Home-theater-designers
Mail Merge är som en av de gamla vänner du inte har ringt på år. Underskattat och ignorerat, tills den dag du behöver dem hårt.
Du inser bara inte dess potential förrän du har delegerats jobbet med att hantera några hundra inbjudningar i sista minuten. Kanske är de ett gäng bröllopsinbjudningar eller en röd varning till en förestående zombie -apokalyps. Eller det kan vara något oskyldigt - som att skriva ut en massa adressetiketter och namnmärken.
Oroa dig inte. Du kan skicka personliga massmeddelanden med Microsoft Outlook 2016 på några minuter med några klick. Och rädda dagen.
När ska du använda Mail Merge?
Innan jag hoppar framåt används sammanslagning när du vill skapa flera dokument som i princip är desamma men där varje dokument innehåller unika detaljer. E -postmeddelandena har samma format och samma text och grafik om sådana finns. Till exempel inbjudningar där texten förblir densamma men namnet, adressen eller till och med ämnesbitarna är unika för varje.
Sammanfogning - till skillnad från att skicka ett meddelande till en grupp människor - gör varje mottagare av meddelandet till den enda mottagaren .
Den bästa användningen jag hittills hittat för dem - använd mass -e -posten som ett jobbjaktverktyg med anpassade detaljer för varje arbetsgivare.
Funktionen för sammanfogning av post använder två delar:
- De huvudsakliga konstanta dokument (här: Microsoft Word) där du skriver e -postmeddelandet.
- De utbytbar datakälla (här: Microsoft Outlook -kontakter) som vanligtvis är mottagarens adress och namn.
Dessa två är 'sammanslagna'. Eftersom Outlook är en del av Microsoft Office -paketet kan man använda den här funktionen för att skicka massmeddelanden, var och en anpassad för en annan kontakt. Det är inte skräppost, även om jag antar att det i fel händer är att sammanslagning kan användas för att matta bomb med oönskade e -postmeddelanden.
hur man skapar en .bat -fil
Microsoft Office låter dig använda olika datakällor för adressuppgifterna - till exempel kan du använda ett Excel -kalkylblad eller till och med en Access -databas. Här använder du dina Microsoft Outlook -kontakter för att skicka e -postmeddelanden.
Förbered din pool av kontakter för e -postkopplingen
Så, låt oss bryta ner stegen efter att du har startat Microsoft Outlook.
1. Öppna människor för att visa listan över dina kontakter.
Välj de kontakter (CTRL + Klicka) som du vill inkludera i den anpassade e -postlistan. För att göra det enklare att hantera en enorm lista använder du Sortera tillgängliga alternativ (klicka på rullgardinspilen bredvid Allt ). För att göra det mer hanterbart kan du sortera efter kategorier via samma rullgardinsmeny.
Observera: Mail Merge gör det inte arbeta med distributionslistor .
2. Välj Sammanfoga mail från Ribbon> Home> Actions Group .
3. På skärmen Mail Merge Contacts som du ska se nu väljer du Endast utvalda kontakter om det personliga e -postmeddelandet är avsett för en utvald grupp kontakter. Under avsnittet Kopplingsalternativ nedan väljer du följande parametrar.
- Dokumenttyp: Form bokstäver
- Gå till: E-post
- Meddelandets ämnesrad: Ämnesraden ändras inte för alla e -postmeddelanden.
4. Klicka på OK och sedan startar Microsoft Word så att du kan skriva det personliga meddelandet.
Skriv det personliga meddelandet i Microsoft Word
Fliken Utskick på menyfliksområdet visas framför och i mitten. Här vill du börja din mass -e -post med en personlig hälsningsrad . Från Utskick fliken i Microsoft Word, välj Hälsning Line .
Som du kan se har dialogrutan förbefolkats namnet Mr. Randall. Detta är bara en platshållare för namn från din kontaktlista. Strax därunder kan du kontrollera en förhandsvisning av namnen från din lista. Du kan anpassa posterna med alternativen som anges här.
Observera att sammanslagningsfälten kommer från kolumnrubrikerna i din e -postlista. Så, om det finns en felaktig överensstämmelse, använd Matchfält för att säkerställa att sammanslagningen förblir korrekt. Om ett fält som du vill säga säger 'Inte matchat' väljer du rullgardinsmenyn för det fältet och väljer sedan det kolumnnamn som matchar den kolumnen i listan.
När du klickar OK och gå därifrån, en platshållare för hälsningsraden (kära herr ...) placeras i Word -dokumentet.
Kom ihåg det här: Du kan ange extra information i dokumentet med ytterligare fält.
Klicka på Infoga sammanfogningsfält. Dessa data måste finnas i din ursprungliga datakälla, i detta fall, kontaktinformationen i Microsoft Outlook. Exempel inkluderar - hemadress, hemtelefon, jobbtitel etc. Du kan se hela listan när du klickar på den lilla rullgardinspilen.
Formatera hälsningen. För att formatera hälsningsraden som du vill markera hela fältet, inklusive märkena i varje ände. Gå till Hem fliken och använd teckensnittsinställningar. Ställ också in Radavstånd för att se till att radavståndet matchar avståndet i resten av dokumentet.
Skriv meddelandet nu
Början av meddelandet är<>platshållare och/eller något annat fält som du har infogat med hjälp av extra sammanslagningsfält. Skriv ditt meddelande. Kom ihåg att detta är mass -e -post när det är som bäst. Så se till att du använder all e -postetikett du kan samla.
När e -postmeddelandet är klart klickar du på Slutför och slå samman> Skicka e-postmeddelanden .
De Gå till e-post dialogrutan öppnas. Klick OK .
MS Word gör sedan jobbet med att automatiskt skicka e -postmeddelandena på ett ögonblick. Word skickar ett individuellt e -postmeddelande till varje adress. Du kan inte CC eller BCC andra mottagare, och du kan inte lägga till bilagor till e -postmeddelandet.
Du kan spara dokumentet du använde för sammanslagningen, eftersom det också sparar länken med datakällan, dvs. kontakterna. När du öppnar dokumentet för sammanslagning väljer du Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.
bästa gratis mediaspelare för Windows 10
Lägg till den här tidsbespararen i din e -postverktygssats
När du väl har koll på det tar hela processen knappt några minuter från början till slut. Samtidigt tar det att skriva ett e -postmeddelande för bara en enda person, nu kan du göra det för en grupp. Det spelar ingen roll hur stor gruppen är.
Det är också ett bra grupp -e -postbeteende att använda en mottagares namn som en hälsning. Det ger en mer personlig touch till e -postmeddelandet. Något, ett e-postmeddelande saknas mycket.
Därefter kan du prova att slå ihop brev för att skriva ut bokstäver, etiketter och kuvert. Du kanske också vill lära dig mer om enkla metoder för att slå ihop Microsoft Outlook PST -filer . Hungrig efter fler Outlook -tips? Då är det dags att utforska lite kända funktioner i Outlook!
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Så här får du tillgång till Googles inbyggda bubblanivå på AndroidOm du någonsin har behövt se till att något är i nivå med en nypa, kan du nu få en bubbelnivå på din telefon på några sekunder.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Tips för e -post
- Kontakta ledningen
- Desktop -e -postklient
- Microsoft Outlook
- Sammanfoga mail
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu är biträdande redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smuts från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär, brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättande färdigheter. Han ser upp för det saknade Oxford -komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.
Mer från Saikat BasuPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera