Hur man lägger till och ändrar en signatur i Microsoft Outlook

En signatur i slutet av ditt Outlook- eller Gmail -meddelande kan lägga till polska i dina e -postmeddelanden. E -postsignaturer är ett nätverks- och marknadsföringsverktyg. Även en enkel signatur som innehåller ditt namn, kontaktinformation och eventuellt säger din webbplats och företagsadress mycket.

Om du använder Outlook för dina e -postmeddelanden är det enkelt att skapa en signatur. Det tar inte mycket tid, erbjuder flexibilitet och kan ge dig flera signaturer för företag och personlig kommunikation.

Hur man lägger till en signatur i Outlook

Om du är osäker på hur du skapar en signatur i Outlook måste du först komma åt installationsskärmen. Du kan öppna detta område på två olika sätt i Outlook -skrivbordsprogrammet.

Den första metoden är att klicka Fil > alternativ > Post . Du bör se alternativet för Underskrifter och tryck bara på den knappen.

Det andra sättet att komma åt installationsfönstret är på skärmen för e -postkomposition. Välj Föra in fliken, Underskrifter rullgardinsmenyn och välj Underskrifter .

Båda dessa metoder tar dig till Signaturer och brevpapper skärm. Det är här du kommer att skapa din signatur och konfigurera dess inställningar.

Hur man skapar en signatur i Outlook

Till att börja med, din första signatur skapande, se till att du är på Epostsignatur fliken i installationsfönstret. Följ sedan dessa steg.

Välj email konto du vill använda till höger om du har mer än en adress konfigurerad. Kom ihåg att du kan skapa flera signaturer för flera konton.
Klick Ny , som borde vara den enda tillgängliga knappen om det inte finns några andra signaturer än.
Ge din signatur a namn . Detta är lika viktigt som det är praktiskt om du planerar att skapa mer än en signatur. Du kan till exempel välja att ha olika signaturer för nya meddelanden och svar eller för meddelanden på kontoret och utanför kontoret. Så, försök att använda ett meningsfullt namn som du snabbt kommer att känna igen.
Klick OK när du är klar.

Hur man formaterar en signatur

Nu kommer den roliga delen och skapar en markant e -postsignatur i textredigeraren. Naturligtvis kan du hålla det enkelt genom att bara infoga ditt namn och kontaktinformation. Men du kan använda de tillgängliga verktygen för att ändra teckensnitt och storlek, formatera texten , ändra dess färg och justera den till vänster, höger eller mitt.

bästa apparna för samsung galaxy watch

Om du vill göra dessa justeringar kan du använda verktygen innan du skriver din signatur eller efter. Det är dock lättast att börja med att skriva din signatur i Epostsignatur textrutan först och gör ändringarna efteråt.

Piffa upp texten

För att ändra texten i signaturen efter att du har skrivit den, välj bara texten och gör ändringar i teckensnitt, storlek, formatering eller färg. Till exempel kanske du vill att ditt namn ska visas större och med ett elegant teckensnitt. Eller kanske du vill att ditt företagsnamn och telefonnummer ska visas i företagets färger.

Lägg till en länk

En trevlig funktion för att skapa din signatur i Outlook -skrivbordet är att om du vill lägga till en länk till en webbplats, gör programmet det åt dig automatiskt. Om du till exempel börjar skriva 'www.' och sedan resten av URL: en när du träffar Stiga på nyckel, texten är länkad till webbplatsen åt dig.

Alternativt kan du själv länka texten och använda ett annat språk med Hyperlänk knapp. Detta låter dig skriva vilken text du vill och länka den. Som ett exempel kanske du vill att ditt företagsnamn ska visas som det är men länka det till företagets webbplats.

Gör så här:

Markera texten och klicka på Hyperlänk högst upp i redigeraren.
Under Anknyta till se till att Befintlig fil eller webbsida är vald.
Bekräfta texten som ska visas högst upp och ange sedan webbadressen i Adress fält.
Klick OK och du är klar.

Du kommer att märka att du också kan länka till ett e -postmeddelande i samma ruta, vilket är ett annat praktiskt sätt att formatera din e -postadress. Du kan till och med inkludera en ämnesrad så att du vet att meddelandet kommer från en användare som klickade på din adress i e -postmeddelandet. Observera att användaren sannolikt kan justera ämnesraden med sin egen applikation.

Infoga en bild

Ett annat bra sätt att få din signatur att sticka ut är att infoga en bild. Den vanligaste användningen för detta är för företagets logotyp. Och många företag kräver faktiskt att deras logotyp finns i din signatur. Hur som helst är det lika enkelt att lägga till detta som att lägga till en länk.

Flytta markören till den plats i din signatur där du vill ha bilden och klicka på Bild knapp. Sök efter din fil i popup -fönstret, välj den och tryck på Föra in . Det är det, Outlook sätter in din bild i din signatur.

Om du inser efter att du har lagt in bilden att den kan använda viss formatering kan du också göra det. Dubbelklicka bara på bilden för att öppna formateringsfönstret. Därefter kan du justera storleken eller färgerna och linjerna, samt ange alternativ text och beskära bilden.

Ett annat fantastiskt sätt att formatera en bild i din signatur är att länka den. På så sätt kan din mottagare bara klicka på logotypen och gå direkt till din företags webbplats. För att göra detta, lägg till bilden och sätt in länken med ovanstående steg.

Inkludera ett visitkort

Även om det kanske inte är lika vanligt som de andra formateringsverktygen, är alternativet att lägga till ett visitkort tillgängligt. Sätt bara markören där du vill ha den, klicka på Visitkort -knappen, välj platsen i Titta in rullgardinsmenyn och klicka på OK .

