alternativ beroende på hur du vill länka kontaktlistan till mallbrevet. I den här självstudien, låt oss välja Använd en befintlig lista att använda Excel -databasen som du skapade eller laddade ner tidigare.

6. På Välj Datakälla dialogrutan, leta upp mappen där Excel -databasfilen är tillgänglig. När du har hittat filen väljer du den och klickar sedan på Öppen för att ladda databasen till Words e -postfusion.

skärmen avstängd utan strömbrytare

7. Du ser Välj tabell dialogruta. Avsluta rutan genom att klicka OK utan att göra några ändringar i dialogrutan.

8. Det är jättebra! Du har framgångsrikt länkat källdata med Word -e -postprogrammet.

9. Word matchar automatiskt databasens kolumnrubriker med sammanfogade fältobjekt. För att säkerställa lämplig matchning, gå till Skriv och infoga fältgrupp på Utskickfliken av Band och klicka sedan på Matchfält .

10. Matchfält dialogrutan dyker upp. På kolumnen till vänster ser du fältfunktionerna för sammanfogning. På höger sida hittar du matchande data från den länkade Excel -databasen.

11. Det blir samma sak om du använder andra källdata som Outlook -kontakter eller exporterade kontakter från Gmail. Se till att det inte finns några fel matchningar genom att rulla genom listan. Klicka på OK för nära.

12. Placera markören före den första bokstaven på din mallbokstav och tryck på Stiga på några gånger för att göra lite utrymme ovanför bokstaven.

13. Placera markören högst upp i dokumentet och klicka sedan på Adressblock i Skriv och infoga fältgrupp på Utskickfliken av Band .

14. På vänster sida av Infoga adressblock i dialogrutan kan du välja namn, företagsnamn, adress, land etc., formateringsalternativ. På höger sida ser du en förhandsvisning av adressblocket.

15. Du kan använda Matchfält alternativ för att rätta till eventuell felaktig inmatning av data. Klick OK tillägga AdressBlock inom chevrons.

16. Klicka sedan på Hälsning Line i Skriv och infoga fält grupp efter AdressBlock , vilket ger det ett radavstånd.

17. Den Infoga hälsningslinje dialogruta visas. Du kan göra ändringarna som du vill och klicka sedan på OK . De HälsningLine inom chevrons kommer att dyka upp i brevet.

18. Du kan klicka på Förhandsgranska resultat kommandot på Band för att se hur brevet ser ut.

19. Du kan också lägga till anpassade sammanslagningsfält bortsett från AdressBlock och HälsningLine . Låt oss säga att du vill lägga till Fordonsmärke och modell inom brevkroppen.

20. För att göra det, öppna Excel -databasfilen som är länkad till e -postkoppling och lägg till Fordonsmärke och modell kolumnrubrik. Ange fordonsinformation och spara Excel -filen.

21. Gå nu till Word -dokumentet för sammanslagning och upprepa steg fyra , fem , och sex .

22. Välj nu ett ord eller några ord i bokstäverna och klicka sedan på Infoga sammanfogningsfält på Skriv och infoga fältgrupp .

23. På Infoga sammanfogningsfält rutan, välj Databasfält och välj sedan Fordonsmärke och modell . Klicka på Föra in för att lägga till det anpassade sammanslagningsfältet.

24. Så här kan du lägga till så många variabla platshållare som du vill anpassa varje bokstav eller e -postmeddelande som du skickar. Microsoft Word -brevkoppling matchar automatiskt data med namnet på mottagarna.

25. På Band , Klicka på Slutför och slå samman kommando och välj sedan Skriv ut dokument eller Skicka e -postmeddelanden . Du kan också klicka på Redigera enskilda dokument att korrekturläsa dina mejl eller brev innan du skickar dem.

Använd Mail Merge för att öka e -postproduktiviteten

Nu vet du hur du gör en sammanslagning med Microsoft Word och Excel. Skicka skräddarsydda e -postmeddelanden snabbare och skapa en bra relation med dina professionella eller personliga kontakter. Fortsätt använda Word för att göra ditt professionella och personliga liv enklare än tidigare.

hur man får reda på när en artikel publicerades

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 10 dolda funktioner i Microsoft Word som gör ditt liv enklare

Microsoft Word skulle inte vara verktyget utan produktiva funktioner. Här är flera funktioner som kan hjälpa dig varje dag.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Tips för e -post
Tips för kalkylblad
Microsoft Word
Microsoft excel
Sammanfoga mail
Microsoft Office -tips

Om författaren Tamal Das(100 artiklar publicerade)

Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått stor erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb i ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för 3 år sedan. Medan han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och titta på Netflix/ Prime Video.

Mer från Tamal Das

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera