Home-theater-designers
Microsoft Word är de facto standardprogram för Microsoft Office -dokument, från forskningsrapporter till professionella rapporter . Men ibland har du data i ett annat program som du behöver referera till; det kan vara i Microsoft Excel, det kan vara en PDF, det kan till och med vara ett annat Word -dokument. Att veta hur man importerar data kan spara mycket tid.
I den här artikeln kommer vi att täcka åtta olika sätt att importera information till dina Microsoft Word -dokument. vissa kommer att vara användbara för saker som rapporter, andra kommer att vara bra för formulärbrev och liknande projekt, och andra kommer bara att spara tid i några specifika situationer när du behöver något utöver det vanliga .
hur fixar jag blå skärm windows 10
Eftersom Microsoft Excel är den mest mångsidiga resursen att importera data från, börjar vi där.
Importera en tabell från Microsoft Excel
Formatera tabeller i Microsoft Word är hemskt. Det är därför Microsoft Excel finns, eller hur? Lyckligtvis hade Microsoft förutseende att låta dig inkludera tabeller direkt från Excel i ditt Word -dokument så att du kan göra all formatering i Excel, där det är mycket lättare.
För att komma igång, välj de celler du vill kopiera i Microsoft Excel, tryck på Redigera> Kopiera och gå tillbaka till Microsoft Word.
Gå till Redigera> Klistra in special ... (eller högerklicka och välj Klistra in special ... ) och välj Klistra in länk i vänster sidofält. I Som... välj Microsoft Excel -kalkylbladobjekt , slå sedan OK .
Du ser nu de celler du markerade direkt i ditt Microsoft Word -dokument. Och för att du valde Klistra in länk istället för Klistra , kommer dessa celler att uppdateras när du gör ändringar i ditt Microsoft Excel -kalkylblad.
Om du väljer Klistra istället för Klistra in länk , dina celler uppdateras inte när du gör ändringar i kalkylarket. Det har dock fördelen att arbeta oavsett om Excel -arket finns eller inte. Så om du inte behöver uppdateringar - om du skriver ut, eller om du kommer att skicka filen till någon annan och den måste visa rätt data, till exempel - kanske du vill använda Klistra .
Importera en enda cell från Microsoft Excel
Du kan också använda samma metod som ovan för enskilda celler:
I det här fallet, istället för att välja Microsoft Excel -kalkylbladobjekt , Jag valde Oformaterad text ; det är därför numret kommer in med samma formatering som resten av Microsoft Word -dokumentet. Det uppdaterades fortfarande på samma sätt, men du behöver inte hantera att försöka få textrutan på rätt plats.
Du kan använda samma strategi med en hel tabell om du också vill hålla formateringen konsekvent med ditt Word -dokument. Om detta inte fungerar, eller om du behöver ett mer komplicerat beteende från din enda cell, kan du försöka använda Visual Basic för att integrera Excel -data i ditt Word -dokument.
Importera en graf eller ett diagram från Microsoft Excel
Precis som att importera en tabell kan det vara mycket bekvämt att importera ett diagram eller diagram från Microsoft Excel till Word, så att det automatiskt uppdateras när du gör ändringar i Excel -kalkylbladet. Detta kan vara särskilt användbart om du måste skapa vanliga rapporter som innehåller grafer. Lyckligtvis har Microsoft gjort denna process extremt enkel: bara kopiera och klistra in grafen från Microsoft Excel i Word.
Du kan också klicka och dra grafen från Microsoft Excel till Word för att bädda in den i filen. Hur som helst, diagrammet uppdateras nu automatiskt när du gör ändringar i det ursprungliga kalkylarket.
Sammanfogning från Microsoft Excel
Med en sammanslagning kan du skapa ett stort antal bokstäver, etiketter, kuvert eller nästan allt annat i Microsoft Word med hjälp av data från Excel. Brads artikel om hur man skickar e -post med Microsoft Excel och Word täcker ämnet mer detaljerat än jag någonsin kunde, men den korta versionen är som du kommer att använda Verktyg> Mail Merge Manager för att välja din datakälla och skapa mallen i Microsoft Word.
Om du använder en äldre version av Microsoft Office kan denna handledning för sammanfogning av e -post med Office 2007 vara till nytta, och du kan till och med använda e -sammanslagning för massmeddelanden i Outlook . Det kan ta ett tag att ta tag i att använda e -postsammanfogning, men när du väl får det kommer det att vara ett av de mest användbara verktygen i ditt Office -arsenal.
Importera PDF -filer
Ett snabbt varningsord: när du importerar en PDF -fil till Microsoft Word kommer den i princip in som en bildfil, och inte som text. Om du vill kunna markera eller ändra text måste du kopiera och klistra in den från PDF -filen. Om du däremot bara vill bädda in en PDF -fil i ditt Microsoft Word -dokument trycker du på Infoga> Objekt och välj sedan Från fil... och välj din PDF.
Du kommer att sluta med PDF -inbäddad så här:
Det är inte bra för textbaserade PDF-filer, men om det finns bilder i filen är det lättare än att kopiera och klistra in eller hitta ett sätt att göra PDF-filen till en bildfil för att infoga den i ditt Microsoft Word-dokument.