Om du har sparat ett visitkort som innehåller ditt namn, befattning och företagsnamn är detta ett bekvämt sätt att snabbt lägga till dessa uppgifter.

Hur man konfigurerar en signatur

Allt du behöver göra nu är att bestämma när den ska användas. Du har redan valt den e -postadress du vill bifoga den till, men det finns mer. Du kan använda signaturen för nya meddelanden, svar och vidarebefordran, eller båda. Och du kan skapa olika för varje.

Till exempel, om du har en signatur som innehåller mycket detaljer tillsammans med ditt namn, kanske du inte vill ha allt som ingår när du bara svarar eller vidarebefordrar ett e -postmeddelande till någon. På den tiden kanske du bara vill ha ett enkelt 'tack' tillsammans med ditt förnamn istället.

casta hbo max till roku tv

Så du skulle behålla namnet på din nya e -postsignatur i Nya meddelanden område och skapa sedan en ny ny signatur och välj dess namn i Svar/framåt låda. Outlook kommer att infoga dessa i dina e -postmeddelanden som standard men du kan ändra dem innan du skickar det.

Hur man använder en annan signatur i Outlook

Nu när du har dina standardsignaturer inställda behöver du inte oroa dig för att infoga dem när du skriver, svarar eller vidarebefordrar ett meddelande. Men vad händer om du vill använda en annan signatur i det e -postmeddelandet?

Klicka på i det nya meddelandefönstret Föra in flik. Välj sedan Underskrifter rullgardinsmenyn och välj signaturen du vill använda. Du kommer då att se ditt val dyka in direkt i din e -post som ersätter standard.

Hur man ändrar en signatur i Outlook

Du kanske har alla dina signaturer konfigurerade nu, men inser att du måste göra en ändring. Hur redigerar du en befintlig signatur? Detta är lika enkelt som att skapa en.

Återigen, öppna fönstret för signaturinställningar genom att klicka Fil > alternativ > Post . Eller på skärmen för e -postkomposition, välj Föra in fliken, Underskrifter listruta och välj Underskrifter .

Välj sedan namnet på signaturen i Välj signatur att redigera låda. Gör dina ändringar i redigeraren och klicka sedan på Spara .

Du kan också byta namn på din signatur från detta område också om det behövs. Klick Döp om , ge det ett nytt namn och klicka på Spara .

Underskrifter är för mer än affärsmail

Du kan befinna dig i en situation där ditt företag har strikta regler för e -postsignaturer och formatering. Eller så föredrar du bara att hålla dina signaturer enkla av professionella skäl. Men e -postsignaturer är inte bara för företag och med verktygen som Outlook erbjuder kan du göra dina personliga e -postmeddelanden roliga och kreativa.

Här är bara några förslag.

Lägg till lite jubel i e -postmeddelanden som du skickar till vänner och familj. Du kan poppa in en söt semesterbild, lägga till en glad avslutning och piffa upp din signatur med festliga färger.

hur man tar bort virus från Android -telefon

Inkludera motivation, inspiration eller god gammal humor med ett citat. Du kan få alla ord att se snygga eller roliga ut med formateringsverktygen i Outlook.

Visa din laganda för fotboll, basket eller baseball säsong. Du kan infoga ett foto av ditt favoritlag, länka det till deras officiella webbplats och använda lagfärgerna för en cool effekt.

Och för fler alternativ, ta en titt på dessa e -signaturgeneratorer för att få dina e -postmeddelanden att sticka ut.

Din online Outlook -signatur

Om du ibland kommer åt ditt Outlook -konto på webben kan du också lägga till en standardsignatur där. Ja, Outlook på webben är inte riktigt samma sak som Outlook på stationära datorer, men det här är en sak som de båda delar. Läs mer om skillnaderna mellan Outlook, Hotmail och Microsofts e -posttjänster .

Klicka på kugghjulsikon uppe till höger för att öppna dina inställningar.
Välj Visa alla Outlook -inställningar på botten.
Plocka Post till vänster och sedan Skriv och svara .

Medan du för närvarande bara kan skapa och använda en signatur på Outlook -webbplatsen, kan du fortfarande formatera den, lägga till bilder och länkar och konfigurera den till meddelandetypen.

Ta dig tid att skapa din e -postsignatur i Outlook

För företagsmejl kan signaturer vara enkla, attraktiva och användbara samtidigt. De ger dina mottagare ett enkelt sätt att se dina kontaktuppgifter och besöka företagets webbplats. För personliga e -postmeddelanden kan signaturer vara unika, roliga och underhållande. De kan visa personlighet och anda.

Så det är alltid värt att ta sig tid att skapa din e -postsignatur i Outlook.

Om du behöver lite mer hjälp med din företagssignatur, kolla in våra tips för att skapa den perfekta professionella e -postsignaturen.

Dela med sig Dela med sig Tweet E-post Ta bort dessa Windows -filer och mappar för att frigöra diskutrymme

Behöver du rensa diskutrymme på din Windows -dator? Här är Windows -filer och mappar som säkert kan raderas för att frigöra diskutrymme.

Läs Nästa Relaterade ämnen

Produktivitet
Tips för e -post
Desktop -e -postklient
Microsoft Outlook
E -postsignaturer

Om författaren Sandy Writtenhouse(452 artiklar publicerade)

Med sin kandidatexamen i informationsteknik arbetade Sandy i många år inom IT -branschen som projektledare, avdelningschef och PMO -ledare. Hon bestämde sig sedan för att följa sin dröm och skriver nu om teknik på heltid.

Mer från Sandy Writtenhouse

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!

Klicka här för att prenumerera