Importera text automatiskt från andra Word -dokument
Om du behöver skriva samma sak regelbundet kan du spara tid genom att lägga det i ett Microsoft Word -dokument och helt enkelt referera till det från ett annat dokument.
Låt oss säga att du har ett gäng blanketter som du behöver skicka som alla måste inkludera ditt namn och företaget du arbetar för, men din arbetsgivare ändras regelbundet. Du vill inte ändra varje bokstav när du får ett nytt kontrakt, så du kan bara lagra din avloggning i ett dokument och få alla andra att uppdatera när du gör en ändring.
Att gå igenom ett exempel hjälper till att göra detta mer tydligt. Här är ett 'uppdaterbart text' -dokument som jag har sparat:
Jag vill inkludera var och en av dessa - en avskrivning, kontaktinformation och en offert - i var och en av breven. För att göra detta skapar jag ett bokmärke på var och en. Om du vill skapa ett bokmärke markerar du texten du vill länka i andra dokument och klickar sedan på Infoga> Bokmärke .
Skriv in namnet på ditt bokmärke och klicka Lägg till .
Spara nu filen och anteckna hela sökvägen dit den är sparad. För att infoga din sparade text, gå till ett annat Microsoft Word -dokument och tryck på Infoga> Fält . Välj Inkludera text från Fältnamn meny.
I textrutan nedanför menyn skriver du 'INCLUDETEXT' [sökväg till filen] '[namn på bokmärket]'. När jag skrev det såg det ut så här:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Users: dralbright: Documents: updateable-text.docx' signoff
(Om du använder Windows måste du använda standardnotationen för sökvägar, som börjar med 'C: \'. Observera att du måste inkludera två snedstreck mellan varje sektion istället för ett.) Slå nu OK , och du kommer att se texten införd i ditt dokument.
tapeter i windows 10 var togs bilderna
Då och då skriver du något fel och du får ett fel som det här:
För att åtgärda det, högerklicka var som helst på felet och välj Växla fältkoder - detta låter dig se och redigera koderna inifrån dokumentet. Du kan också använda detta på fält som fungerar korrekt om du behöver göra en ändring.
Härifrån kan du göra alla korrigeringar du behöver. I det här exemplet finns det ett extra likhetstecken i början av koden.
Efter borttagning av likhetstecknet fungerar fältet korrekt.
För att göra en ändring i alla dokument som du har länkat till ditt bokmärke, gå tillbaka till din vanliga textfil och gör helt enkelt ändringarna. Här har jag ersatt Groucho Marx -citatet med ett från Oscar Wilde.
I dina andra dokument högerklickar du på fältet som har uppdaterats och väljer Uppdateringsfält .
Och där har du det, fältet uppdateras med den nya informationen.
Det här kan tyckas vara mycket arbete, men om du måste skriva samma saker regelbundet kan det spara dig mycket tid på lång sikt. Det tar lite installationstid på fronten, men du kommer att se bekvämligheten med detta system omedelbart. Glöm inte att kolla in andra användbara Office -automationer med IFTTT för att spara tid också.
Importera text från en textfil eller Microsoft Word -dokument
Om du vill hämta text från en textfil eller Word -dokument, men inte vill öppna den, välj allt, kopiera det, gå tillbaka till ditt dokument och klistra in det (det kan ta lång tid om du har hundratals sidor med text) kan du importera direkt. Slog bara Infoga> Arkiv och välj textfilen eller Word -dokumentet som du vill importera text från.
När du har valt filen (kan du behöva ändra Gör det möjligt rullgardinsmenyn till Alla läsbara dokument ) ser du hela texten i ditt Microsoft Word -dokument.
Importera text från en webbsida
Om du vill behålla en uppdaterad kopia av en webbsida i ett Microsoft Word -dokument kan du göra det också! Låt oss säga att jag vill ha en online -textfil som innehåller En saga om två städer i mitt dokument. Jag använder samma INCLUDETEXT -fält, men istället för att använda en lokal sökväg använder jag URL: en:
Genom att uppdatera fältet kommer hela boken in i mitt dokument.
Du får de bästa resultaten med en texttung webbplats. Du kan se vad som händer när jag försöker använda INCLUDETEXT för att hämta MakeUseofs hemsida:
Om du behöver importera den uppdaterade texten från en webbplats till ditt dokument är det definitivt värt att leka med. Du kanske måste experimentera lite, men det kan potentiellt vara ett mycket användbart verktyg.
Vad gör Du Importera till Microsoft Word?
Vi har täckt åtta olika saker du kan importera till Microsoft Word här - men det finns nog fler alternativ där ute. Vad har du importerat till Microsoft Word? Dela de mest användbara sakerna du har kunnat importera, så att vi alla kan hjälpa varandra att spara lite tid genom att bli Word -mästare!
Dela med sig Dela med sig Tweet E-post 5 tips för att ladda dina VirtualBox Linux -maskinerTrött på den dåliga prestanda som erbjuds av virtuella maskiner? Här är vad du bör göra för att öka din VirtualBox -prestanda.
Läs Nästa Relaterade ämnen- Produktivitet
- Microsoft Word
- Microsoft Office -tips
Dann är en innehållsstrategi och marknadskonsult som hjälper företag att skapa efterfrågan och leads. Han bloggar också om strategi och innehållsmarknadsföring på dannalbright.com.
Mer från Dann AlbrightPrenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera